Die Perk Spend-Integration für Microsoft Dynamics 365 Finance verbindet Perk mit Microsoft Dynamics 365 Finance (D365 Finance), sodass Stammdaten, Ausgaben und Lieferantenrechnungen zwischen den beiden Systemen synchronisiert bleiben.

Was die Integration bewirkt

Die Integration sorgt für die Synchronisierung von Spesen- und Rechnungsdaten zwischen Perk und D365 Finance. Stammdaten – Mitarbeiter, Lieferanten, Kostenstellen usw. – werden automatisch von D365 Finance in Perk übertragen. Spesenabrechnungen und Lieferantenrechnungen, die Mitarbeiter in Perk verwalten, werden als Spesenabrechnungen und Lieferantenrechnungen in D365 Finance übernommen und stehen Ihrem Finanzteam zur Prüfung und Buchung bereit.

Die Integration richtet sich an Konto- und Unternehmensadministratoren, die die Verbindung verwalten, sowie an Finanzprüfer und Sachbearbeiter für Rechnungs- und Spesenabrechnungen, die mit den erstellten Dokumenten arbeiten. Sie ist sowohl mit Cloud- als auch mit On-Premises-Bereitstellungen von D365 Finance kompatibel. Die Einrichtungsschritte unterscheiden sich geringfügig: On-Premises-Umgebungen benötigen zusätzliche Firewall-Regeln und verwenden AD FS anstelle von Microsoft Entra ID zur Authentifizierung.

Wie Daten zwischen Perk und D365 Finance fließen

Die Daten werden zwischen Perk und D365 Finance in beide Richtungen übertragen, wobei für jedes System eine andere Methode verwendet wird:

• Import (D365 Finance → Perk): Stammdaten – Mitarbeiter, Lieferanten, Kostenstellen, Projekte, Bestellungen und mehr – werden von D365 Finance über Geschäftsereignisse in Perk übertragen, die in Echtzeit ausgelöst werden, sobald sich die Quelldaten ändern.
• Export (Vorteil → D365 Finance): Genehmigte Ausgaben und Lieferantenrechnungen werden zusammen mit ihren Anhängen über REST-APIs von Perk in D365 Finance übertragen.

Die folgenden Tabellen zeigen, was sich bewegt und wie:

Importieren (D365 Finance → Perk)

Export (Vorteil → D365 Finance)

Ausgabenexport nach D365 Finance

Die Integration unterstützt folgende Ausgabenarten:

• Erstattungsfähige Ausgaben: Die Mitarbeiter tragen die Kosten selbst und lassen sie sich anschließend erstatten.
• Transaktionen: Einkäufe mit Firmenkarten.
• Reisekosten: Kosten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen.
• Belege und Anhänge: Belege in PDF, JPG, PNG und anderen gängigen Formaten.

Sobald ein Spesenbericht fertig ist, wird er durch die Integration in D365 Finance unter Spesenverwaltung › Meine Ausgaben › Spesenberichte erstellt., mit einem von zwei Status:

• Entwurf: Die automatische Übermittlung ist deaktiviert, daher muss der Mitarbeiter die Eingabe weiterhin in D365 Finance einreichen.
• Zusammengefasst: Die automatische Übermittlung ist aktiviert, sodass die Integration die Daten direkt an den D365 Finance-Workflow übermittelt.

Aktivieren der Option „Dokumente senden“ Sendet Belege und weitere Anhänge zusammen mit dem Bericht.

Rechnungen nach D365 Finance exportieren

Die Integration unterstützt folgende Rechnungsarten:

• Rechnungen ohne Bestellbezug: Rechnungen, die keinen Bezug zu einer Bestellung haben.
• Bestellrechnungen: Rechnungen, die mit einer Bestellung verknüpft sind, einschließlich eines dreifachen Abgleichs mit der Bestellung und dem Wareneingang.
• Dokumentanhänge: Rechnungsdokumente in PDF, JPG, PNG und anderen gängigen Formaten.

Sobald eine Rechnung den Genehmigungsworkflow von Perk durchlaufen hat, wird sie durch die Integration in D365 Finance unter Kreditorenbuchhaltung > Rechnungen > Ausstehende Lieferantenrechnungen erstellt., mit einem von zwei Status:

• Ausstehend: Die automatische Buchung ist deaktiviert, daher muss jemand die Rechnung noch manuell im Rechnungsjournal buchen.
• Gepostet: Die automatische Veröffentlichung ist aktiviert, daher veröffentlicht die Integration den Beitrag automatisch.

Wie bei den Ausgaben, aktivieren Sie die Option „Dokumente senden“. Sendet auch die Anhänge der Rechnung mit.

Voraussetzungen

Bevor Sie die Integration aktivieren, müssen die relevanten D365 Finance-Module vollständig eingerichtet sein:

• Modul Kreditorenbuchhaltung: Für die Rechnungsverarbeitung erforderlich.
• Modul Ausgabenmanagement: Für die Spesenabrechnung erforderlich.

Zwei D365 Finance-Sicherheitsrollen steuern, wer welche Aktionen im Rahmen der Integration ausführen darf:

• Integrationsmanager: Voller Konfigurationszugriff – allgemeine Konfiguration, initiale Stammdatensynchronisierung sowie Lieferantenrechnungen und Spesenabrechnungen.
• Integrationsangestellter: Nur für das Tagesgeschäft – Lieferantenrechnungen und Spesenabrechnungen, ohne Konfigurationszugriff.

Bekannte Einschränkungen

• Die Steuersätze werden nicht in Echtzeit synchronisiert – sie werden durch einen geplanten Batch-Job anstatt durch Geschäftsereignisse aktualisiert.
• Nur bestätigte Bestellungen werden von D365 Finance mit Perk synchronisiert.
• Nur Projekte werden als Kostenobjekte synchronisiert – Projektaufgaben und Projekthierarchien nicht.
• Eine gelöschte Bestellposition in D365 Finance wird in Perk als inaktive Position angezeigt, nicht als gelöschte.
• Zahlungsbedingungen und Skontokombinationen müssen bereits in Perk vorhanden sein, damit die Synchronisierung von Bestellungen korrekt funktioniert.