Im Exportprotokoll können Sie alle generierten Dateien einsehen und den Status jeder von Perk generierten und zugestellten Datei überprüfen. Dieser Artikel erklärt Ihnen die Dateistatus, wie Sie einen erneuten Versuch auslösen und wann Sie sich an den Support wenden sollten.
Diese Aufgabe können Finanzprüfer und Kontoverwalter übernehmen.
Hinweis: Diese Funktion umfasst ausschließlich Spesenabrechnungsdateien. Rechnungsexporte sind nicht enthalten.
Generierte Dateien anzeigen
Um die generierten Dateien anzuzeigen, gehen Sie zu Finanzen > Überprüfung > Exportprotokoll und suchen Sie den Export, den Sie überprüfen möchten. Die Generierten Dateien Die Spalte zeigt eine Anzahl an, z. B. 5/6.Das bedeutet, dass 5 von insgesamt 6 Dateien erfolgreich zugestellt wurden. Klicken Sie auf diese Zahl, um die Dateidetails zu öffnen.
Eine niedrigere Anzahl als die Gesamtzahl bedeutet, dass mindestens eine Datei ein Problem aufweist und möglicherweise Aufmerksamkeit erfordert.
Dateistatus verstehen
Die Dateidetails zeigen jede Datei mit zwei Statusspalten an.
- Generation — ob Perk die Datei erfolgreich erstellt hat.
- SFTP — ob Perk die Datei an Ihren angeschlossenen Dateiserver übermittelt hat.
Jede Spalte zeigt einen von drei Status an: Erfolg, In Bearbeitungoder FehlgeschlagenDie
Ein Bindestrich (—) in der Spalte „SFTP“ bedeutet, dass die Dateiserverzustellung für diese Datei nicht gilt – entweder weil sie für Ihr Unternehmen nicht eingerichtet ist oder weil die Datei nicht Ihren Zustellungseinstellungen entspricht. Dies ist beabsichtigt und kein Fehler.
Wenn eine Datei als Fehlgeschlagen angezeigt wirdNeben dem Status erscheint ein kleines Infosymbol (ⓘ). Klicken oder fahren Sie mit der Maus darüber, um die Fehlerdetails anzuzeigen – Sie müssen nicht in den Protokollen suchen.
Der Download Die Schaltfläche bleibt für jede erfolgreich generierte Datei verfügbar, unabhängig vom Wiederholungsstatus.
Fehlerhafte Dateien werden erneut versucht
Wenn mindestens eine Datei einen Fehler aufweist, wird ein Wiederholungsversuch durchgeführt. In der unteren rechten Ecke erscheint eine Schaltfläche. Ein Zähler zeigt die verbleibenden Versuche an – zum Beispiel: „Alle fehlgeschlagenen Dateien werden neu generiert. Noch 2/3 Versuche.“
So versuchen Sie es erneut mit fehlgeschlagenen Dateien:
- Öffnen Sie die Dateidetails für den Export wie oben im Abschnitt „Anzeigen generierter Dateien“ beschrieben.
- Überprüfen Sie die Generation und SFTP Spalten zur Bestätigung, welche Dateien fehlgeschlagen sind.
- Klicken Sie auf das Info-Symbol (ⓘ) neben einer fehlerhaften Datei, um die Fehlerdetails anzuzeigen.
- Klicken Sie auf Wiederholen in der unteren rechten Ecke.
Perk plant die erneute Verarbeitung aller fehlgeschlagenen Dateien ein. Bereits erfolgreich verarbeitete Dateien bleiben unverändert, und laufende Prozesse werden übersprungen – sie werden bereits ausgeführt und nicht zweimal verarbeitet.
Was geschieht pro Dateityp?
| Dateityp | Generation gescheitert | SFTP fehlgeschlagen |
|---|---|---|
| Hauptexportdatei (mit der Bezeichnung „Exportdatei“) | Kann nicht neu generiert werden — verwenden Zurücksetzen und erneut exportieren stattdessen | Sendet die bestehende Datei erneut an Ihren Dateiserver; generiert sie nicht neu. |
| Berichtsdateien (Buchungsdatei, PDF-Zusammenfassung, PDF-Aufstellung der einzelnen Ausgaben, Anhänge im ZIP-Format) | Generiert die Datei neu; falls die Zustellung über einen Dateiserver eingerichtet ist, wird sie auch erneut gesendet. | Sendet die bestehende Datei erneut an Ihren Dateiserver; generiert sie nicht neu. |
Hinweis: Wenn eine Datei neu generiert wird, verwendet Perk die Daten, die zum Zeitpunkt des ursprünglichen Exports erfasst wurden – nicht den aktuellen Stand der Ausgaben. Dadurch bleiben die Daten konsistent und unbeabsichtigte Änderungen an den an Ihr Buchhaltungssystem gesendeten Daten werden vermieden. Exportierte Ausgaben behalten den Status „Exportiert“ und werden nicht erneut gesendet.
Wiederholungslimit
Jeder Export erlaubt maximal drei manuelle Wiederholungsversuche. Dieser Zähler gilt für den gesamten Export – nicht pro Datei. Die Begrenzung dient dazu, wiederholte Versuche bei einem fehlerhaften Export, beispielsweise einem falsch konfigurierten Bericht, zu verhindern und gleichzeitig vorübergehende Probleme wie einen kurzen Netzwerkausfall abzudecken.
Sobald das Limit erreicht ist, wird die Funktion „Wiederholen“ gestartet. Die Schaltfläche ist deaktiviert, und ein Tooltip erklärt den Grund. Sollte das Problem weiterhin bestehen, erstellen Sie bitte ein Support-Ticket. Fügen Sie die Fehlermeldung aus den Dateidetails bei – dies beschleunigt die Problembehebung erheblich.
Dateien, die noch nicht erneut versucht werden können
SEPA-XML- und Schweizer Gehaltsauszahlungsdateien können derzeit nicht erneut exportiert werden. Perk zeigt in den Dateidetails einen Hinweis an, wenn einer dieser Dateitypen im Export enthalten ist.
Hinweis: Bei Fehlern bei SEPA-XML- und Schweizer Gehaltsauszahlungen, Support-Ticket öffnen damit unser Team helfen kann.