Nutzen Sie die Möglichkeit der Kostenerstattung, um Ihren Mitarbeitern Auslagen direkt auf ihr Bankkonto zu überweisen, anstatt den Umweg über die Lohnbuchhaltung oder andere manuelle Prozesse zu gehen. Dieser Artikel erklärt Ihnen die Voraussetzungen, wie Sie die Kostenerstattung für Ihr Unternehmen aktivieren und wie Sie diese anschließend einrichten.

Hinweis: Dieser Artikel richtet sich ausschließlich an Unternehmen mit Sitz in den USA. Wenn Ihr Unternehmen in einem anderen Land ansässig ist, lesen Sie bitte weiter. Einrichtung von Erstattungen für andere LänderDie

Welche Vorteile bieten Kostenerstattungen Ihrem Unternehmen?

Mit der Kostenerstattung kann Ihr Unternehmen Mitarbeitern genehmigte Auslagen direkt auszahlen, anstatt sie über die Gehaltsabrechnung zu erstatten. Jeder Mitarbeiter verknüpft sein persönliches Bankkonto (siehe Verknüpfen Sie Ihr Bankkonto für Erstattungsauszahlungen (USA)) und Ihr Unternehmen finanziert die Zahlungen über Ihre bestehende Perk-Abrechnungsbeziehung. Erstattungen sind für Unternehmen mit einer US-amerikanischen Rechtseinheit möglich.

Anforderungen und Einschränkungen

Bevor Sie Erstattungen einrichten, sollten Sie folgende wichtige Punkte beachten:

• Ihr Unternehmen benötigt eine US-amerikanische juristische Person, um Kostenerstattungen in Anspruch nehmen zu können.
• Mitarbeiter können für Auszahlungen nur ein privates Girokonto verknüpfen. Spar- und Geldmarktkonten werden nicht unterstützt.
• Mitarbeiter können nur ein individuelles Konto auf ihren eigenen Namen verknüpfen – Gemeinschaftskonten und Geschäftskonten werden nicht unterstützt.
• Wenn Sie die Kostenerstattung nur für einige Ihrer Unternehmen aktivieren, wird diese Option den Mitarbeitern der anderen Unternehmen nicht angezeigt. Sie werden weiterhin Ihre bisherigen Prozesse nutzen, wie z. B. die Lohnabrechnung oder eine manuelle Banküberweisung.
• Als Finanzprüfer können Sie bei der Auswahl der Unternehmen, die Kostenerstattungen nutzen, nur die Unternehmen auswählen, für deren Verwaltung Sie die Berechtigung haben.

Ermöglichen Sie Kostenerstattungen für Ihr Unternehmen.

Die Aktivierung von Kostenerstattungen erfolgt selbstständig – Sie müssen Perk nicht kontaktieren. Als Kontoadministrator oder Finanzprüfer aktivieren Sie die Kostenerstattungen für Ihr Unternehmen selbst im Rahmen der Einrichtung Ihrer Kostenerstattungseinstellungen.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Ausgabenmanagement > Kostenerstattungen (Kontoadministrator) oder Finanzen > Überprüfung > Kostenerstattungen (Finanzprüfer).
2. Aktivieren Sie die Kostenerstattung für Ihr Unternehmen. Wenn Ihr Konto mehrere Unternehmen verwaltet, wählen Sie die gewünschten Unternehmen aus, für die Sie die Kostenerstattung aktivieren möchten.
   
3. Wählen Sie Ihren Zahlungszyklus: wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. Damit legen Sie fest, wie oft Perk eine Liste genehmigter Erstattungen zur Auszahlung versendet.
   • Wöchentlich: jeden Freitag
   • Alle zwei Wochen: am 14. und letzten Tag jedes Monats
   • Monatlich: der letzte Tag des Monats

Perk verarbeitet jeden Durchlauf um 11:00 Uhr UTC ohne Annahmeschluss. Ausgaben, die einen Durchlauf verpassen, werden im nächsten erfasst. Nach der Auslösung erfolgen die Auszahlungen in der Regel innerhalb von 1–2 Werktagen per ACH-Überweisung; Bankfeiertage und Wochenenden werden dabei nicht berücksichtigt.

1. Bestätigen Sie, dass Ihre Auszahlungswährung USD ist.
   
2. Wählen Sie ein bestehendes Zahlungsprofil in USD aus oder erstellen Sie ein neues, das der Abrechnungsmethode Ihres Unternehmens entspricht. Die Währung Ihres Zahlungsprofils muss mit Ihrer Auszahlungswährung übereinstimmen – Sie können Mitarbeiter nicht in einer anderen Währung bezahlen als der, in der Sie Perk bezahlen.
3. Geben Sie Ihr Überweisungskonto ein – das Konto in Ihrem Buchhaltungssystem, das Sie für die Erfassung und Abstimmung dieser Auszahlungen verwenden. Fragen Sie Ihr Buchhaltungsteam, wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Konto Sie verwenden sollen. Ihre Finanzprüfer verwenden dasselbe Konto, wenn sie Ausgaben exportieren und die Abrechnung der Mitarbeitervergünstigungen abgleichen.
4. Speichern Sie Ihre Einstellungen und überprüfen Sie anschließend die Zusammenfassung, um sicherzustellen, dass Ihre Firmen, der Zahlungszyklus, die Währung und das Überweisungskonto korrekt sind.

Zahlungsprofile, die eine Karte verwenden, können nicht für Erstattungen genutzt werden. Falls für Ihre Währung nur eine Karte als Profil verfügbar ist, wenden Sie sich bitte an Ihren Perk-Kundenbetreuer, um zunächst ein Banküberweisungs- oder Lastschriftprofil hinzuzufügen.

Banküberweisungsprofile funktionieren nur, wenn deren Abrechnungszeitraum mit Ihrem Zahlungszyklus übereinstimmt oder kürzer ist. Bei einem wöchentlichen Zahlungszyklus benötigen Sie beispielsweise ein wöchentliches oder zweiwöchentliches Banküberweisungsprofil, kein monatliches. Lastschriftprofile sind mit jedem Zahlungszyklus kompatibel. Ist deren Abrechnungszeitraum jedoch kürzer als Ihr Zahlungszyklus, bucht Perk den Betrag von Ihrem Konto ab, bevor die Abrechnung erstellt wird. Sie erhalten dazu eine Benachrichtigung auf dem Bildschirm. Dies hat keine Auswirkungen auf die Auszahlung der Mitarbeiter.

Die Abrechnung der Erstattungen erfolgt über Ihre bestehende Rechnungsbeziehung mit Perk, sodass Sie außer der Bestätigung Ihres Zahlungsprofils und Ihres Überweisungskontos keine separate Zahlungsmethode einrichten müssen.

Sobald Sie Ihre Einstellungen gespeichert haben, werden die Kostenerstattungen für die ausgewählten Unternehmen aktiviert. Mitarbeiter können Fügen Sie ihre Bankdaten aus ihrem Profil hinzu. falls dies noch nicht geschehen ist, können die Finanzprüfer mit der Genehmigung beginnen und Kostenerstattung für Terminplanung aus Finanzprüfungserstattungen.

Wo Mitarbeiter ihren Status einsehen können

Administratoren und Finanzprüfer können den Erstattungsstatus jedes Mitarbeiters verfolgen Unter Finanzen > Überprüfung > Kostenerstattung wird angezeigt, ob die Kostenerstattung eines Mitarbeiters geplant, in Bearbeitung oder bereits ausgezahlt ist oder noch geprüft werden muss – beispielsweise aufgrund eines ungültigen oder nicht verifizierten Bankkontos. Dort finden Sie auch eine regelmäßige Kostenerstattungsübersicht, mit der Sie die Zahlungen mit Ihren Buchhaltungsdaten abgleichen können.