Mit benutzerdefinierten Dashboards erstellen Sie personalisierte Berichte, die genau auf Ihre geschäftlichen Fragestellungen zugeschnitten sind – ganz ohne Programmierkenntnisse. Ob Sie vierteljährliche Geschäftsberichte erstellen, Ad-hoc-Analysen durchführen oder den Rechnungsabgleich verfolgen: Benutzerdefinierte Dashboards geben Ihnen die volle Kontrolle darüber, welche Daten angezeigt und wie diese visualisiert werden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre benutzerdefinierten Dashboards in Perk erstellen, bearbeiten und verwalten.

Wie Dashboards funktionieren

Wenn Sie in Perk ein benutzerdefiniertes Dashboard erstellen, arbeiten Sie mit einer integrierten Dashboard-Oberfläche, die auf Looker basiert. Stellen Sie sich das wie ein Puzzle vor: Sie wählen Datenfelder (die Teile) aus, klicken auf Ausführen, um Ihre Abfrage auszuführen (die Teile zusammenzusetzen), und sehen dann Ihre Ergebnisse auf der Oberfläche.

Das wichtigste Prinzip: Benutzerdefinierte Dashboards werden nicht live angezeigt und aktualisieren sich nicht automatisch. Sie müssen zuerst Ihre Datenfelder auswählen und dann auf Ausführen klicken, um Ihre Auswahl anzuwenden und die Ergebnisse anzuzeigen. Dieser zweistufige Prozess stellt sicher, dass Sie genau kontrollieren, welche Daten abgerufen und angezeigt werden.

Zugriff auf Ihre Dashboards

Um alle Ihre benutzerdefinierten Dashboards anzuzeigen, gehen Sie zu Analysieren > Reiseberichte. Auf der Registerkarte Meine Dashboards werden alle Dashboards angezeigt, die Sie erstellt haben oder auf die Sie Zugriff haben.

Ein neues Dashboard erstellen

1. Gehen Sie zu Analysieren > Reiseberichterstattung.
2. Klicken Sie in Meine Dashboards auf die Schaltfläche, um ein neues Dashboard zu erstellen.
3. Wählen Sie eine Schnellstartoption, um loszulegen. Perk bietet Ihnen mehrere Schnellstartoptionen, darunter:
   • Zusammenfassung: Zeigt Ihre größten Ausgaben nach Einheit, ideal für Übersichtsberichte.
   • Rechnungsabgleich: Zeigt Kostenobjekt, Gesamtausgaben in EUR brutto an und schlüsselt die Ausgaben nach Steuerkennzeichen auf.
4. Klicken Sie auf Erstellen. Ihr neues Dashboard öffnet sich und Sie können mit der Bearbeitung beginnen.

Bearbeiten Ihres Dashboards

Sobald Sie sich in Ihrem Dashboard befinden, können Sie es genau an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Daten auswählen und ausführen

1. Klicken Sie im Dashboard-Editor auf eine Kachel (Diagramm oder Tabelle), um sie auszuwählen.
2. Wählen Sie die Datenfelder aus, die Sie einbeziehen möchten. Sie können jedes Feld auswählen, das mit den benutzerdefinierten Berichtsdatentabellen (CRD) von Perk übereinstimmt, einschließlich:
   • Standard-CRD-Felder
   • Concierge (Wahr/Falsch-Flagge)
   • Mitarbeiter-ID
   • Benutzerdefinierte Felder (unter Verwendung ihrer tatsächlichen Namen, wie Sie sie definiert haben)
3. Nachdem Sie Ihre Felder ausgewählt haben, klicken Sie auf Ausführen, um die Abfrage auszuführen und zu sehen, wie Ihre Daten auf der Arbeitsfläche angezeigt werden.

Hinzufügen und Entfernen von Fliesen

Um Ihrem Dashboard ein neues Diagramm oder eine neue Tabelle hinzuzufügen, klicken Sie auf Kachel hinzufügen und wählen Sie den gewünschten Visualisierungstyp (Balkendiagramm, Tabelle, Liniendiagramm usw.). Um eine nicht mehr benötigte Kachel zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger darüber und klicken Sie auf das Löschsymbol.

Visualisierungen ändern und Filter anpassen

Klicken Sie auf eine Kachel, um deren Visualisierungstyp zu ändern (z. B. von einem Balkendiagramm in eine Tabellenansicht zu wechseln). Mithilfe der Steuerelemente können Sie je nach Ihren Daten verschiedene Diagrammtypen auswählen. Verwenden Sie die Filter, um Ihre Ergebnisse nach Datumsbereich, Unternehmen, Kostenobjekt, Kategorie oder anderen Dimensionen einzugrenzen. Wenden Sie Ihre Filter an und klicken Sie auf „Ausführen“, um die Anzeige zu aktualisieren.

Speichern Ihres Dashboard-Status

Perk speichert Ihr Dashboard nicht automatisch. Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben – Felder ausgewählt, Filter angepasst, Kacheln hinzugefügt oder entfernt oder Visualisierungen geändert haben – klicken Sie auf Speichern, um diese zu übernehmen.

Aktualisierung von Dashboard-Titel und -Beschreibung

1. Gehe zu Meine Dashboards.
2. Suchen Sie das Dashboard, das Sie umbenennen oder aktualisieren möchten.
3. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol oder das Titelfeld, um den Namen und die Beschreibung des Dashboards zu ändern.
4. Änderungen speichern.

Dashboard-Planung für die Zustellung

Dashboards können geplant und den Benutzern zu einem bestimmten Zeitpunkt zugestellt werden. So geht's:

1. Gehe zu Meine Dashboards.
2. Suchen Sie das Dashboard, das Sie planen möchten.
3. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol in der oberen rechten Ecke und klicken Sie auf Lieferung planen.
4. Fügen Sie die bevorzugten Optionen, E-Mail-Adressen und die Wiederholungsrate hinzu.
5. Änderungen speichern.

Dashboard-Daten herunterladen

1. Gehe zu Meine Dashboards.
2. Suchen Sie das Dashboard, das Sie herunterladen möchten.
3. Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol in der oberen rechten Ecke und klicken Sie auf Herunterladen.
4. Wählen Sie das bevorzugte Format (CSV oder PDF).
5. Herunterladen.

Löschen eines Dashboards

1. Suchen Sie unter Meine Dashboards das Dashboard, das Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf das Löschsymbol oder die Menüschaltfläche für dieses Dashboard.
3. Bestätigen Sie, dass Sie es entfernen möchten. Perk verschiebt das Dashboard und alle darin gespeicherten Einstellungen in den Papierkorb.

Einschränkungen des benutzerdefinierten Dashboards

Beachten Sie diese Einschränkungen bei der Arbeit mit benutzerdefinierten Dashboards:

• Neue Kacheln erstellen: Benutzerdefinierte Dashboards unterstützen nur das Hinzufügen und Bearbeiten vordefinierter Kacheln und Vorlagen. Das Erstellen oder Speichern neuer „Looks“ (einzelne Kacheln oder gespeicherte Diagramme) direkt in einem Dashboard wird nicht unterstützt.
• Geplante Berichte: Wenn Sie geplante Berichte benötigen, verwalten Sie diese einzeln für jedes Dashboard. Es gibt keine zentrale Übersicht aller geplanten Berichte über alle Dashboards hinweg.
• Dashboards teilen: Benutzerdefinierte Dashboards können nicht zwischen Benutzern geteilt werden. Um die Daten eines Dashboards mit anderen zu teilen, planen Sie stattdessen den Versand. Dadurch wird dem Empfänger eine statische Momentaufnahme (PDF, CSV usw.) per E-Mail zugesendet, nicht der Zugriff auf das Live-Dashboard.
• Lernkurve: Da die Dashboards von Perk auf Looker basieren, kann sich die Benutzeroberfläche von anderen Tools, die Sie bereits verwendet haben, unterscheiden. Rechnen Sie mit einer kurzen Einarbeitungszeit, bis Sie sich mit dem Dashboard-Editor vertraut gemacht haben.
• Verzögerung der Lizenzzugriffsaktualisierung: Der Zugriff auf das Dashboard wird über die Systemaktivitätstabellen von Looker verwaltet, die etwa einmal pro Stunde aktualisiert werden. Ihr Konto verfügt über 10 Benutzerlizenzen. Wenn eine Benutzerlizenz zugewiesen oder freigegeben wird, kann es bis zu einer Stunde dauern, bis die Änderung wirksam wird. In der Praxis entstehen dadurch zwei Sonderfälle: Ein Benutzer, der gesperrt sein sollte, kann vorübergehend weiterhin Zugriff haben, nachdem das Lizenzlimit erreicht ist, und ein neu freigegebener Lizenzplatz steht einem anderen Benutzer möglicherweise erst nach dem nächsten Aktualisierungszyklus zur Verfügung.

Nächste Schritte

Sobald Sie die Grundlagen beherrschen, versuchen Sie Folgendes:

• Erstellung mehrerer Dashboards für verschiedene Stakeholder (eines für Finanzen, eines für operative Angelegenheiten usw.).
• Mithilfe von Filtern können Sie gezielte Ansichten Ihrer Ausgabendaten erstellen.
• Dashboard-Einblicke während der QBR-Meetings mit Ihrem Team teilen