Mit der Funktion „Private Reisen“ auf Perk können Ihre Reisenden ihre privaten Reisen über dasselbe Perk-Konto buchen, das sie auch beruflich nutzen. Die Bezahlung erfolgt mit der privaten Karte und die Buchungen sind vollständig von Ihren Firmendaten getrennt. Dieser Artikel erklärt Ihnen, was die Bereitstellung privater Reisen für Sie als Administrator bedeutet: welche Kosten entstehen, welchen Mehraufwand Sie haben und wie die Buchungen außerhalb Ihrer Firmenbuchhaltung erfolgen.

Kurz gesagt: Private Reisen sind ein Vorteil, den Sie Ihren Mitarbeitern kostenlos anbieten können. Sie haben keinerlei Auswirkungen auf Ihr Reporting, Ihre Zahlungsmethoden, Ihre Budgets oder Ihre Genehmigungsprozesse.

Hinweis: Der Service für Privatreisen befindet sich derzeit in der Beta-Phase und steht einer ausgewählten Kundengruppe zur Verfügung.

Warum bieten wir persönliche Reisen an?

Private Reisen entsprechen einem Problem, das Ihre Mitarbeiter bereits haben: Sie vermischen Geschäftsreisen mit Freizeit. Sie verlängern ihren Aufenthalt übers Wochenende, nehmen sich vor oder nach der Geschäftsreise freie Tage frei oder bringen ihren Partner mit. Heutzutage wird dieser private Teil meist über Online-Buchungsportale gebucht, nicht über das Tool, das sie beruflich nutzen.

Mit Perk erhalten Ihre Mitarbeiter für ihre Geschäftsreisen eine zentrale Anlaufstelle, die Sie ihnen kostenlos als Zusatzleistung anbieten können. Alle persönlichen Gegenstände bleiben im Besitz der Reisenden. Weitere Informationen zu den Vorteilen für Ihre Reisenden finden Sie unter Persönliche Reisen mit Perk buchen.

Saubere Bücher von Grund auf

Private Reisen werden in der Buchhaltung Ihres Unternehmens überhaupt nicht erfasst. Ihr Finanzteam muss daher nichts herausfiltern oder abgleichen:

• Ihre Berichterstattung und Buchhaltung erfassen ausschließlich Geschäftsreisen. Privatreisen führen zu keinen Einträgen in der Unternehmensberichterstattung, im Ausgabenprodukt oder in Ihrem ERP-System.
• Persönliche Rechnungen werden dem Reisenden ausgestellt, nicht Ihrem Unternehmen, und werden mit keinem Unternehmenssystem synchronisiert.
• Die von Perk an Ihr Unternehmen versendeten Rechnungs-E-Mails bleiben ausschließlich geschäftlich. Private Reisekostenabrechnungen landen niemals im Posteingang Ihrer Finanzabteilung.
• Ihre Kostenstellenbudgets bleiben unberührt. Private Reisen haben keinen Einfluss auf Ihre Kostenstellenbudgets.

Auch private Reisen werden standardmäßig nicht an Ihr Unternehmen weitergegeben. Weitere Informationen zum Datenschutzmodell finden Sie unter Wie private Reisen vertraulich bleiben.

Für das Unternehmen entstehen keine zusätzlichen Kosten.

Private Reisen erhöhen nicht die Kosten, die Ihr Unternehmen für Perk zahlt, und sie können auch keine Kosten verursachen, die Ihr Unternehmen bereits übernommen hat:

• Private Reisen zählen nicht zur Nutzung des Pro- oder Premium-Abonnements und verbrauchen daher keinen Anteil Ihres Tarifs.
• Geschäftsgutscheine können nicht für private Reisen verwendet werden.
• FlexiTravel und Green Trip stehen nicht für private Reisen zur Verfügung, daher werden für diese Dienstleistungen keine Gebühren erhoben.
• Für Privatreisen fallen keine Buchungsgebühren an.

Kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand

Manche Unternehmen ermöglichen bereits private Buchungen über ihr Geschäftsreisesystem und fordern die Kosten anschließend vom Mitarbeiter zurück. Das bedeutet: Rechnungen müssen korrigiert, Zahlungen eingetrieben und Arbeitszeit für Reisen abgerechnet werden, die das Unternehmen nie bezahlen wollte. Private Reisen über Perk eliminieren diesen Aufwand: Der Reisende bezahlt direkt bei der Buchung mit seiner privaten Karte, sodass nichts zurückgefordert, erstattet oder korrigiert werden muss.

Es entsteht dadurch auch kein zusätzlicher Arbeitsaufwand für Ihre Administratoren, Genehmiger oder Ihr Finanzteam. Für private Reisen gibt es keinen Genehmigungsprozess, sodass keine Anträge in der Warteschlange der Genehmiger landen. Und da keine Reiserichtlinien gelten, müssen auch keine Ausnahmen geprüft oder verwaltet werden.

Achtung: Wenn ein Mitarbeiter eine private Reise bucht und später das Unternehmen verlässt, können Sie ihm den Zugriff erst nach Abschluss der Reise entziehen. Sobald die Reise beendet ist, können Sie den Mitarbeiter abmelden.

Zahlungsmethoden werden niemals kombiniert

Für private und geschäftliche Reisen gelten strikt getrennte Zahlungsmethoden. Private Karten können bei geschäftlichen Buchungen nicht verwendet werden, und die Zahlungsmethoden des Unternehmens stehen für private Reisen nicht zur Verfügung. Auch private Begleitpersonen können nicht als Mitreisende auf Geschäftsreisen ausgewählt werden, sodass Mitarbeiter nicht versehentlich Gäste über die Zahlungsmethoden des Unternehmens buchen können.

Sie bestimmen die Verfügbarkeit

Sie bestimmen, ob Ihren Reisenden die Möglichkeit zur privaten Reiseplanung zur Verfügung steht. Als Unternehmensadministrator können Sie diese Funktion in den Unternehmenseinstellungen aktivieren oder deaktivieren.

Wenn Sie die private Reisefunktion deaktivieren, können Ihre Reisenden keine neue private Reisesuche mehr starten. Ihre gebuchten privaten Reisen bleiben in ihrer Reiseliste sichtbar und sind als privat gekennzeichnet. Private Begleitpersonen werden in ihren Profilen ausgeblendet, Reisende können jedoch weiterhin die Daten einer Begleitperson einer bestehenden Reise einsehen und bearbeiten.
Das Datenschutzmodell bleibt unverändert, unabhängig davon, ob private Reisen aktiviert sind oder nicht. Ihr Unternehmen kann die persönlichen Reisedaten der Reisenden nicht einsehen. Weitere Informationen finden Sie unter Wie private Reisen privat bleiben.