Mit der Vorabgenehmigung in Perk kann ein Genehmiger den Reisegrund bestätigen, bevor jemand buchen kann. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie diese Funktion in Ihrem Genehmigungsprozess aktivieren, festlegen, ob sie obligatorisch ist, und wer sie genehmigen darf.
Hinweis: Die Vorabgenehmigung befindet sich in der geschlossenen Beta-Phase und ist daher möglicherweise noch nicht in Ihrem Konto sichtbar. In Konten, in denen sie verfügbar ist, wird die entsprechende Einstellung mit einem Beta-Symbol gekennzeichnet. Wenn Sie an der Beta-Phase teilnehmen möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager.
Wie Vorabgenehmigungen funktionieren
Die Vorabgenehmigung in Perk trennt zwei Fragen, die früher gleichzeitig beantwortet wurden. Eine Vorabgenehmigungsanfrage klärt vor der Buchung, ob die Reise aus diesem Grund zulässig ist. Die endgültige Buchungsgenehmigung klärt beim Bezahlvorgang, ob die Buchung den Richtlinien und dem Preis entspricht. Eine genehmigte Vorabgenehmigung deckt alle Leistungen ab, die der Reisende für die Reise benötigt – Flug, Hotel, Zug und Mietwagen – und kann bis zum Ablaufdatum für mehrere Buchungen verwendet werden.
Der erste Vorteil dieser Aufteilung besteht darin, dass die Vorabgenehmigung nicht mehr über Jira, Formulare oder Slack erfolgt, sondern direkt dort, wo die Reise gebucht wird. Der zweite Vorteil ist der Zeitpunkt: Da die Entscheidung über die Reise getroffen wird, bevor nach Flügen gesucht wird, konkurriert sie nicht mehr mit der Verfügbarkeit von Flügen. Dadurch verzögern sich weniger Reisen, während eine Genehmigung aussteht und der Flug oder das Zimmer ausgebucht ist.
Die Aufteilung ermöglicht zudem einen schlankeren Genehmigungsprozess. Da die Reiseentscheidung im Vorfeld getroffen wird, können Sie alle im Rahmen der Richtlinien zulässigen Buchungen allein mit der Vorabgenehmigung freigeben und die endgültige Buchungsgenehmigung nur für Ausnahmefälle außerhalb der Richtlinien vorbehalten.
Vorabgenehmigungen in einem Genehmigungsprozess aktivieren
Sie aktivieren Vorabgenehmigungen innerhalb eines Genehmigungsprozesses, dem Container, der Ihre Genehmigungsregeln in Perk enthält. Ein Genehmigungsprozess kann auf bestimmte Mitarbeiter, bestimmte Unternehmen oder Ihr gesamtes Konto beschränkt werden.
- Gehen Sie zu Einstellungen > Reiseverwaltung > Reisegenehmigungen.
- Auf der Seite „Reisegenehmigungsprozesse“ können Sie einen bestehenden Prozess auf der Registerkarte „Aktiv“ auswählen oder einen neuen Genehmigungsprozess auswählen.
- Geben Sie einen Name ein, zum Beispiel „Reisen des Vertriebsteams“, und wählen Sie dann unter „Für wen gilt der Genehmigungsprozess?“ aus, für wen er gilt.
- Aktivieren Sie die Option „Vorabgenehmigung anfordern“, bevor Sie Reisen planen.
- In der Zeile Vorabgenehmigung anfordern von können Sie mit der Option „Genehmiger auswählen“ festlegen, wer über die Anfragen entscheidet.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorabgenehmigung ist optional, wenn Sie Buchungen nicht ohne vorherige Genehmigungsanfrage blockieren möchten.
- Wählen Sie Genehmigungsprozess erstellen für einen neuen Prozess oder Speichern, wenn Sie einen bestehenden Prozess bearbeiten.
Entscheidung, ob eine Vorabgenehmigung obligatorisch oder optional ist
Die Vorabgenehmigung ist bei Perk standardmäßig obligatorisch. Wenn Sie die Option „Vorabgenehmigung vor Reiseplanung anfordern“ aktivieren, bedeutet dies, dass alle berechtigten Personen eine genehmigte Vorabgenehmigung benötigen, bevor sie buchen können. Wenn beispielsweise Alex Macdonald berechtigt ist und den Buchungsvorgang ohne Vorabgenehmigung abschließt, blockiert Perk die Buchung.
Die Aktivierung der Option „Vorabgenehmigung optional“ lockert diese Regelung. Reisende können weiterhin eine Vorabgenehmigung anfordern, aber nichts hindert sie daran, auch ohne diese zu buchen.
Auswahl eines Genehmigers
Jede Vorabgenehmigungsregel in Perk hat einen Genehmiger. Im Genehmiger-Auswahlfeld können Sie über das Feld „Name suchen“ jemanden unter „Genehmigergruppen“ finden, wo sich unter anderem der/die Vorgesetzte befindet, oder unter „Personen“, wo die einzelnen Personen mit Namen und E-Mail-Adresse aufgelistet sind. Kostenobjektinhaber können nicht als Genehmiger fungieren, und in der Betaversion lassen sich keine mehrstufigen Genehmigungsketten erstellen.
Wie Vorabgenehmigungen und die endgültige Buchungsgenehmigung funktionieren
Vorabgenehmigungen und Buchungsgenehmigungen funktionieren in Perk unabhängig voneinander. Eine Vorabgenehmigungsanfrage bezieht sich auf die Reiseabsicht; die endgültige Buchungsgenehmigung bezieht sich auf die konkrete Buchung beim Bezahlvorgang und wird auch bei Buchungen ausgelöst, die bereits durch eine Vorabgenehmigungsanfrage abgedeckt sind.
Sie richten dies unter Endgültige Buchungsgenehmigung im selben Editor ein. Genehmigende Personen auf Buchungsebene sehen ein vorabgenehmigtes ✓-Symbol mit einem Link zum Öffnen der Vorabgenehmigungsanfrage.
Was Reisende und Genehmiger sehen
Reisende senden über Perk eine Vorabgenehmigungsanfrage mit dem Button „Vorabgenehmigung anfordern“, der auf der Reiseseite im Web sowie auf der Reiseplanseite und beim Bezahlvorgang (sowohl im Web als auch mobil) erscheint. Das Formular fragt nach einem Titel, den ungefähren Reisedaten und einem Freitext-Reisewunsch. In der Beta-Phase können Anfragen nicht für andere Personen gestellt werden, und jede Anfrage gilt nur für einen Reisenden. Buchungen mit mehreren Reisenden erfordern daher keine Vorabgenehmigungsanfrage.
Perk benachrichtigt den von Ihnen ausgewählten Genehmiger per E-Mail, sobald eine Person im entsprechenden Geltungsbereich eine Anfrage stellt. In der Beta-Version ist diese E-Mail der einzige Zugriffspunkt für den Genehmiger: Er öffnet die Anfrage über den Link, genehmigt oder lehnt sie in Perk ab, und Perk informiert den Reisenden per E-Mail über die Entscheidung.