Factur-X ist ein Rechnungsformat, das wie ein normales PDF aussieht, aber strukturierte XML-Daten enthält, die Ihr Buchhaltungs- oder Kreditorenbuchhaltungssystem automatisch lesen kann. Wenn Ihr Unternehmen eine französische Rechnungsstelle hat, können Sie Factur-X in den Unternehmenseinstellungen als Rechnungsformat auswählen. Entsprechende Rechnungen, die nach der Aktivierung erstellt werden, stehen als Factur-X-Hybrid-PDFs zum Download auf der Rechnungsseite oder zum Versand per E-Mail bereit.

Was Factur-X ist

Factur-X ist ein hybrides Rechnungsformat. Es kombiniert:

• Eine Standard-PDF-Rechnung, die genauso aussieht wie heute
• Eine maschinenlesbare XML-Datei, die in die PDF-Datei eingebettet ist.

Wenn Sie eine Factur-X-Rechnung öffnen, sieht sie aus wie ein normales PDF. Das eingebettete XML ist in einem herkömmlichen PDF-Viewer nicht sichtbar, kann aber von kompatiblen Buchhaltungs- oder Kreditorenbuchhaltungssystemen automatisch gelesen werden. Perk verwendet das EN 16931 COMFORT-Profil, einen europäischen Standard für strukturierte Rechnungsdaten. Die eingebettete Datei enthält strukturierte Informationen wie beispielsweise:

• Lieferanten- und Kundendetails
• Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum
• Einzelposten mit der jeweils geltenden Mehrwertsteuerbehandlung und den entsprechenden Beträgen
• Gesamtbeträge

Da die Daten bereits strukturiert sind, kann Ihr Buchhaltungs- oder Kreditorenbuchhaltungssystem sie ohne manuelle Dateneingabe extrahieren.

Warum Factur-X für französische Unternehmen wichtig ist

Frankreichs E-Rechnungs-System verändert die Art und Weise, wie viele französische Unternehmen Lieferantenrechnungen empfangen und verarbeiten. Selbst wenn eine Lieferantenrechnung nicht über das französische Netzwerk eingereicht wird, benötigen viele Buchhaltungsabteilungen die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format, damit ihre Buchhaltungssysteme sie automatisch verarbeiten können. Factur-X unterstützt dies, indem es strukturierte Rechnungsdaten in die PDF-Datei einbettet. Dadurch lassen sich manuelle Dateneingaben reduzieren, das Risiko von Eingabefehlern senken und Ihre E-Rechnungs- oder Berichtsprozesse gegebenenfalls optimieren.

Wer kann Factur-X in Perk verwenden?

Factur-X ist für Perk-Konten mit einer französischen Rechnungsstelle verfügbar, sofern Frankreich als Rechnungsland festgelegt ist. Perk unterstützt Factur-X für berechtigte, von Perk ausgestellte Rechnungen an französische Rechnungsstellen. Gutschriften für berechtigte, von Perk ausgestellte Rechnungen sind in einem späteren Schritt geplant. Rechnungen, die nicht für Factur-X berechtigt sind, werden weiterhin als Standard-PDF zugestellt.

Schalten Sie Factur-X ein.

Firmenadministratoren können Factur-X auf der Seite mit den Abrechnungsdokumenten aktivieren.

1. Gehen Sie zu Rechnungen Abrechnungsbelege.
2. Klicken Sie auf das Einstellungssymbol in der oberen rechten Ecke und wählen Sie Rechnungsformat aus.
3. Wählen Sie Factur-X.
4. Änderungen speichern.

Die Einstellung steuert das Format aller ab diesem Zeitpunkt generierten Rechnungen, einschließlich der von der Abrechnungsseite heruntergeladenen Rechnungen und der automatisch über Ihr Zahlungsprofil per E-Mail versendeten Rechnungen.

Zurück zum Standard-PDF-Format wechseln

Sie können jederzeit wieder auf Standard-PDF (ohne eingebettetes XML) umschalten. Die Änderung gilt für alle entsprechenden Rechnungen, die nach dem Speichern der Einstellung erstellt werden.

1. Gehen Sie zu Rechnungen Abrechnungsbelege.
2. Klicken Sie auf das Einstellungssymbol und wählen Sie Rechnungsformat aus.
3. Wählen Sie Standard-PDF.
4. Änderungen speichern.

Factur-X-Rechnungen herunterladen

Wenn Factur-X als Rechnungsformat Ihres Unternehmens festgelegt ist, werden die entsprechenden Rechnungen, die Sie von der Abrechnungsseite herunterladen, als Factur-X-Hybrid-PDFs angezeigt. Der Download-Button zeigt das Dateiformat als PDF Factur-X an. Die Datei lässt sich in jedem PDF-Viewer normal öffnen und enthält zusätzlich eingebettete XML-Daten, die von kompatiblen Buchhaltungs- oder Kreditorenbuchhaltungssystemen gelesen werden können.

Factur-X-Rechnungen per E-Mail erhalten

Perk leitet Rechnungen automatisch an die in Ihrem Zahlungsprofil hinterlegte E-Mail-Adresse weiter. Wenn Factur-X für Ihr Unternehmen aktiviert ist, werden entsprechende weitergeleitete Rechnungen im Factur-X-Format versendet. Es gibt keine separate Einstellung für das E-Mail-Format. Die E-Mail-Zustellung richtet sich nach den in den Abrechnungsdokumenten festgelegten Rechnungsformateinstellungen. Zeitpunkt, Absender und Weiterleitungsadresse bleiben unverändert.

Was ändert sich und was bleibt gleich

Die Änderung des Rechnungsformats betrifft nur Rechnungen, die nach dem Speichern der Einstellung erstellt werden. Bereits vor der Änderung ausgestellte Rechnungen behalten ihr ursprüngliches Format und können nicht in einem anderen Format neu generiert werden.

Was Factur-X nicht abdeckt

Factur-X macht Rechnungsdaten maschinenlesbar, bedeutet aber nicht, dass Perk Rechnungen an die französische Steuerbehörde oder über eine französische E-Rechnungsplattform übermittelt. Perk ist nicht mit DGFiP, PPF, Chorus Pro oder einer anderen zugelassenen Plattform für diesen Prozess verbunden. Ihr Unternehmen sollte seine eigenen Prozesse für Kreditorenbuchhaltung, E-Rechnung und Berichtswesen weiterhin befolgen. Bei Fragen zu den spezifischen Pflichten Ihres Unternehmens wenden Sie sich bitte an Ihren Plattformanbieter oder Steuerberater. Der Perk-Support kann Ihnen bestätigen, welche Daten in der Factur-X-Datei enthalten sind, jedoch keine Beratung zur Einhaltung der Steuervorschriften anbieten.

Fehlerbehebung

Falls Ihr Buchhaltungssystem eine Factur-X-Rechnung nicht importieren kann, wenden Sie sich bitte an den Perk-Support mit folgenden Angaben:

• Die Rechnungs-ID
• Name Ihres Buchhaltungs- oder Kreditorenbuchhaltungssystems
• Die Systemversion, sofern bekannt
• Fehlermeldung oder Screenshot