Die Sage Intacct-Integration synchronisiert Ihre Ausgabendaten zwischen Perk und Sage Intacct. Genehmigte, privat bezahlte Ausgaben und abgerechnete Kartenzahlungen werden automatisch nach Sage Intacct exportiert, sodass Sie diese nicht erneut eingeben müssen. Dieser Artikel führt Sie durch die gesamte Einrichtung – von der Vorbereitung von Sage Intacct über die Verbindung mit Perk bis hin zur Konfiguration Ihrer Importeinstellungen.

Für Hintergrundinformationen darüber, was die Integration bewirkt und wie die Daten zwischen den beiden Systemen abgebildet werden, siehe Integrate Sage Intacct with Perk for expenditures.

Rolle: Kontoadministratoren können diese Aufgabe ausführen.

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie Perk mit Sage Intacct verbinden, führen Sie bitte drei Schritte direkt in Sage Intacct aus. Andernfalls schlägt die Verbindung fehl oder es treten später Exportprobleme auf.

1. Abonnieren Sie Webdienste. Falls Ihr Unternehmen noch kein Abonnement abgeschlossen hat, gehen Sie zu Unternehmen > Verwaltung > Abonnements, wählen Sie Webdienste und anschließend Konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie in der Sage Intacct-Dokumentation unter „ Webdienste abonnieren “.
2. Fügen Sie die Absender-ID von Perk, perkMPP, zur Zulassungsliste hinzu. Gehen Sie zu „Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Unternehmen“, öffnen Sie den Tab „Sicherheit“ und wählen Sie „Bearbeiten“. Wählen Sie im Abschnitt „Webdienste-Autorisierungen“ die Option „Hinzufügen“, geben Sie die Absender-ID von Perk ein, stellen Sie sicher, dass der Status „Aktiv“ lautet, und wählen Sie „Speichern“.
3. Webdienste-Benutzer erstellen. Dies ist ein separates Webdienste-Konto, das von Ihren Standard-Benutzerkonten in Sage Intacct getrennt ist. Siehe Webdienste-Benutzer in Sage Intacct erstellen.

Sie benötigen außerdem 2 Informationen von Sage Intacct, um die Verbindung abzuschließen:

• Die Firmen-ID finden Sie auf der Registerkarte „Allgemeine Informationen“ unter „Firma > Einrichtung > Konfiguration > Firma“. Weitere Informationen finden Sie unter Firmeninformationen.
• Standort-ID: erforderlich. Dies ist die ID des Standorts oder der Entität, die Sie verbinden möchten. Sie finden sie in der Liste „Standorte“. Für Entitäten gehen Sie zu Unternehmen > Einrichtung > Konfiguration > Entitäten. Details zu den Feldern finden Sie unter „Standorte“.

Erstellen eines Webdienste-Benutzers in Sage Intacct

Ein Webdienste-Benutzer ist ein dediziertes Konto in Sage Intacct, das Perk zum Verbinden und Synchronisieren von Daten verwendet. Dieser Benutzer kann sich nicht in der Sage Intacct-Oberfläche anmelden und ist von den Anmeldekonten Ihres Teams, die täglich genutzt werden, getrennt. Erstellen Sie für jede Integration einen separaten Webdienste-Benutzer.

1. Gehen Sie in Sage Intacct zu Firma > Verwaltung > Benutzer, Rollen und Gruppen und wählen Sie dann Hinzufügen neben Web Services-Benutzer aus.
2. Geben Sie eine eindeutige Benutzer-ID ein, zum Beispiel „perk-integration“. Dies ist die Webdienste-Benutzer-ID, die Sie später in Perk eingeben. Sie kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.
3. Geben Sie einen Benutzernamen und die E-Mail-Adresse des Kontos ein. Sage Intacct verwendet die E-Mail-Adresse zur Überprüfung von Passwortzurücksetzungen.
4. Status auf Aktiv setzen.
5. Wählen Sie einen Kontaktnamen aus oder wählen Sie Hinzufügen, um einen neuen Kontakt zu erstellen.
6. Wählen Sie einen Benutzertyp aus. Geschäftsanwender haben Zugriff auf alle Funktionen. Legen Sie anschließend die Administratorrechte fest. Die Berechtigungen werden im nächsten Schritt konfiguriert.
7. Wählen Sie Speichern. Wählen Sie im Bestätigungs-Popup Erstellen, geben Sie Ihr eigenes Sage Intacct-Passwort ein und wählen Sie Überprüfen.

Sage Intacct sendet dem neuen Benutzer seine Benutzer-ID per E-Mail. Um ein neues Passwort für den Webdienste-Benutzer festzulegen, wählen Sie auf der Benutzerseite „Passwort zurücksetzen“. Sage Intacct sendet dem Benutzer das neue Passwort per E-Mail. Dieses Passwort geben Sie später in Perk ein.

Weitere Informationen zum Hinzufügen, Bearbeiten und Deaktivieren von Web Services-Benutzern finden Sie unter Web Services-Benutzer in der Sage Intacct-Dokumentation.

Berechtigungen für den Webdienste-Benutzer zuweisen

Ein Benutzer von Webdiensten kann nur Aktionen ausführen, die ihm durch seine Berechtigungen erlaubt sind. Berechtigungen werden normalerweise über eine Rolle zugewiesen. Weitere Informationen finden Sie unter Administrationsberechtigungen und Benutzertypen.

Für diese Rolle sind folgende Lese- und Schreibzugriffsrechte erforderlich:

1. In Sage Intacct gehen Sie zu Firma > Verwaltung > Benutzer, Rollen und Gruppen > Rollen.
2. Wählen Sie die Rolle aus, die Sie für die Perk-Integration verwenden möchten, oder fügen Sie eine neue Rolle hinzu.
3. Wählen Sie Abonnements aus.
4. Suchen Sie jede Anwendung und wählen Sie Berechtigungen aus, um der Rolle die in der Tabelle aufgeführten Zugriffsrechte zu erteilen.
5. Speichern Sie die Rolle und weisen Sie sie anschließend dem Benutzer „Web Services“ auf der Benutzerseite zu.

Perk mit Sage Intacct verbinden

Die Sage Intacct-Integration verwendet eine anmeldeinformationsbasierte Authentifizierung, keine Browseranmeldung. Anstatt sich über ein Pop-up anzumelden, geben Sie die Anmeldeinformationen für vier Webdienste direkt in Perk ein.

1. Gehen Sie in Perk zu Einstellungen > Integrationen.
2. Wählen Sie Sage Intacct.
3. Bestätigen Sie auf dem Bildschirm der Checkliste vor dem Flug, dass Sie alle drei Schritte unter Vor dem Start abgeschlossen haben. Die Schaltfläche Verbinden bleibt deaktiviert, bis Sie dies bestätigt haben.
4. Wählen Sie Connect Sage Intacct. Ein Anmeldeformular wird geöffnet.
5. Geben Sie Ihre 4 Zugangsdaten ein: Firmen-ID, Web Services-Benutzer-ID, Web Services-Benutzerpasswort und Standort-ID.
6. Wählen Sie Verbinden.
7. Wenn die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde, ruft Perk Ihren Sage Intacct-Firmennamen ab und zeigt ihn an.

Auswahl einer Entität beim Verbinden

Wenn Sie ohne Standort-ID eine Verbindung herstellen und Perk erkennt, dass der Webdienste-Benutzer mehrere Entitäten sehen kann, erscheint nach der Verbindungsherstellung ein Popup, in dem Sie aufgefordert werden, eine Standort-ID auszuwählen. Wählen Sie die gewünschte Entität für die Synchronisierung aus und bestätigen Sie – Perk beschränkt alle zukünftigen Synchronisierungen auf diese Entität.

Importeinstellungen einrichten

Nach der Verbindung öffnet Perk einen Import-Assistenten. Hier legen Sie fest, welche Daten Perk aus Sage Intacct importiert und wie diese in Perk abgebildet werden. Der Assistent besteht aus vier Schritten in dieser Reihenfolge: Konten, Dimensionen, Steuersätze und Benutzer. Jeder Schritt zeigt Daten an, die Perk live aus Ihrer Sage Intacct-Entität abruft. Die angezeigten Daten entsprechen daher Ihrem aktuellen Kontenplan, Ihren Dimensionen, Steuersätzen und Mitarbeiterdaten.

Bereiten Sie sich vor, bevor Sie den Assistenten starten.

Sammeln Sie zuerst diese Antworten, damit Sie alle 4 Schritte ohne Unterbrechung abschließen können:

• Welche Dimension (falls überhaupt) möchten Sie dem Kostenobjekt in Perk zuordnen? Siehe Schritt 2: Dimensionen.
• Ob die E-Mail-Adresse jedes Perk-Nutzers mit der E-Mail-Adresse in seinem Sage Intacct-Lieferantendatensatz übereinstimmt. Siehe Schritt 4: Nutzer.
• Welche Sachkonten und Vorsteuersätze (Einkaufssteuern) sollte Ihr Team für Ausgaben verwenden?

Schritt 1: Konten

Wählen Sie in Perk aus, welche Hauptbuchkonten als Ausgabenkategorien verwendet werden sollen. Perk ruft alle Hauptbuchkonten aus Sage Intacct ab und zeigt sie in einer Liste an. Standardmäßig sind Gewinn- und Verlustrechnungskonten anstelle von Bilanzkonten ausgewählt.

1. Überprüfen Sie die Liste der Sachkonten.
2. Deaktivieren Sie alle Konten, die Sie in Perk nicht verwenden möchten.
3. Wählen Sie Weiter.

Abgewählte Konten werden in Perk nicht als Ausgabenkategorien angezeigt. Sie können die Auswahl später in Ihren Importeinstellungen ändern.

Schritt 2: Abmessungen

Legen Sie fest, wie Perk Ihre Sage Intacct-Dimensionen verwendet. Dimensionen sind die Kategorien, die Sie in Sage Intacct zur Transaktionsanalyse nutzen. Ordnen Sie jede Dimension einem Kostenobjekt oder einem benutzerdefinierten Feld in Perk zu oder lassen Sie sie weg. Perk unterstützt vier Standarddimensionen. Benutzerdefinierte Dimensionen werden nicht unterstützt.

1. Überprüfen Sie die Zuordnung für jede Dimension.
2. Ändern Sie jede Zuordnung, die von der Standardeinstellung abweichen soll, und legen Sie fest, ob Sie die Dimension zur Kostenaufteilung oder ausschließlich für Berichtszwecke verwenden möchten.
3. Wählen Sie Weiter.

Schritt 3: Steuersätze

Wählen Sie aus, welche Sage Intacct-Steuersätze Perk importieren soll. Perk ruft Ihre Steuersätze ab und filtert sie nach den Steuersätzen für Kreditorenbuchhaltung und Einkauf (Vorsteuer). Die Steuersätze für Debitorenbuchhaltung und Auftragserfassung (Ausgangssteuer) beziehen sich auf Rechnungen, nicht auf Ausgaben, daher werden sie von Perk nicht berücksichtigt. Alle Einkaufssteuersätze (Vorsteuer) sind standardmäßig ausgewählt.

1. Prüfen Sie die Liste der Einkaufssteuersätze (Vorsteuersätze).
2. Deaktivieren Sie alle Ausgabenposten, die nicht auf Ihre Ausgaben zutreffen.
3. Wählen Sie Weiter.

Schritt 4: Benutzer

Ordnen Sie Ihre Perk-Nutzer den Sage Intacct-Kontakten (Kreditorenbuchhaltungsdienstleistern) zu, damit jede exportierte Ausgabe dem richtigen Lieferantendatensatz zugeordnet wird. Perk gleicht die E-Mail-Adresse exakt ab.

Dieser Schritt zeigt 2 Gruppen:

• Übereinstimmende Benutzer: Perk-Benutzer, deren E-Mail-Adresse mit einem Sage Intacct-Lieferantendatensatz übereinstimmt.
• Nicht zugeordnete Benutzer: Perk-Benutzer ohne passenden Sage Intacct-Anbieterdatensatz.

Bevor Sie fortfahren, müssen Sie alle nicht übereinstimmenden Benutzer auflösen. Aktualisieren Sie für jeden Benutzer entweder die E-Mail-Adresse in Perk oder Sage Intacct, sodass sie exakt übereinstimmt, oder schließen Sie den Benutzer von der Integration aus.

1. Überprüfen Sie die Liste der übereinstimmenden Benutzer.
2. Für jeden nicht zugeordneten Benutzer aktualisieren Sie die E-Mail-Adresse, sodass sie übereinstimmt, oder schließen Sie den Benutzer aus.
3. Wählen Sie Weiter.

Einrichtung abschließen

Nachdem Sie alle 4 Schritte überprüft haben, wählen Sie in Schritt 4 Einrichtung abschließen. Perk speichert alle Ihre Einstellungen und startet den ersten Import aus Sage Intacct.

Der erste Import dauert in der Regel mehrere Stunden, abhängig vom Synchronisierungsplan der Integrationsplattform. Sie erhalten eine E-Mail, sobald der erste Import abgeschlossen ist.

Was passiert nach Abschluss der Einrichtung?

Nach der Einrichtung läuft die Integration automatisch. Sie müssen keine Synchronisierung starten, aber es ist hilfreich zu wissen, was wann passiert, damit Sie wissen, was Sie in Sage Intacct erwarten können und wo Sie nachsehen müssen, falls etwas veraltet erscheint.

Wie die Synchronisierung funktioniert

Importe und Exporte erfolgen nach unterschiedlichen Zeitplänen. Perk nutzt die Integrationsplattform Merge für den Datenaustausch mit Sage Intacct.

• Importe aus Sage Intacct. Nach Abschluss des ersten Imports aktualisiert Perk die importierten Daten (Konten, Dimensionen, Steuersätze und Mitarbeiter) immer dann, wenn Merge Änderungen aus Sage Intacct synchronisiert, und führt um 00:00 UTC eine nächtliche Aktualisierung durch.
• Export nach Sage Intacct. Perk exportiert gemäß der von Ihnen in den automatischen Exporteinstellungen festgelegten Exporthäufigkeit. Genehmigte Ausgaben werden von Perk an Merge und von Merge an Sage Intacct weitergeleitet. Genehmigte, privat bezahlte Ausgaben werden in Sage Intacct als Kreditorenrechnungen, abgerechnete Karten- und Reiseanbieterausgaben als Kreditkartentransaktionen erfasst. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis eine genehmigte Ausgabe in Sage Intacct erscheint.

Wenn Sie die Integration trennen, stoppt Perk die Synchronisierung. Ausgaben, die während der Trennung genehmigt wurden, werden erst nach der Wiederherstellung der Verbindung und der nächsten Synchronisierung exportiert.

Überprüfung des Verbindungsstatus

Perk zeigt den Verbindungsstatus in den Integrationseinstellungen jederzeit an. Folgende Status sind möglich:

Wenn der Status Aktion erforderlich lautet, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen, suchen Sie nach Sage Intacct und geben Sie Ihre Web Services-Zugangsdaten erneut ein.

Weitere Hintergrundinformationen zu den Daten, die bei der Integration importiert und exportiert werden, finden Sie unter Integrate Sage Intacct with Perk for expenditures.

Importstatus prüfen und Fehler beheben

Nutzen Sie die Seite „Importeinstellungen“ in Perk, um zu prüfen, welche Daten aus Sage Intacct importiert wurden, Fehler zu finden und zu beheben. Prüfen Sie diese Seite zuerst, wenn etwas veraltet erscheint, bevor Sie den Support kontaktieren.

1. Öffnen Sie in Perk die Seite mit den Importeinstellungen für Sage Intacct.
2. Prüfen Sie die Karte auf alle Arten von Daten: Konten, Dimensionen, Steuersätze und Lieferanten.
3. Klicken Sie auf eine Karte, die einen Fehler anzeigt, um das Fenster „Importfehlerprotokolle“ zu öffnen.
4. Befolgen Sie bei jedem Fehler die in Sage Intacct oder Perk vorgeschlagenen Schritte. Wenn Sie im Bedienfeld aufgefordert werden, den Support zu kontaktieren, müssen Sie das Problem nicht beheben.
5. Klicken Sie auf der Importverlaufskarte auf Jetzt importieren, um zu überprüfen, ob der Fehler behoben wurde, ohne auf den nächsten automatischen Importlauf warten zu müssen.

Informationen darüber, was die Karten, Fehlerprotokolle, der Importverlauf und der Import jetzt anzeigen, finden Sie unter Integrieren von Sage Intacct mit Perk für Ausgaben.

Importfehler und was zu tun ist

Die folgende Tabelle listet die Fehler auf, die im Fehlerprotokollfenster beim Import angezeigt werden können, wer handeln muss und was zu tun ist.

Einstellungen bearbeiten und Benutzer nach der Einrichtung hinzufügen

Sie können Ihre Sage Intacct-Importeinstellungen jederzeit nach der Ersteinrichtung bearbeiten. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen, suchen Sie nach Sage Intacct und wählen Sie Einstellungen bearbeiten. Sie können Konten, Dimensionen, Steuersätze und Benutzer bearbeiten. Wenn Sie die Listen der Konten, Steuersätze oder Dimensionen bearbeiten, ruft Perk die aktuelle Liste aus Sage Intacct ab. In Sage Intacct gelöschte Ressourcen werden nicht in der Auswahlliste angezeigt.

Sie können neue Perk-Benutzer jederzeit nach der Ersteinrichtung mit Sage Intacct-Lieferanten verknüpfen. Gehen Sie dazu in den Integrationseinstellungen zum Schritt „Benutzer“ und ordnen Sie den neuen Benutzer dem entsprechenden Sage Intacct-Lieferantendatensatz zu.

Wechsel zu einer anderen Sage Intacct-Entität

Die während der Verbindung eingegebene Standort-ID wird immer mit einer bestimmten Sage Intacct-Entität synchronisiert. Um zu einer anderen Entität zu wechseln, trennen Sie die Integration und stellen Sie die Verbindung mit der korrekten Standort-ID erneut her.

Fehlerbehebung und Exportfehlerszenarien

Anhand dieser Tabelle können Sie häufig auftretende Verbindungs- und Exportprobleme diagnostizieren.

Sage Intacct und Perk zeigen möglicherweise auch diese Fehlermeldungen an:

Sage Intacct trennen

Durch das Trennen der Verbindung wird die Synchronisierung gestoppt, Ihre Importeinstellungen bleiben jedoch erhalten. Wenn Sie die Verbindung später wiederherstellen, müssen Sie Ihre Importeinstellungen nicht erneut einrichten. Nach dem Trennen der Verbindung werden in Perk genehmigte Ausgaben erst nach der Wiederherstellung der Verbindung und der nächsten Synchronisierung in Sage Intacct exportiert.

1. Gehen Sie in Perk zu Einstellungen > Integrationen.
2. Wählen Sie Sage Intacct.
3. Wählen Sie Trennen.
4. Bestätigen Sie die Trennung, wenn Sie dazu aufgefordert werden.

Um die Verbindung wiederherzustellen, folgen Sie erneut den Schritten unter Perk mit Sage Intacct verbinden und Importeinstellungen einrichten. Überprüfen Sie nach der Wiederherstellung der Verbindung alle Ihre Importeinstellungen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin mit den aktuellen Sage Intacct-Daten übereinstimmen.