Die Sage Intacct-Integration verbindet Perk mit Ihrem Sage Intacct-Konto, sodass Ihre Buchhaltungs- und Spesenabrechnungsdaten ohne doppelte Eingabe synchronisiert bleiben. Perk importiert Ihren Kontenplan, Ihre Dimensionen, Steuersätze und Mitarbeiterdaten aus Sage Intacct und exportiert genehmigte Ausgaben als Buchungsvorgänge zurück. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Daten die Integration importiert und exportiert, wann dies geschieht und wie Sie den Vorgang überwachen können.
Informationen zur Einrichtung der Integration finden Sie unter Sage Intacct-Integration einrichten.
Voraussetzungen
Beachten Sie Folgendes bei der Planung Ihrer Buchhaltungseinrichtung:
- Für jede Perk-Rechtseinheit ist eine Sage Intacct-Entität vorgesehen. Jede Verbindung deckt eine einzelne Sage Intacct -Entität ab. Um zu einer anderen Entität zu wechseln, trennen Sie die Verbindung und stellen sie mit der korrekten Standort-ID wieder her. Perk benötigt beim Verbindungsaufbau eine Standort-ID. Der Zugriff auf mehrere Entitäten auf oberster Ebene wird nicht unterstützt.
- Nur Standarddimensionen. Perk unterstützt Abteilungen, Projekte, Standorte und Klassen. Sie können nur eine dieser Dimensionen Kostenobjekten zuordnen. Weitere Dimensionen können über benutzerdefinierte Felder unterstützt werden.
- Abgleich anhand der E-Mail-Adresse. Perk ordnet Benutzer den Sage Intacct-Mitarbeitern anhand der exakten E-Mail-Adresse zu, und Sie lösen jedes Problem mit nicht übereinstimmenden Benutzern, bevor die Einrichtung abgeschlossen werden kann.
- Anhänge und Gutschriften werden nicht unterstützt. Perk exportiert Ausgaben ohne Anhänge und exportiert keine Gutschriften.
- Die Exporte werden gemäß Ihrem festgelegten Zeitplan ausgeführt. Sie konfigurieren den automatischen Export in Perk. Perk sendet genehmigte Ausgaben an Merge, und Merge leitet sie anschließend an Sage Intacct weiter. Aufgrund dieses zweistufigen Prozesses kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis eine genehmigte Ausgabe in Sage Intacct erscheint.
Hinweis: Die Integration verbindet sich mit Sage Intacct über einen Webdienste-Benutzer, den Sie für Perk erstellen und der mit der Absender-ID von Perk in Ihrer Webdienste-Berechtigungsliste verknüpft ist. Der Webdienste-Benutzer ist ein dediziertes Konto, das Perk verwendet, um Ihre Buchhaltungsdaten zu lesen und genehmigte Ausgaben zurückzubuchen. Dafür benötigt er die entsprechenden Berechtigungen in Sage Intacct.
Eine vollständige Liste der Voraussetzungen für die Einrichtung sowie der Schritte zu deren Erfüllung finden Sie unter Einrichten der Sage Intacct-Integration.
Wie Daten importiert werden
Perk importiert vier Datentypen aus Sage Intacct: Hauptbuchkonten, Dimensionen, Steuersätze und Mitarbeiterdaten. Sie legen bei der Einrichtung der Integration fest, welche Daten importiert werden sollen, und können diese Auswahl später ändern.
| Sage Intacct | Perk | Was Sie kontrollieren |
|---|---|---|
| Hauptbuchkonten | Spesenkategorien | Welche Konten importiert Perk? Standardmäßig werden Gewinn- und Verlustrechnungskonten anstelle von Bilanzkonten ausgewählt. Das heißt, Konten, die mit den Einnahmen, den Umsatzkosten, den Betriebskosten und sonstigen betriebsfremden Aufwendungen des Unternehmens verbunden sind. |
| Abteilungen, Projekte, Standorte und Klassen (Dimensionen) | Kostenobjekte oder benutzerdefinierte Felder | Wie Sie die einzelnen Dimensionen zuordnen. Standardmäßig werden Abteilungen Kostenobjekten, Projekte, Standorte und Klassen benutzerdefinierten Feldern zugeordnet. |
| Steuersätze | Steuersätze | Welche Vorsteuersätze (Einkaufssteuern) gelten für Importe von Perk? |
| Kontakt (AP-Anbieter) | Nutzer | Sie müssen nichts auswählen. Die Vorteile werden anhand der E-Mail-Adresse zugeordnet, und Sie lösen alle nicht zugeordneten Benutzer. |
Hauptbuchkonten und Ausgabenkategorien
Die Sachkonten entsprechen den Konten in Ihrem Sage Intacct -Kontenplan. Perk importiert die von Ihnen als Ausgabenkategorien ausgewählten Konten, sodass die Ausgaben in Perk mit Ihrem Kontenplan übereinstimmen. Sie entscheiden, welche Konten importiert werden sollen. Perk wählt automatisch Gewinn- und Verlustrechnungskonten aus.
Wenn Sie nach dem letzten Import Konten in Sage Intacct hinzufügen, bearbeiten Sie die Importeinstellungen für Konten in Perk. Perk ruft die aktuelle Kontenliste von Sage Intacct ab.
Abmessungen
Dimensionen sind die Kategorien, die Sie in Sage Intacct zur Analyse von Transaktionen verwenden. Perk unterstützt vier Standarddimensionen: Abteilungen, Projekte, Standorte und Klassen. Sie ordnen jede Dimension entweder einem Kostenobjekt oder einem benutzerdefinierten Feld in Perk zu. Standardmäßig ordnet Perk Abteilungen Kostenobjekten und Projekte, Standorte und Klassen benutzerdefinierten Feldern zu.
Sie können jedem Kostenobjekt eine beliebige Dimension zuordnen, jedoch nur eine. Da Kostenobjekte für Zusatzleistungen einen flachen Namensraum verwenden, führt die Zuordnung von zwei Dimensionen zu einem Kostenobjekt zu Namenskonflikten. Ordnen Sie stattdessen alle anderen Dimensionen benutzerdefinierten Feldern zu.
Perk unterstützt ausschließlich die vier Standarddimensionen von Sage Intacct. Benutzerdefinierte Sage Intacct-Dimensionen jenseits von Abteilungen, Projekten, Standorten und Klassen können nicht zugeordnet werden.
Steuersätze
Perk importiert die von Ihnen ausgewählten Steuersätze aus Sage Intacct. Perk filtert die Liste nach Steuersätzen für Kreditorenbuchhaltung und Einkauf (Vorsteuer). Steuersätze für Debitorenbuchhaltung und Auftragserfassung (Ausgangssteuer) sind ausgeschlossen, da sie sich auf Rechnungen und nicht auf Ausgaben beziehen. Perk wählt standardmäßig alle Vorsteuersätze für den Einkauf aus. Sie können jedoch alle Sätze abwählen, die für Ihre Ausgabenprozesse nicht relevant sind.
Mitarbeiter und Benutzer
Perk importiert Ihre Sage Intacct-Kontakte (Kreditorenbuchhaltungsdienstleister) und ordnet sie den Perk-Benutzern anhand ihrer E-Mail-Adresse zu. Die Zuordnung ist exakt, daher muss die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters in Sage Intacct mit der E-Mail-Adresse des Benutzers in Perk übereinstimmen. Perk zeigt zwei Personengruppen an:
- Abgeglichene Benutzer: Perk-Benutzer, deren E-Mail-Adresse mit einem Mitarbeiterdatensatz in Sage Intacct übereinstimmt.
- Nicht zugeordnete Benutzer: Benutzer mit Zusatzleistungen, denen kein passender Mitarbeiterdatensatz in Sage Intacct zugeordnet ist.
Sie beheben jeden nicht zugeordneten Benutzer, indem Sie entweder die E-Mail-Adresse in Perk oder Sage Intacct aktualisieren, sodass sie exakt übereinstimmt, oder indem Sie den Benutzer von der Integration ausschließen. Wenn sich eine E-Mail-Adresse in einem der beiden Systeme ändert, aktualisieren Sie sie sowohl in Perk als auch in Sage Intacct und ordnen Sie den Benutzer in Perk erneut zu.
Wenn Importe ausgeführt werden
Nach Abschluss der Einrichtung startet Perk den ersten Import. Da Perk die Integrationsplattform Merge zum Importieren von Daten aus Sage Intacct verwendet, dauert der erste Import in der Regel mehrere Stunden, abhängig vom Synchronisierungsplan. Sie erhalten eine E-Mail, sobald er abgeschlossen ist. Anschließend aktualisiert Perk die importierten Daten, sobald Merge Änderungen von Sage Intacct synchronisiert, und führt nächtliche Aktualisierungen um 00:00 Uhr UTC durch.
Spätere Änderung der Importeinstellungen
Sie können Ihre Importeinstellungen (Konten, Dimensionen, Steuersätze und Benutzer) jederzeit nach der Einrichtung bearbeiten. Beim Bearbeiten der Konten-, Steuersatz- oder Dimensionslisten ruft Perk die aktuelle Liste aus Sage Intacct ab. In Sage Intacct gelöschte Ressourcen werden nicht in der Auswahlliste angezeigt. Perk speichert Ihre Importeinstellungen auch nach dem Trennen und Wiederherstellen der Verbindung. Überprüfen Sie diese daher nach der Wiederherstellung, insbesondere wenn Sie eine andere Entität verbunden haben. Die einzelnen Schritte finden Sie in der Anleitung unter „Sage Intacct-Integration einrichten“.
Wie Daten exportiert werden
Perk exportiert genehmigte und abgerechnete Ausgaben als Buchungsvorgänge nach Sage Intacct. Welche Buchungen Perk in Sage Intacct erstellt, hängt von der Zahlungsart der Ausgabe ab.
| Aufwand für Vergünstigungen | Sage Intacct | Anmerkungen |
|---|---|---|
| Genehmigte privat bezahlte Ausgaben | AP-Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung | Der Mitarbeiter muss in Sage Intacct als Kreditorenbuchhalter eingerichtet sein. |
| Beglichene Kartenausgaben |
Kreditkartentransaktionen (cctransaction) im Cash Management |
|
| Abgerechnete Reisekosten | Kreditkartentransaktionen (cctransaction) im Cash Management |
|
| Anlagen | Nicht exportiert | |
| Gutschriften | Nicht exportiert |
Privat bezahlte Ausgaben
Wenn ein Mitarbeiter eine Ausgabe selbst bezahlt und diese von einem Genehmiger freigegeben wird, exportiert Perk sie als Kreditorenrechnung in Sage Intacct. Der Mitarbeiterdatensatz in Sage Intacct muss als Kreditorenbuchhaltungs-Lieferant eingerichtet sein. Warum dies wichtig ist und wann die Einrichtung erfolgen muss, erfahren Sie unter Voraussetzungen.
Karten- und Reiseanbieterkosten
Sobald eine Karten- oder Reiseausgabe abgerechnet ist, exportiert Perk sie als Kreditkartentransaktion (cctransaction) in Sage Intacct im Bereich Cash Management.
Wenn Exporte laufen
In Perk können Sie den automatischen Export konfigurieren und so die Exporthäufigkeit festlegen. Perk nutzt die Integrationsplattform Merge für die Verbindung mit Sage Intacct. Genehmigte Ausgaben werden von Perk an Merge und von Merge an Sage Intacct weitergeleitet. Aufgrund dieses zweistufigen Prozesses kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis eine genehmigte Ausgabe in Sage Intacct erscheint. Die einzelnen Schritte finden Sie unter „Exporthäufigkeit“. Wenn Sie die Integration trennen, stoppt Perk den Export. Ausgaben, die während der Trennung genehmigt wurden, werden erst nach Wiederherstellung der Verbindung und der nächsten Synchronisierung exportiert.
Wie Sie die Integration überwachen können
Perk zeigt Ihnen an, ob die Integration verbunden ist, was importiert wurde, ob Fehler aufgetreten sind und wann der nächste Import erfolgt. Prüfen Sie diese Informationen zuerst, wenn etwas veraltet erscheint, bevor Sie den Support kontaktieren.
Verbindungsstatus
Perk zeigt den Verbindungsstatus in den Integrationseinstellungen jederzeit an. Folgende Status sind möglich:
| Status | Was es bedeutet |
|---|---|
| Aktiv | Sage Intacct ist verbunden und Ihre Importeinstellungen sind abgeschlossen. |
| Einrichtung unvollständig | Sage Intacct ist verbunden, aber Sie haben die Importeinstellungen noch nicht abgeschlossen. |
| Aktion erforderlich | Perk kann keine Verbindung mehr zu Sage Intacct herstellen. Stellen Sie die Verbindung erneut her und geben Sie Ihre Anmeldedaten erneut ein. |
Übersicht importieren
Die Seite mit den Importeinstellungen zeigt für jede Art von Daten, die Sie importieren – Konten, Dimensionen, Steuersätze und Lieferanten – eine Karte an. Jede Karte zeigt Folgendes an:
- Die Gesamtzahl der importierten Datensätze.
- Die Anzahl der Datensätze, die nicht synchronisiert werden konnten, sowie Zugriff auf die Fehlerinformationen.
- Ein Link zu den passenden Daten in Perk.
- Ein Link zum Bearbeiten Ihrer Importeinstellungen.
Die Anbieterkarte zeigt an, wie viele Perk-Nutzer mit einem Sage Intacct-Kontakt übereinstimmten und wie viele nicht übereinstimmten, mit einem Link zum Zugriff auf die Personenseite.
Importfehlerprotokolle
Wenn eine Karte einen Fehler anzeigt, öffnet sich durch Auswahl das Fenster „Fehlerprotokolle importieren“. Die Fehlergruppe des betreffenden Objekts ist bereits erweitert und im sichtbaren Bereich angezeigt. Die Gruppen anderer Objekte bleiben reduziert, bis Sie sie auswählen.
Perk gruppiert Fehler nach Objekt und Fehlertyp. Jeder Fehler zeigt das betroffene Objekt, den betroffenen Datensatz (sofern verfügbar), die Ursache, eine empfohlene Maßnahme und einen Zeitstempel an. Wenn Sie den Fehler beheben können, zeigt Ihnen die empfohlene Maßnahme an, was Sie in Sage Intacct oder Perk aktualisieren müssen. Ist keine weitere Aktion Ihrerseits erforderlich, werden Sie aufgefordert, den Support zu kontaktieren. Sobald ein Fehler behoben ist, wird er von Perk aus der Liste entfernt.
Fehler lassen sich in vier Kategorien einteilen, je nachdem, wer handeln muss:
- Datenabweichung zwischen Sage Intacct und Perk: Beispielsweise stimmt die E-Mail-Adresse eines Perk-Nutzers nicht mit der seines Mitarbeiters in Sage Intacct überein. Ein Administrator korrigiert die Daten in Sage Intacct oder Perk.
- Konto nicht gefunden: Beispielsweise eine Firmenkarte in Perk ohne zugehöriges Konto in Sage Intacct. Ein Administrator fügt das Konto in Sage Intacct hinzu oder aktualisiert die Daten in Perk.
- Problem mit Sage Intacct oder Ihrem Anbieter: Beispielsweise reagiert Sage Intacct nicht rechtzeitig. Versuchen Sie es später erneut und wenden Sie sich an den Kundensupport, falls der Fehler weiterhin besteht.
- Interner Importfehler: Beispielsweise schlägt ein Importvorgang unerwartet fehl. Perk untersucht den Fall, daher ist keine Aktion erforderlich.
Jetzt importieren
Mit „Jetzt importieren“ werden alle Ihre Objekte aktualisiert und das Datum der letzten Aktualisierung angepasst. So sehen Sie Änderungen in Sage Intacct oder Perk schneller als beim nächsten automatischen Import. Perk benachrichtigt Sie, sobald der Import abgeschlossen ist.
Nach der Verwendung von „Jetzt importieren“ muss eine Stunde gewartet werden, bevor die Funktion erneut genutzt werden kann. Während dieser Zeit ist die Schaltfläche deaktiviert und Perk zeigt an, dass „Jetzt importieren“ noch nicht verfügbar ist. „Jetzt importieren“ ist auch dann nicht verfügbar, wenn Ihre Sage Intacct-Verbindung dies nicht zulässt. Auch dies wird von Perk angezeigt, sodass Sie immer sehen, warum der Import nicht ausgeführt wurde.
Importverlauf und nächste Synchronisierung
Die Importverlaufstabelle zeigt die letzten fünf Importe Ihres Unternehmens an. Jede Zeile enthält Datum und Uhrzeit, die Gesamtzahl der verarbeiteten Datensätze, die Fehler und den Synchronisierungstyp. Falls Sie Sage Intacct erneut verbinden müssen, werden fehlgeschlagene Synchronisierungen nicht im Verlauf von Perk protokolliert.
Der nächste geplante Synchronisierungszeitpunkt wird unterhalb der Tabelle angezeigt.
Um die Seite mit den Importeinstellungen Schritt für Schritt zu überprüfen, Fehler zu beheben oder Verbindungs- und Exportprobleme zu lösen, lesen Sie den Abschnitt „Einrichten der Sage Intacct-Integration“.