Wie Vorabgenehmigungen für Reisen funktionieren

Eine Vorabgenehmigung sichert Ihnen die Zusage für eine Reise, bevor Sie Flüge und Hotels buchen. Sie geben den Reisegrund und den ungefähren Reisezeitraum an. Ihr zuständiger Genehmiger prüft den Antrag und erteilt oder lehnt ihn ab. Perk benachrichtigt Sie per E-Mail über die Entscheidung. Wenn Sie über die Anträge anderer Nutzer entscheiden, fahren Sie mit diesem Abschnitt fort. Wenn Sie der Genehmiger sindDie

Hinweis: Vorabgenehmigungen befinden sich in der geschlossenen Beta-Phase, daher werden sie in Ihrem Konto möglicherweise noch nicht angezeigt. In Konten, in denen diese Funktion verfügbar ist, ist die entsprechende Einstellung entsprechend gekennzeichnet. Beta Abzeichen. Wenn Sie an der Beta-Phase teilnehmen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager.

Wenn Sie eine Vorabgenehmigung benötigen

Ob Sie in Perk eine Vorabgenehmigung benötigen, hängt von den Unternehmensrichtlinien ab. Ihre Kontoadministratoren entscheiden: Manche machen sie für alle verpflichtend, andere nur für bestimmte Teams und wieder andere optional. Ist sie verpflichtend, können Sie eine Buchung erst abschließen, nachdem Sie eine genehmigte Vorabgenehmigung damit verknüpft haben. Ist sie optional, klären Sie mit Ihrem Reise- oder Finanzteam, für welche Reisen eine Vorabgenehmigung erforderlich ist.

Sie senden eine Vorabgenehmigungsanfrage über die Schaltfläche „Vorabgenehmigung anfordern“ – entweder auf der Reiseseite im Web oder auf der Reiseplanseite und im Bezahlvorgang (sowohl im Web als auch mobil). Da Sie vor der Buchung anfragen, basiert die Anfrage auf groben Schätzungen. Sie benötigen keine genauen Zeiten oder Endpreise.

Hinweis: Ein genehmigter Vorabgenehmigungsantrag deckt alle Buchungen für diese Reise ab – Flüge, Hotels, Zugfahrten und Mietwagen. Sie können ihn bis zum Ablaufdatum immer wieder verwenden.

Was Sie in Ihren Vorabgenehmigungsantrag aufnehmen sollten

Das Vorabgenehmigungsformular in Perk fragt nach einem Titel, ungefähren Reisedaten und einem Reiseantrag, in dem Sie die Reise erläutern. Im Abschnitt Was anzugeben ist werden die vier Punkte aufgeführt, die anzugeben sind:

Ihr Reisegrund.
Das Reiseziel.
Die benötigten Transportmittel und Unterkünfte.
Ein geschätztes Budget, falls bekannt.

Ihr Genehmigender entscheidet, ob sich die Reise in Bezug auf Zeit und Geld lohnt, oft mit weniger Hintergrundinformationen als Sie. Mehr Details können Ihnen zu einer schnelleren Zusage verhelfen: „Vor-Ort-Meeting mit dem Produktteam in San Francisco. Ich werde eine Nacht dort verbringen und benötige Flüge und ein Hotel in der Nähe des Kundenbüros in SoMa. Die Kosten sollten um diese Jahreszeit bei etwa 500 US-Dollar liegen.“

Vergleichen Sie das mit „Ich reise geschäftlich nach San Francisco.“. Ihr Genehmigender müsste erraten, wie lange Sie unterwegs sind, was Sie buchen und was es kostet – was in der Regel einen Nachrichtenaustausch erfordert, bevor eine Entscheidung getroffen werden kann.

Was passiert, nachdem Sie Ihre Anfrage gesendet haben?

In der Beta-Version läuft nach dem Absenden einer Vorabgenehmigungsanfrage alles per E-Mail ab. Perk benachrichtigt Ihren Genehmiger per E-Mail mit den Details und bestätigt Ihnen den Versand Ihrer Anfrage. Sobald Ihr Genehmiger entschieden hat, erhalten Sie von Perk eine E-Mail mit der Entscheidung. Diese E-Mail enthält einen Button, über den Sie Ihre Reise buchen können. Eine Anfrage kann nach dem Absenden nicht mehr bearbeitet oder storniert werden. Lesen Sie sie daher bitte vor dem Absenden noch einmal sorgfältig durch.

Wenn Ihr Genehmiger ablehnt, enthält die E-Mail keine Begründung. Wenden Sie sich in diesem Fall direkt an ihn und senden Sie anschließend eine neue Anfrage, sobald die Angelegenheit geklärt ist. Planen Sie währenddessen Ihre Reise weiter. Wenn Sie die Reiseübersichtsseite oder den Bezahlvorgang erreichen, ohne dass eine Vorabgenehmigung vorliegt, speichert Perk die Buchung als Entwurf. Ist eine Vorabgenehmigung erforderlich, bleibt die Option „Weiter zur Kasse“ deaktiviert, bis Sie eine Genehmigung erhalten haben.

Hinweis: Perk speichert Ihre Buchung als Entwurf, kann aber weder den Preis noch den Sitzplatz reservieren. Preise und Verfügbarkeit ändern sich, während Ihre Anfrage geprüft wird. Senden Sie Ihre Anfrage daher so früh wie möglich ab, insbesondere bei Reisen, bei denen der Preis wichtig ist.

Verknüpfung Ihrer Vorabgenehmigungsanfrage bei der Buchung

Beim Bezahlvorgang zeigt Perk ein Vorabgenehmigungsfeld an, in dem Sie Ihre genehmigte Anfrage mit der Buchung verknüpfen. Sie verknüpfen dieselbe Vorabgenehmigungsanfrage mit jeder Buchung für diese Reise.

Wenn Sie der Genehmiger sind

Perk benachrichtigt Sie per E-Mail, sobald eine von Ihnen genehmigte Person eine Vorabgenehmigungsanfrage sendet. In der Beta-Version ist diese E-Mail Ihr Zugang. Öffnen Sie die Anfrage über den Link, um den Reisetitel, die Reisedaten, die Reiseanfrage mit den vom Reisenden angegebenen Informationen und dessen Identität einzusehen.

Dort genehmigen oder lehnen Sie die Reise ab, und Perk benachrichtigt den Reisenden per E-Mail über das Ergebnis. Sie entscheiden darüber, ob die Reise überhaupt stattfinden soll – nicht darüber, ob ein bestimmter Flug den Richtlinien entspricht. Sobald Sie die Reise genehmigt haben, kann der Reisende alles Notwendige für diese Reise buchen. Die Genehmigung einer Vorabgenehmigung bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Reise endgültig bestätigt ist.

Je nach den Unternehmensrichtlinien kann beim Checkout weiterhin eine separate Genehmigung auf Buchungsebene erfolgen, die gegebenenfalls an einen anderen Genehmiger geht. Ihre Entscheidung betrifft die Reise; jene Entscheidung betrifft die Buchung.

Hinweis: Der Reisende kann erst buchen, wenn Sie sich entscheiden, und die Preise ändern sich, während er wartet.