In diesem Artikel erfahren Sie, warum Daten aus Xero nicht in Perk angezeigt werden oder warum eine Ausgabe nicht nach Xero exportiert wurde und wie Sie das Problem beheben können. Er erklärt, wie Sie den Synchronisierungsstatus prüfen, die häufigsten Ursachen für fehlgeschlagene Exporte und die Bedeutung der einzelnen Fehlermeldungen.
Rolle: Kontoadministratoren können diese Aufgaben ausführen.
Mitarbeiter erhalten Fehlermeldungen beim Export ihrer Ausgaben. Einige dieser Meldungen erfordern die Korrektur durch einen Mitarbeiter. Dieser Artikel erklärt Ihnen, wer dafür zuständig ist, damit Sie diese Person kontaktieren können. Die Einrichtungsschritte finden Sie unter „Xero-Integration für Mitarbeiter-Spesen einrichten“.
Synchronisierungsstatus wird geprüft
Die Xero-Integration für Perk-Ausgaben zeigt auf der Seite „Importeinstellungen“ an, welche Daten Perk aus Xero importiert hat, welche fehlgeschlagen sind und wann die nächste Synchronisierung erfolgt. Prüfen Sie diese Seite zuerst, wenn die Daten veraltet erscheinen.
Lesen der Importzusammenfassung
Die Importeinstellungen zeigen für jede Art von Daten, die Perk aus Xero importiert, eine Karte an: Konten (einschließlich Firmenkarten), Tracking-Kategorien (Kostenobjekte und benutzerdefinierte Felder), Steuersätze und Kontakte.
Jede Karte zeigt:
- Die Gesamtzahl der importierten Datensätze.
- Die Anzahl der Datensätze, die nicht importiert werden konnten, mit einem Link zu den Fehlern.
- Ein Link zu den passenden Daten in Perk.
- Ein Link zum Bearbeiten Ihrer Importeinstellungen.
Die Kontaktkarte zeigt an, wie viele Perk-Nutzer mit einem Xero-Kontakt übereinstimmen und wie viele nicht, mit einem Link zu Mitarbeiter.
Behebung von Importfehlern
Wenn eine Importkarte einen Fehler anzeigt, wählen Sie sie aus, um das Fenster „Importfehlerprotokolle“ zu öffnen. Das Fenster listet Importprobleme gruppiert nach Datentyp und Fehlertyp auf. Jeder Fehler zeigt den Datentyp, den betroffenen Datensatz (sofern verfügbar), die Ursache, eine empfohlene Maßnahme und einen Zeitstempel an. Sobald Sie einen Fehler behoben haben, wird er von Perk aus der Liste entfernt.
Die folgende Tabelle listet häufige Importfehler auf. Es können auch andere Fehler auftreten. Befolgen Sie daher die jeweils empfohlenen Maßnahmen.
Fehler, die Sie als Administrator beheben
| Fehler | Was es bedeutet | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Datenkonflikt zwischen Xero und Perk | Die E-Mail-Adresse eines Perk-Nutzers stimmt nicht mit der E-Mail-Adresse seines Xero-Kontakts überein, daher kann Perk sie nicht zuordnen. | Aktualisieren Sie die E-Mail-Adresse in Perk oder Xero, sodass beide übereinstimmen. Wählen Sie anschließend Jetzt importieren, um zu prüfen, ob der Fehler behoben ist. |
| Konto nicht gefunden | In Perk ist eine Firmenkarte vorhanden, aber in Xero gibt es kein entsprechendes Konto. | Fügen Sie das Konto in Xero hinzu oder aktualisieren Sie die Karte in Perk. Wählen Sie anschließend Jetzt importieren, um zu prüfen, ob der Fehler behoben ist. |
Fehler, die Sie aussitzen oder melden
| Fehler | Was es bedeutet | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Xero- oder Providerproblem | Xero (der Anbieter) hat nicht rechtzeitig geantwortet. | Bitte warten Sie und versuchen Sie es später erneut. Sollte der Fehler weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an den Kundendienst. |
| Interner Importfehler | Ein Importvorgang schlug aus einem von Perk nicht erwarteten Grund fehl. Perks Team untersucht den Vorfall. | Sie müssen nichts tun. |
Aktualisierung mit Importieren jetzt
Mit „Jetzt importieren“ werden Ihre Xero-Daten in Perk sofort aktualisiert, sodass Sie nicht auf die nächste Synchronisierung warten müssen. Wählen Sie diese Option in der Importverlaufskarte aus, nachdem Sie Änderungen in Xero oder Perk vorgenommen haben. Perk benachrichtigt Sie per E-Mail, sobald der Import abgeschlossen ist.
Nachdem Sie Jetzt importieren verwendet haben, können Sie diese Funktion eine Stunde lang nicht erneut nutzen. Während dieser Zeit ist die Schaltfläche deaktiviert und Perk informiert Sie darüber, dass sie noch nicht verfügbar ist. Perk deaktiviert die Funktion auch, wenn Ihre Xero-Verbindung dies nicht zulässt, und teilt Ihnen den Grund dafür mit.
Wenn die erste Synchronisierung nach der Verbindung mit Xero nicht funktioniert, warten Sie einige Stunden – die erste Synchronisierung kann so lange dauern. Überprüfen Sie anschließend den Importverlauf, den Zeitpunkt der nächsten Synchronisierung und das Feld „Importfehlerprotokolle“. Beheben Sie alle Fehler und wählen Sie „Jetzt importieren“. Sollten Ihre Ausgabenkategorien, Kostenobjekte und Steuersätze nach mehreren Stunden immer noch nicht angezeigt werden, wenden Sie sich bitte an den Kundenservice.
Importverlauf lesen
Die Importverlaufstabelle zeigt die letzten fünf Importe Ihres Unternehmens mit Datum und Uhrzeit, Anzahl der verarbeiteten Datensätze, Anzahl der Fehler und Synchronisierungstyp an. Unterhalb der Tabelle zeigt Perk den nächsten geplanten Synchronisierungszeitpunkt und eine Meldung bei fehlgeschlagenen Synchronisierungen an. Wenn Sie Xero erneut verbinden müssen, werden fehlgeschlagene Synchronisierungen nicht im Verlauf von Perk protokolliert.
Behebung von Exportproblemen
Der Export einer Ausgabe von Perk nach Xero kann aus verschiedenen Gründen fehlschlagen. Die drei häufigsten Ursachen sind: ein Perk-Nutzer ohne zugehörigen Xero-Kontakt, die Angabe eines Umsatzsteuersatzes für die Ausgabe und ein fehlendes Überweisungskonto für Reisekosten.
Probleme, die keine klare Botschaft vermitteln
| Problem | Warum das passiert | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| Die E-Mail-Adresse stimmt nicht mit einem Xero-Kontakt überein. | Perk ordnet jedem Nutzer einen Xero-Kontakt anhand der E-Mail-Adresse zu. Wenn die E-Mail-Adressen voneinander abweichen, kann Perk die Ausgabe nicht in Xero buchen. | Stellen Sie sicher, dass der Benutzer sowohl in Perk als auch in Xero mit exakt derselben E-Mail-Adresse existiert. Falls der Xero-Kontakt bereits vor dem Hinzufügen des Benutzers in Perk vorhanden war, bearbeiten Sie ein beliebiges Feld des Kontakts in Xero, z. B. die Telefonnummer, und speichern Sie die Änderungen. Beim nächsten Synchronisieren werden die Daten dann abgeglichen. |
| Umsatzsteuersatz auf die Ausgaben | Xero kennzeichnet Steuersätze für Verkaufsrechnungen mit dem Code „OUTPUT VAT“. Diese Steuersätze werden bei Ausgabenrechnungen von Xero nicht angewendet. | Deaktivieren Sie in den Importeinstellungen die Option „Ausgabesteuersätze“. Bitten Sie den Mitarbeiter, einen Einkaufssteuersatz für die Ausgabe auszuwählen, und exportieren Sie die Daten anschließend erneut. |
| Kein Bankkonto in Xero für Karten- oder Reisekosten hinterlegt | Perk bucht Karten- und Reisekosten als Ausgabentransaktionen in Xero, wofür ein Bankkonto in Xero erforderlich ist. Perk prüft dies nicht bei der Einrichtung, daher bemerken Sie es erst beim Export. | Fügen Sie in Xero ein Bankkonto hinzu. Exportieren Sie die Daten anschließend erneut. |
| Kein Überweisungskonto für Reisekosten | Perk benötigt ein Überweisungskonto, um zu wissen, auf welches Xero-Bankkonto Reisekosten gebucht werden sollen. | Gehen Sie in Perk zu Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > Reisebuchungen und legen Sie das Überweisungskonto fest. Exportieren Sie die Daten anschließend erneut. |
| Ausgabenkategorie oder Kostenobjekt, das in Perk erstellt wurde | Perk kann die in Perk erstellten Kategorien und Kostenobjekte nicht mit Elementen in Xero abgleichen. Exporte, die diese verwenden, schlagen fehl. | Verwenden Sie ausschließlich Kategorien und Kostenobjekte, die aus Xero importiert wurden. Falls eines fehlt, überprüfen Sie Ihre Importeinstellungen und wählen Sie Jetzt importieren. |
| Benutzerdefiniertes Feld in Perk erstellt | Perk kann die in Perk erstellten benutzerdefinierten Felder nicht mit Feldern in Xero abgleichen. Perk lässt deren Werte beim Export aus, der Export ist aber trotzdem erfolgreich. | Verwenden Sie ausschließlich benutzerdefinierte Felder und Werte, die aus Xero importiert wurden. |
| Konto in Xero gelöscht oder archiviert | Perk erkennt nicht, wenn Sie ein Konto in Xero löschen oder archivieren, daher bleibt die Ausgabenkategorie aktiv. Exporte, die diese Kategorie verwenden, schlagen fehl. | Deaktivieren Sie die Ausgabenkategorie in Perk. Bitten Sie anschließend den Mitarbeiter, eine andere Kategorie auszuwählen und die Exportfunktion erneut zu nutzen. |
Bei Problemen, die eine Fehlermeldung auf der Ausgabenseite anzeigen, siehe „Lesen von Exportfehlermeldungen“.
Wenn ein Export fehlschlägt, zeigt Perk eine Meldung zu den Ausgaben an, basierend auf den Angaben von Xero oder der Integration. In den folgenden Meldungen steht Xero für den Namen der Integration und {model} ist der betreffende Datensatz, wie beispielsweise ein Kontakt, ein Konto oder ein Steuersatz.
Nachrichten, die ein Mitarbeiter korrigiert
Nachricht
| Was es bedeutet | Was zu tun ist | Ihre Ausgabenaufstellung enthält ein für Xero erforderliches Feld nicht: {model} Bitte überprüfen Sie die Angaben und versuchen Sie es erneut. |
|---|---|---|
| Ein Pflichtfeld bei der Spesenabrechnung ist leer. | Fügen Sie das fehlende Feld hinzu und exportieren Sie die Anwendung anschließend erneut. | Diese Ausgabe ist möglicherweise bereits in Xero vorhanden. Prüfen Sie auf Duplikate, bevor Sie es erneut versuchen. |
| Xero geht davon aus, dass es sich um eine doppelte Ausgabe handelt. | Prüfen Sie in Xero, ob ein Duplikat vorhanden ist. Entfernen Sie es oder bestätigen Sie, dass es beabsichtigt ist, und exportieren Sie die Daten anschließend erneut. | Ihre Ausgabe konnte nicht in Xero gebucht werden. Bitte überprüfen Sie die Daten und versuchen Sie es erneut. |
| Xero hat die Ausgabe aus einem allgemeinen Grund abgelehnt. | Prüfen Sie, ob die Ausgaben den Anforderungen von Xero entsprechen, und exportieren Sie sie anschließend erneut. | Nachrichten, die ein Mitarbeiter oder Administrator korrigiert |
Nachricht
| Was es bedeutet | Was zu tun ist | Es wurde ein ungültiger Wert gesendet für {model} Überprüfen Sie Ihre Xero-Einstellungen. |
|---|---|---|
| Xero akzeptiert keine Wertangaben für die Ausgaben, wie etwa eine Tracking-Kategorie oder einen Umsatzsteuersatz. | Korrigieren Sie den Wert – wählen Sie beispielsweise eine gültige Tracking-Kategorie oder einen gültigen Kaufsteuersatz – und exportieren Sie ihn anschließend erneut. | Es wurde ein ungültiger Werttyp gesendet für {model} Überprüfen Sie Ihre Xero-Einstellungen. |
| Ein Feld hat den falschen Datentyp. | Korrigieren Sie den Wert der Ausgabe und exportieren Sie den Vorgang anschließend erneut. | Nachrichten, die ein Administrator korrigiert |
Nachricht
| Was es bedeutet | Was zu tun ist | Wir konnten keine passende finden. {model} in Xero. Überprüfen Sie Ihre Xero-Einstellungen. |
|---|---|---|
| Der für die Ausgabe verwendete Kontakt, das Konto oder die Kategorie existiert nicht in Xero. | Erstellen oder importieren Sie den Datensatz in Xero und exportieren Sie ihn anschließend erneut. Falls ein Konto in Xero gelöscht wurde, lesen Sie bitte den Abschnitt „In Xero gelöschte oder archivierte Konten“ weiter oben. | Ihre Xero-Verbindung ist abgelaufen. Bitte stellen Sie die Verbindung über die Einstellungen wieder her. |
| Die Verbindung von Xero zu Perk ist abgelaufen oder muss erneut verknüpft werden. | Xero erneut verbinden unter Einstellungen > Integrationen. | Meldungen zum Abwarten oder Melden |
Nachricht
| Was es bedeutet | Was zu tun ist | Es wurden zu viele Anfragen an Xero gesendet. Bitte versuchen Sie es später erneut. |
|---|---|---|
| Sie haben das Anfragelimit von Xero erreicht. | Warten Sie kurz und exportieren Sie die Datei dann erneut. Sie müssen keine Einstellungen ändern. | Es ist ein unerwarteter Fehler aufgetreten. Unser Team wurde benachrichtigt. |
| Ein interner Fehler, den Sie nicht beheben können. | Sie müssen nichts unternehmen. Wenden Sie sich an den Kundendienst, falls das Problem weiterhin besteht. | Nachrichten von Xero |
Xero prüft jede Ausgabe, bevor sie akzeptiert wird. Bei zwei Schecks zeigt Perk eine eigene Meldung an. Bei allen anderen Ausgaben zeigt Perk die Meldung von Xero wortgetreu an.
Nachricht
| Was es bedeutet | Der Mitarbeiter konnte keinem gültigen Xero-Benutzer zugeordnet werden. Bitte überprüfen Sie die Benutzerzuordnung. |
|---|---|
| Xero konnte keinen gültigen Benutzer für diese Ausgabe finden. Bitte prüfen Sie, ob die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters mit seinem Xero-Kontakt übereinstimmt. | Xero hat die Anfrage aufgrund unzureichender Berechtigungen abgelehnt. Bitte überprüfen Sie die Anmeldeinformationen für die Xero-Integration. |
| Die Xero-Verbindung verfügt nicht über die erforderlichen Berechtigungen. Stellen Sie die Xero-Verbindung unter Einstellungen > Integrationen erneut her. | Jede andere Xero-Nachricht |
| Perk zeigt es genau so an, wie Xero es zurückgibt. |