Wenn eine Reise über Perk Travel im Rahmen eines ReisegenehmigungsrichtliniePerk kann die Reisekostenabrechnung automatisch zur Prüfung weiterleiten und genehmigen, ohne dass Reisender oder Buchender etwas tun müssen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie das funktioniert, wann es Anwendung findet und wie Sie die weiteren Schritte anpassen können, falls Sie andere Einstellungen benötigen.

So funktioniert es

Automatische Einreichung und Genehmigung funktionieren zusammen, wenn eine über Perk Travel gebuchte Reise bereits gemäß einer Reisegenehmigungsrichtlinie vorab genehmigt wurde. In diesem Fall erstellt Perk eine entsprechende Buchungsausgabe und reicht sie automatisch direkt an Finanzen > Prüfung ein – ohne dass der Reisende oder Buchende etwas tun muss. Perk genehmigt die Ausgabe außerdem automatisch und überspringt die Managerprüfung, es sei denn, für Ihr Konto ist ein eigener Genehmigungsworkflow eingerichtet. In diesem Fall wird dieser Workflow verwendet, und ein Manager oder Genehmiger prüft die Ausgabe weiterhin, bevor sie an die Finanzabteilung > Prüfung weitergeleitet wird.

Dies unterscheidet sich vom Standard-Spesenprozess. Ohne aktivierte automatische Einreichung und Genehmigung reicht der Reisende seine Spesenabrechnung manuell ein, und diese durchläuft den normalen Genehmigungsprozess Ihres Kontos, bevor sie unter „Finanzen > Überprüfung“ landet.

Wenn es zutrifft

Automatische Einreichung und Genehmigung gelten nur für Ausgaben aus Reisen, die vor oder bei der Buchung gemäß einer Reiserichtlinie vorab genehmigt wurden. Wurde eine Reise nicht auf diese Weise vorab genehmigt, durchläuft die Ausgabe den Standardprozess: Der Reisende reicht sie manuell ein, und sie durchläuft den üblichen Genehmigungsprozess Ihres Kontos.

Standardverhalten abhängig vom Kontoalter

Ob die automatische Einreichung und Genehmigung aktiviert sind, hängt vom Erstellungsdatum Ihres Perk-Kontos ab. Bei Konten, die am oder nach dem 2. April 2026 erstellt wurden, ist diese Funktion standardmäßig aktiviert. Bei Konten, die vor diesem Datum erstellt wurden, ist sie möglicherweise deaktiviert. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager. Er kann dies überprüfen und die Funktion für Sie aktivieren.

Hinweis: Falls Buchungsausgaben im Entwurfsstatus anstatt in der Finanzprüfung landen – obwohl Sie Reisegenehmigungsrichtlinien eingerichtet haben –, bitten Sie Ihren Account Manager zu prüfen, ob die automatische Einreichung und Genehmigung für Ihr Konto aktiviert sind.

Änderung des Ablaufs nach der automatischen Einreichung (benutzerdefinierte Genehmigungsworkflows)

Sie können den weiteren Verlauf einer Buchungsausgabe nach der automatischen Übermittlung steuern, indem Sie einen benutzerdefinierten Genehmigungsworkflow einrichten. Wenn für Ihr Konto ein solcher Workflow eingerichtet ist, regelt dieser die Genehmigung anstelle der automatischen Genehmigung ohne Prüfung. Die Buchungsausgabe wird weiterhin automatisch an „Finanzen > Prüfung“ übermittelt, jedoch zunächst von einem Manager oder Genehmiger gemäß den Schritten Ihres Workflows geprüft. Soll auch für bereits genehmigte Reisekosten eine Managerprüfung erfolgen, richten Sie in den Einstellungen für Ihren Ausgabengenehmigungsworkflow einen benutzerdefinierten Workflow ein.

Folgendes ändert sich, wenn ein benutzerdefinierter Genehmigungsworkflow eingerichtet ist:

• Die Buchungskosten werden nach wie vor automatisch für den Reisenden übermittelt, genau wie zuvor.
• Ein Manager oder Genehmiger prüft die Ausgaben im Rahmen Ihres benutzerdefinierten Workflows, bevor sie an die Abteilung Finanzprüfung weitergeleitet werden.

Automatische Einreichung und automatische Genehmigung deaktivieren

Automatische Einreichung und Genehmigung können in Perk nicht selbst deaktiviert werden. Um wieder auf manuelle Einreichung und den Standard-Genehmigungsprozess umzustellen, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager oder das Customer Success Team von Perk und bitten Sie darum, diese Funktionen für Ihr Konto zu deaktivieren.

Achtung: Die Deaktivierung der automatischen Einreichung und Genehmigung betrifft zukünftig nur noch neue Buchungsausgaben. Bereits eingereichte oder in Prüfung befindliche Ausgaben behalten ihren Status und Genehmigungsprozess.

Sobald es ausgeschaltet ist:

• Reisende übermitteln ihre Buchungskosten manuell, wie alle anderen Ausgaben auch.
• Buchungsausgaben durchlaufen den standardmäßigen Genehmigungsprozess Ihres Kontos, bevor sie die Abteilung Finanzen > Überprüfung erreichen.

Benutzerdefinierte Felder sind vor dem Absenden erforderlich.

Wenn Ihr Konto Pflichtfelder für Reisekosten oder Ausgaben enthält, kann eine Buchungsausgabe erst dann eingereicht werden, wenn diese Felder ausgefüllt sind. Dies gilt sowohl für die manuelle als auch für die automatische Einreichung. Fehlt ein Pflichtfeld bei der Erstellung einer Buchungsausgabe, bleibt diese im Entwurfsstatus (bzw. im Reise-Entwurfsstatus) und wird nicht eingereicht. Der Reisende muss das fehlende Feld ausfüllen und die Ausgabe selbst absenden, bevor sie weiterbearbeitet werden kann.

Dies schützt Ihre Spesenabrechnungsprüfungen: Eine Spesenabrechnung mit fehlenden Pflichtfeldern wird niemals stillschweigend an die Finanzprüfung weitergeleitet. Sie verbleibt im Entwurfsstatus, bis sie vervollständigt ist.

Kommentare zur Einreichung

Für einige Ausgabenkategorien ist ein Kommentar erforderlich, bevor eine Ausgabe eingereicht werden kann. Perk fügt in diesen Fällen automatisch den Kommentar „Automatisch importiert. Reise: [Reisename].“ zu den per automatischer Einreichung erstellten Buchungsausgaben hinzu. Dadurch wird die automatische Einreichung einer vorab genehmigten Reisekostenabrechnung durch einen fehlenden Kommentar nicht verhindert.