Zimmerzuweisung für eine Gruppenbuchung verwalten

Die Zimmerzuweisung ist die Methode, mit der Sie Veranstaltungsteilnehmer bei einer Gruppenbuchung in Perk Events Hotelzimmern zuweisen. Es gibt drei Möglichkeiten, ein Zimmerkontingent zu füllen: Sie weisen die Teilnehmer selbst zu, Perk Events übernimmt die automatische Zimmerzuweisung oder die Teilnehmer wählen ihr Zimmer selbst, sobald Sie diese Option aktiviert haben. Dieser Artikel erklärt alle drei Möglichkeiten und zeigt Ihnen, wie Sie das Zimmerkontingent vor der Zahlung bestätigen.

Rolle: Diese Aufgabe können Eventmanager übernehmen.

Drei Möglichkeiten zur Zimmeraufteilung

Perk Events bietet Ihnen drei Möglichkeiten, ein Zimmerkontingent zu füllen. — die für Ihre Gruppenbuchung reservierten Hotelzimmer:

  • Manuelle Zuweisung (Veranstaltungsmanager)Sie wählen selbst einen Teilnehmer aus und weisen ihm an einem bestimmten Tag einen bestimmten Raum zu.
  • Automatische Zuordnung (Ereignismanager)Sie lösen eine Aktion aus, und Perk Events weist jedem teilnehmenden Teilnehmer gleichzeitig einen Raum zu.
  • Selbstselektion der Teilnehmer (Teilnehmer)Die Teilnehmer wählen ihr Zimmer oder ihren Mitbewohner selbst aus, allerdings erst, nachdem ein Veranstaltungsmanager diese Option für die Buchung aktiviert hat.

Mit manueller ZuweisungSie wählen einen Teilnehmer aus und weisen ihm einen bestimmten Raum an einem bestimmten Tag zu. Perk Events sucht zunächst nach einem freien Raum. Ist keiner verfügbar, wird ein Raum mit freien Plätzen genutzt, wobei die Zimmergenossen, sofern bekannt, das gleiche Geschlecht haben. Sind keine Geschlechtsdaten verfügbar, wird ein beliebiger Raum mit freien Plätzen verwendet.

Mit automatischer ZuweisungPerk Events weist allen teilnehmenden Personen in einem Schritt verfügbare Zimmer zu. Die benötigten Übernachtungen jedes Teilnehmers werden anhand der tatsächlichen Reisebuchungen – Flüge und Bahntickets – ermittelt, sofern diese Daten verfügbar sind. Andernfalls werden die Standarddaten der Gruppenbuchung herangezogen. Die automatische Zimmerzuweisung versucht zunächst, Zimmer zu finden, die den gesamten Aufenthalt eines Teilnehmers abdecken. Nur wenn keine Zimmer verfügbar sind, werden Zimmer verwendet, die einen Teil des Aufenthalts abdecken. Doppelzimmer werden, sofern Geschlechtsdaten vorliegen, stets mit Gästen gleichen Geschlechts belegt.

Mit Selbstselektion der Teilnehmer, auch Mitbewohnerwahl genanntDie Teilnehmer können ihr Zimmer oder ihren Mitbewohner selbst wählen, anstatt dass Sie sie zuweisen. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert und muss vom Veranstaltungsmanager für die Buchung aktiviert werden. Sobald sie aktiviert ist, können die Teilnehmer selbst entscheiden, ob sie zusammen in einem Zimmer wohnen möchten. Alle Teilnehmer, die noch nicht von Ihnen oder der automatischen Zuweisung ein Zimmer zugewiesen wurden, können sich ebenfalls ein Zimmer aussuchen.

Sie können denselben Zimmerblock auf zwei Arten anzeigen:

  • Kalenderansicht: zeigt das Zimmerkontingent nach Tagen an, mit einer Spalte pro Datum und der Anzahl der jeweils verfügbaren Zimmer.
  • Teilnehmerperspektive: zeigt die Zimmerbelegung nach Personen an, sodass Sie den Zuweisungsstatus jedes Teilnehmers auf einen Blick sehen können – einschließlich derjenigen, die manuell, automatisch oder selbst ein Zimmer zugewiesen bekommen haben.

Beide Ansichten befinden sich innerhalb der Zimmerzuweisung verwalten-Ansicht. Es gibt einen Bildschirm für die Gruppenbuchung, zwischen dem Sie jederzeit mit dem Schalter am oberen Bildschirmrand wechseln können.

Aktivierung der Zimmerpartnerwahl für Teilnehmer

Die Zimmerpartnerwahl ermöglicht es den Teilnehmern, ihr Zimmer oder ihren Zimmerpartner direkt selbst auszuwählen, anstatt dass dies vom Veranstaltungsmanager übernommen wird. Diese Funktion ist bei Gruppenbuchungen standardmäßig deaktiviert.

  1. Gehen Sie zu Veranstaltungen > Buchungen > [Ihre Buchung] > AnsehenDie
  2. Suchen Sie die Einstellung zur Auswahl des Mitbewohners für die Buchung.
  3. Mitbewohnerauswahl aktivieren.
  4. Informieren Sie die Teilnehmer darüber, dass sie sich nun ihr Zimmer oder ihren Mitbewohner selbst aussuchen können – zum Beispiel, indem sie den Teilnehmerlink zur Buchung teilen.
Hinweis: Sie können die Zimmer weiterhin manuell zuweisen oder die automatische Zuweisung nutzen, nachdem Sie die Zimmerpartnerauswahl aktiviert haben – die Teilnehmer erhalten lediglich die zusätzliche Option, sich selbst einzuweisen.

Zimmer manuell zuweisen

Verwenden Sie die manuelle Zuweisung, wenn Sie bestimmte Teilnehmer selbst bestimmten Räumen zuweisen möchten – beispielsweise um einer Anfrage nachzukommen oder einen einzelnen nicht zugewiesenen Teilnehmer zu korrigieren.

  1. Gehen Sie zu Veranstaltungen > Gruppenbuchungen > [Ihre Buchung] > Raumzuweisung verwaltenDie
  2. Stellen Sie sicher, dass die Kalenderansicht aktiviert ist. ist ausgewählt.
  3. Suchen Sie den Hotelbereich der Unterkunft, in der Sie Zimmer zuweisen möchten, zum Beispiel Sunset VillaDie
  4. Verwenden Sie die Suche nach Name oder E-Mail-Adresse Geben Sie im Suchfeld den gewünschten Teilnehmer ein, zum Beispiel „Maria Alonso“.
  5. Suchen Sie in der Tabelle die Zeile mit dem gewünschten Tag und Zimmer, in der der Teilnehmer eingetragen werden soll. Jede Spalte zeigt ein Datum und die Anzahl der an diesem Tag noch verfügbaren Zimmer an.
  6. Wählen Sie Raum zuweisen in der gewünschten Reihe und an dem gewünschten Tag.
  7. Wiederholen Sie diese Schritte für jeden Teilnehmer, den Sie manuell zuweisen möchten. Wenn sich die Zimmerliste über mehrere Seiten erstreckt, verwenden Sie die Seitennavigation am Ende der Tabelle, um zwischen den Tagen zu wechseln.
Tipp: Suchen Sie vor der Zuweisung nach Teilnehmern anhand ihres Namens oder ihrer E-Mail-Adresse, insbesondere in größeren Raumblöcken, wo das Durchscrollen jeder einzelnen Reihe länger dauern würde.

Automatische Zuweisung wird ausgeführt

Automatische Zuweisung Weist alle anreisenden Teilnehmer eines Hotels in einem einzigen Vorgang verfügbaren Zimmern zu, sodass Sie nicht jede Person manuell platzieren müssen.

  1. Gehen Sie zu Veranstaltungen > Gruppenbuchungen > [Ihre Buchung] > Raumzuweisung verwaltenDie
  2. Suchen Sie den Hotelbereich, den Sie zuweisen möchten, zum Beispiel Sunset Villa.Die
  3. Wählen Sie Automatische Zuweisung startenDie
  4. Ergebnis prüfen. Perk Events-Berichte:
    • Wie viele Teilnehmer erfolgreich zugeteilt wurden.
    • Wie viele wurden bereits vergeben und übersprungen?
    • Etwaige Warnungen, wie zum Beispiel, dass für einen Teilnehmer kein Platz mehr verfügbar war.
  5. Falls Warnungen auftreten, weisen Sie die betroffenen Teilnehmer manuell zu oder fügen Sie dem Raumblock weitere Räume hinzu und führen Sie die automatische Zuweisung erneut aus.
Hinweis: Die automatische Zuteilung berücksichtigt, sofern verfügbar, die individuellen Reisedaten jedes Teilnehmers, sodass jedem Teilnehmer unterschiedliche An- und Abreisetage zugewiesen werden können, anstatt davon auszugehen, dass alle gleich lange bleiben.

Bestätigung der Zimmerzuteilung vor der Zahlung

Die Zimmerzuteilung muss innerhalb eines festgelegten Zeitraums bestätigt werden, bevor Sie die Zahlung für die Gruppenbuchung fortsetzen können. Zimmerzuteilung verwalten Auf dem Bildschirm wird ein Countdown angezeigt, beispielsweise „Sie haben 3 Tage Zeit, die Zimmerzuteilung zu bestätigen“, zusammen mit dem Hinweis „Weiter zur Zahlung“. Taste.

Bestätigen Sie die Zimmerzuteilung, sobald jedem Teilnehmer, den Sie einladen möchten, ein Zimmer zugewiesen wurde – unabhängig davon, ob die Zuteilung manuell, automatisch oder durch die Auswahl eines Zimmerpartners erfolgte. Wählen Sie anschließend „Weiter zur Zahlung“. um mit der Gruppenbuchung fortzufahren.

Vorsicht: Wenn das Bestätigungsfenster schließt, bevor Sie die Zimmerzuteilung bestätigen, müssen Sie das Zimmerkontingent möglicherweise erneut überprüfen, bevor Sie mit der Zahlung fortfahren können.

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