Erstattungen Mit Perk können Mitarbeiter ihre Auslagen direkt bezahlen und den Betrag anschließend dem Unternehmen in Rechnung stellen. Dieser Artikel beschreibt die NetSuite-Konfiguration für den korrekten Export erstatteter Auslagen – die erstellten Datensätze, die zu aktivierenden Einstellungen sowie die Überwachung und Fehlerbehebung nach dem Export. Nutzen Sie diese Anleitung, um eine juristische Person für den Export von Erstattungen einzurichten und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.
Bevor Sie beginnen
Bevor Sie die in diesem Artikel beschriebenen NetSuite-Schritte ausführen, müssen Kostenerstattungen in Perk für eine juristische Person aktiviert und eingerichtet sein. Wenn Sie eine Kostenerstattung für eine noch nicht eingerichtete juristische Person exportieren, schlägt der Export fehl.
Um Erstattungen in Perk einzurichten, folgen Sie den Anweisungen in Kostenerstattungen einrichtenSobald dies für eine juristische Person erledigt ist, kehren Sie hierher zurück, um die NetSuite-seitige Konfiguration abzuschließen.
Im Rahmen der Einrichtung des Vorteilsprogramms wählen Sie für jede juristische Person ein Überweisungskonto aus. In NetSuite muss es sich dabei um ein Bank- oder Kreditkartenkonto handeln – dieses Konto wird verwendet, wenn NetSuite Erstattungs-Rechnungszahlungen erstellt.
Wie Erstattungsexporte in NetSuite gebucht werden
Erstattungsexporte werden in NetSuite mit zwei Datensätzen anstatt einem gebucht. Wenn Perk eine Ausgabe exportiert, die bereits von Perk an einen Mitarbeiter erstattet wurde, erstellt NetSuite Folgendes:
- Ein Spesenbericht wird beim Import aus Perk sofort erstellt, genau wie jede andere Ausgabe. Er ordnet die Ausgabe dem richtigen Ausgabenkonto zu und erzeugt eine Verbindlichkeit.
- Eine Rechnungszahlung – die nach einem Zeitplan erstellt wird und das Überweisungskonto als Verrechnungskonto verwendet.
Die Bearbeitung des Spesenberichts selbst bleibt unverändert. Das Kreditorenkonto der Rechnungszahlung wird automatisch übernommen – es handelt sich um dasselbe Kreditorenkonto, das bereits für den Spesenbericht verwendet wird – und das Überweisungskonto stammt aus den Einstellungen der juristischen Person in Perk.
| Aufzeichnen | Lastschrift | Kredit |
|---|---|---|
| Spesenabrechnung | Ausgabenkonto | AP-Konto |
| Rechnungszahlung | AP-Konto | Girokonto |
| Nettoeffekt | Ausgabenkonto | Girokonto |
Da die Rechnungszahlung den Spesenbericht letztendlich ausgleicht, markiert NetSuite den Spesenbericht nach diesem Vorgang als vollständig bezahlt. Dadurch wird verhindert, dass eine zweite, doppelte Erstattung für eine bereits von Perk erstattete Ausgabe ausgelöst wird.
Die Auszahlungswährung für eine von Perk erstattete Ausgabe stammt aus dem für das Unternehmen in Perk eingerichteten Zahlungsprofil (Einstellungen Konto Zahlungsprofile) – nicht aus der Währungsexportstrategie in den Perk-Unternehmenseinstellungen. Diese Einstellung wird für erstattete Ausgaben vollständig umgangen, sodass Spesenabrechnung und Rechnungszahlung immer in der Währung erstellt werden, in der Perk dem Mitarbeiter die Zahlung tatsächlich geleistet hat.
Die Integration fügt außerdem automatisch die Auszahlungswährung zum NetSuite-Datensatz des Mitarbeiters (Liste der Währungen für Spesenabrechnungen) hinzu, falls diese dort noch nicht vorhanden ist.
Aktivieren des Exports von Erstattungsdaten in NetSuite
Aktivieren Sie den Export von Erstattungen in der Yokoy Configuration App, bevor Perk erstattete Ausgaben an NetSuite für eine juristische Person sendet, die bereit ist, diese zu verwenden.
- Gehen Sie zu Neue Konfigurations-App Einstellungen Ausgaben.
- Aktivieren Sie Direkte Kostenerstattung aktivieren, um den Export von Kostenerstattungen zu ermöglichen.
- Änderungen speichern.
Diese Einstellung gilt für das gesamte NetSuite-Konto und nicht nur für einzelne Tochtergesellschaften oder juristische Personen. Wenn Sie mehrere juristische Personen haben und nur einige davon Erstattungen in Perk nutzen, wird diese Unterscheidung durch die in Perk konfigurierten Transferkonten der einzelnen juristischen Personen (siehe „Vorbereitung“) und nicht durch diese Einstellung gewährleistet.
Festlegung des Zahlungsplans
Rechnungszahlungen für Erstattungsexporte werden unabhängig vom Spesenbericht durch einen geplanten Prozess erstellt. Sobald Sie den Schalter im vorherigen Abschnitt aktivieren, bestätigt ein Infobanner den Standardzeitplan: täglich, alle 1 Tag. Für die Verwendung dieser Standardeinstellung sind keine weiteren Einstellungen erforderlich.
Falls Sie einen anderen Ausführungsrhythmus benötigen, klicken Sie auf Bereitstellung öffnen. Dadurch wird der zugrunde liegende Skriptbereitstellungsdatensatz geöffnet, in dem Sie den Zeitplan direkt ändern können.
Der Spesenbericht wird wie gewohnt direkt nach dem Import erstellt. Die Rechnungszahlung wird hingegen bewusst später, gemäß diesem Zeitplan, erstellt – die gleichzeitige Erstellung beider Dokumente für jede Ausgabe könnte NetSuite bei Unternehmen, die große Mengen an Ausgaben exportieren, überlasten.
Überwachung von Erstattungsexporten
Sobald eine erstattete Ausgabe in NetSuite importiert wurde, können Sie ihren Status direkt im Spesenabrechnungsdatensatz in der Unterliste Yokoy überprüfen:
- Ein Kontrollkästchen zeigt an, ob es sich bei der Ausgabe um eine erstattungsfähige Ausgabe handelt, die Perk direkt ausgezahlt hat.
- Das Feld DR-Status im Spesenabrechnungsdatensatz zeigt den Status der Rechnungszahlung für diese Ausgabe an – ob sie erfolgreich abgeschlossen wurde oder fehlgeschlagen ist.
Überprüfen Sie das Feld „DR-Status“, wenn Sie wissen möchten, warum eine bestimmte erstattungsfähige Ausgabe noch nicht als „Vollständig bezahlt“ markiert wurde. Möglicherweise wartet sie nur auf den nächsten geplanten Lauf, oder es liegt ein Fehler vor, der untersucht werden muss.
Schlägt die Erstellung einer Rechnungszahlung fehl – beispielsweise aufgrund eines ungültigen oder falsch konfigurierten Überweisungskontos –, wurde der Spesenbericht bereits erstellt und wird nicht zurückgesetzt. Der geplante Prozess versucht bei jedem weiteren Durchlauf automatisch eine fehlgeschlagene Rechnungszahlung erneut, bis zu maximal drei Mal.
Fehlerbehebung bei fehlgeschlagenen Rechnungszahlungen
Wenn alle drei Wiederholungsversuche fehlschlagen, bleibt das Feld für den DR-Status auf „Fehlgeschlagen“ stehen, und der geplante Prozess wird nicht mehr automatisch wiederholt. In diesem Fall müssen Sie das Überweisungskonto und die weiteren Zahlungsdetails im Spesenbericht überprüfen, um die Ursache zu ermitteln.
Als NetSuite-Administrator können Sie die Rechnungszahlung manuell erstellen, auch wenn der Status „Fehlgeschlagen“ lautet. Anschließend erkennt der nächste geplante Lauf die bestehende Rechnungszahlung und aktualisiert den Status auf „Abgeschlossen“, ohne ein Duplikat zu erstellen.