Wandeln Sie die E-Mail-Antwort eines Hotels automatisch in ein Angebot um.

Wenn ein Hotel per E-Mail auf Ihre Angebotsanfrage (RFP) antwortet, kann Perk Events diese Antwort automatisch in ein übersichtliches, detailliertes Angebot umwandeln. So sparen Sie sich das manuelle Eintippen von Zimmerpreisen, Leistungen und Steuern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Perk Events das Angebot erstellt und wie Sie es prüfen, ihm vertrauen und es gegebenenfalls korrigieren können.

Rolle: Diese Aufgabe können Eventmanager übernehmen.

Wie Perk Events das Angebot erstellt

Perk Events analysiert die E-Mail-Antwort eines Hotels auf Ihre Angebotsanfrage und erstellt automatisch ein strukturiertes, detailliertes Angebot. Anstatt dass Sie die Zahlen manuell aus der E-Mail kopieren, extrahiert Perk Events den Hotelnamen, die Aufenthaltsdaten, die Zimmerpreise, weitere Leistungen – wie Speisen und Getränke, Tagungsräume und sonstige Gebühren – sowie alle vom Hotel genannten Steuern und Gebühren. Das Ergebnis ist ein sofort prüfbares Angebot mit allen Leistungen einzeln aufgeführt und dem Gesamtpreis.

Hotels geben die Kapazität ihrer Tagungsräume nicht immer mit einer einzigen Zahl an. Oftmals antwortet ein Hotel mit einer Spanne, z. B. „20–25 Personen“, wenn die genaue Bestuhlung noch nicht feststeht. Dies ist eine übliche und korrekte Angabe und kein Fehler. Perk Events verarbeitet Kapazitätsspannen automatisch. Das Angebot wird an die Raumgröße angepasst, die am besten zu Ihrer Veranstaltung passt. So erhalten Sie auch dann ein nutzbares und strukturiertes Angebot, wenn die Angabe des Hotels nur ungefähr war.

Überprüfung eines automatisierten Angebots

Nachdem Perk Events aus der Antwort eines Hotels ein Angebot erstellt hat, überprüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie es weitergeben oder mit der Buchung fortfahren.

  1. Öffnen Sie die Angebotsanfrage für das Hotel, das die Antwort gesendet hat.
  2. Gehen Sie zur Angebotsseite, auf der das Angebot angezeigt wird.
  3. Prüfen Sie die einzelnen Leistungen: Zimmerpreise, Speisen und Getränke, Tagungsräume und sonstige Gebühren.
  4. Prüfen Sie die für jede Servicekategorie aufgeführten Steuern und Gebühren.
  5. Vergleichen Sie den Gesamtpreis mit der ursprünglichen E-Mail des Hotels.
  6. Prüfen Sie, ob das Angebot zur Weiterleitung bereit ist, oder kennzeichnen Sie alle Punkte, die nicht mit den Angaben des Hotels übereinstimmen.

BeispielDas Golden Hotel antwortet auf Ihre Anfrage mit einem Angebot für 40 Übernachtungen, einen Tagungsraum für 20–25 Personen und ein Mittagsbuffet. Perk Events erstellt daraus ein Angebot mit Hotelzimmern, einem Tagungsraum (passend zur Raumgröße) und Speisen und Getränken – jeweils mit eigenem Preis und Mehrwertsteuer.

Mehrwertsteuer auf automatisierte Angebote verstehen

Mehrwertsteueroder MehrwertsteuerBei einem automatisierten Angebot wird der Preis je nach Art der Dienstleistung unterschiedlich berechnet. Es lohnt sich, den Unterschied zu verstehen, bevor Sie einem Kunden oder Genehmiger die Preise mitteilen.

Bei Hotelzimmern ermittelt Perk Events den korrekten Steuersatz für den jeweiligen Gerichtsstand des Hotels, sodass die Mehrwertsteuer für Hotelzimmer bei einem automatisierten Angebot dem Gerichtsstand entspricht.

Für Leistungen, die noch nicht abgedeckt sind – Speisen und Getränke, Tagungsräume und sonstige Services – berechnet Perk Events die Mehrwertsteuer automatisch, jedoch nur, wenn das Hotel für diese Leistung keinen Mehrwertsteuerbetrag oder -satz angegeben hat. Enthält die E-Mail des Hotels bereits eine explizite Mehrwertsteuerangabe, verwendet Perk Events diese, um eine doppelte Berechnung zu vermeiden. Wenn Perk Events eine Schätzung hinzufügt, wird diese als „Vorläufige Mehrwertsteuer“ gekennzeichnet. und erklärt, was hinzugefügt wurde und warum, sodass immer klar ist, welche Zahlen vom Hotel stammen und welche geschätzt wurden.

Hinweis: Die ausgewiesene Mehrwertsteuer für Speisen und Getränke, Tagungsräume und sonstige Leistungen dient lediglich der Planung und kann vom Endbetrag abweichen. Perk Events stellt Ihnen eine Kostenaufstellung zur Planung aus, nicht die endgültige Rechnung – die endgültige Steuerberechnung erfolgt anhand der Hotelrechnung.

Behebung oder Außerkraftsetzung eines automatisierten Angebots

Wenn ein automatisiertes Angebot fehlerhaft erscheint – beispielsweise weil Preis, Zimmerkonditionen oder Mehrwertsteuerangaben nicht mit den tatsächlichen Hotelangaben übereinstimmen – leiten Sie es nicht unverändert an Ihren Kunden oder Genehmiger weiter. Melden Sie es Ihrem MICE-Spezialisten, damit dieser eine manuelle Korrektur vornehmen kann. Fügen Sie die Original-E-Mail des Hotels zusammen mit Ihren Anmerkungen zu den Unstimmigkeiten bei, damit die Korrektur den tatsächlichen Hotelbedingungen entspricht.

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