Einrichtung von vorfinanzierten Kostenerstattungen für Österreich, Frankreich, Deutschland, Italien und Portugal

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die Kostenerstattung in Perk für Unternehmen in Österreich, Frankreich, Deutschland, Italien und Portugal aktivieren und einrichten, damit Perk Ihren Mitarbeitern genehmigte Auslagen im Namen Ihres Unternehmens erstatten kann. Nutzen Sie diese Anleitung, sobald Sie die Funktion unternehmensweit aktivieren möchten.

Diese Aufgabe können von Finanzprüfern und Kontoadministratoren ausgeführt werden.

Bevor Sie beginnen: Schließen Sie die Einrichtung der Vorteilskarten ab.

In Österreich, Frankreich, Deutschland, Italien und Portugal erfolgen Kostenerstattungen über ein vorfinanziertes Modell mit Perk Cards. Ihr Unternehmen verfügt über ein virtuelles Konto, das von Perk vor jeder Kostenerstattung aufgeladen wird und von dem die Mitarbeiter ihre Beträge direkt auf ihre Bankkonten erhalten. Daher muss die Einrichtung von Perk Cards – einschließlich der Verifizierung Ihres Unternehmens (KYB) – abgeschlossen sein, bevor Sie Kostenerstattungen aktivieren können.

Bevor Sie beginnen, sollten Sie sich vergewissern, welche Unternehmen die Kostenerstattung nutzen sollen, wie häufig die Auszahlungen erfolgen sollen, welche Währung verwendet werden soll und welches Überweisungskonto in Ihrem Buchhaltungssystem für den Abgleich genutzt wird. Im Zweifelsfall wenden Sie sich bitte an Ihr Finanz- oder Buchhaltungsteam.

Hinweis: Sind Sie bereits bei Perk Cards registriert? Falls Ihr Unternehmen bereits ein Perk Cards-Konto eingerichtet hat, ist die Einrichtung von KYB bereits abgeschlossen. Gehen Sie direkt zum Schritt „Zahlungsprofil erstellen“ (siehe unten) über die Lodge-Karte.

Achtung: Wenn das Konto mehrere Unternehmen in verschiedenen Märkten umfasst, wird jede juristische Person separat eingerichtet. Die hier beschriebene Einrichtung kann auch für Österreich, Frankreich, Deutschland, Italien und Portugal verwendet werden. Wenn das Unternehmen seinen Sitz in Belgien, Estland, Irland, den Niederlanden, Spanien oder Großbritannien hat, müssen Sie Ihr Konto für nachträgliche Kostenerstattungen einrichten. Informationen für die USA finden Sie unter „Kostenerstattungen für Ihr US-Unternehmen einrichten“. Die verschiedenen Einrichtungsarten haben keine gegenseitigen Auswirkungen.

Hinweis: Aktuell können Erstattungen mit diesen Integrationen genutzt werden:

• Microsoft Dynamics 365 Finance (Finanzen & Betrieb)
• Oracle NetSuite
• Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Xero
• QuickBooks Online
• SAP S/4HANA Cloud Public Edition
• SAP S/4 KPMG
• Sage Intacct

Schritt 1: Bestätigen Sie die Einrichtung mit Ihrem Kundenbetreuer oder Implementierungsspezialisten.

Wenden Sie sich an Ihren Perk-Kundenbetreuer oder Implementierungsspezialisten, um zu bestätigen, dass Sie Erstattungen nutzen möchten. Dieser wird dann den Einrichtungsprozess einleiten.

Schritt 2: Schließen Sie KYB im Rahmen des Onboardings für Vorteilskarten ab.

Ihr Unternehmen durchläuft den Standard -Onboarding-Prozess für Vorteilskarten, der die KYB-Verifizierung umfasst. Im Rahmen dieses Prozesses wird eine Kundenkarte ausgestellt. Dies dauert in der Regel 4–6 Wochen.

Laden Sie Ihr virtuelles Konto auf

Perk überweist kein Geld auf Ihr virtuelles Konto. Sie sind selbst dafür verantwortlich, Guthaben von Ihrem Firmenkonto auf das mit Ihrer Hotelkarte verknüpfte virtuelle Konto zu überweisen, sodass dieses ausreichend gedeckt ist, um anstehende Kostenerstattungen zu decken. Perk belastet die Hotelkarte lediglich mit den Beträgen, die Ihr Unternehmen schuldet; Perk zahlt niemals automatisch Geld auf Ihr Konto ein.

Diese Aufstockung ist eine Umbuchung zwischen Ihren eigenen Konten, daher müssen Sie sie auch selbst in Ihrem Buchhaltungssystem verbuchen. Informationen zur Buchung finden Sie unter „Erstattungen verwalten und abstimmen“.

Erstellen Sie ein Zahlungsprofil mit der Lodge-Karte.

Sobald die Lodge-Karte ausgestellt ist, müssen Sie in Perk ein Zahlungsprofil mit dieser Karte erstellen. Perk kann dies aufgrund der PCI-DSS-Konformitätsanforderungen nicht für Sie übernehmen.

  1. Gehen Sie in Perk zu Einstellungen > Konto > Zahlungsprofile.
  2. Fügen Sie ein neues Zahlungsprofil hinzu und wählen Sie die Lodge-Karte aus, die während des Onboardings für Perk Cards ausgestellt wurde.
  3. Legen Sie den Rechnungszyklus (Abrechnungszeitraum) auf periodisch fest: wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. Die sofortige Rechnungserstellung wird für Kostenerstattungen nicht unterstützt.

Die Lodge-Karte nutzt Sofortzahlung (Lastschrift), d. h. Perk zieht den Betrag von Ihrem Unternehmen ein, sobald jede Auszahlung bestätigt ist. Dadurch ist das Zahlungsprofil mit allen Auszahlungszyklen kompatibel – wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich.

Auswahl der Unternehmen, die Kostenerstattung nutzen

Entscheiden Sie, ob die Erstattung für alle Unternehmen im Konto oder nur für bestimmte Unternehmen gilt.

  1. Gehen Sie in Perk zu Einstellungen > Ausgabenmanagement > Erstattungen (Kontoadministrator) oder Finanzen > Überprüfung > Erstattungen (Finanzprüfer).
Diese Aufgabe können Sie ausführen, wenn Sie entweder die Rolle eines Kontoadministrators oder eines Finanzprüfers besitzen; der Zugriff auf diese Seite erfolgt jedoch von unterschiedlichen Standorten aus. Finanzprüfer können nur die Unternehmen auswählen, für deren Verwaltung sie Berechtigungen haben.
  1. Wählen Sie aus, ob Sie die Kostenerstattung für das gesamte Konto (alle Unternehmen) oder nur für bestimmte Unternehmen aktivieren möchten. Wenn Sie die Kostenerstattung nur für einige Unternehmen aktivieren, sehen Mitarbeiter anderer Unternehmen die Option zur Erstattung von Auslagen über Perk nicht – sie folgen Ihrem bestehenden Verfahren (z. B. Gehaltsabrechnung oder manuelle Banküberweisung).

Hinweis: Erstattungen für Österreich, Frankreich, Deutschland, Italien und Portugal sind nur in Euro möglich. Unternehmen mit anderen Währungen sind von dieser Regelung ausgeschlossen.

Festlegung der Erstattungshäufigkeit und Währung

Legen Sie fest, wie oft Perk Erstattungszahlungen durchführt.

  1. Unter Einstellungen > Ausgabeneinstellungen > Kostenerstattungen öffnen Sie die Kostenerstattungseinstellungen für das Unternehmen (oder Konto).

  2. Legen Sie die Erstattungshäufigkeit fest – beispielsweise wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. Dies definiert, wie oft ein Stapel genehmigter Erstattungen zur Zahlung gesendet wird.

    • Wöchentlich: jeden Freitag
    • Alle zwei Wochen: am 14. und letzten Tag jedes Monats
    • Monatlich: der letzte Tag des Monats

    Die Auszahlung erfolgt um 11:00 Uhr UTC. Es gibt keinen Annahmeschluss vor der Auszahlung. Sollte eine Ausgabe nicht rechtzeitig erfasst werden, wird sie beim nächsten geplanten Lauf berücksichtigt. Die Auszahlungsdauer variiert je nach Region: bis zu einem Werktag (T+1) für Auszahlungen innerhalb Großbritanniens und bis zu zwei Werktage (T+2) für Auszahlungen innerhalb der EU. Feiertage und Wochenenden werden in diesen Zeiträumen nicht berücksichtigt.

Achtung: Die angegebene Frequenz gilt für alle ausgewählten Unternehmen. Sie können nicht für verschiedene Unternehmen unterschiedliche Frequenzen festlegen.

Tipp: Wählen Sie eine Häufigkeit, die zu Ihrem Genehmigungsprozess und Monatsabschluss passt. Wöchentliche Auszahlungen ermöglichen schnellere Auszahlungen an die Mitarbeiter und erlauben Ihnen dennoch regelmäßige Exporte und Abstimmungen.

  1. Die Auszahlungswährung ist EUR. Wählen Sie das im vorherigen Abschnitt erstellte Zahlungsprofil (das mit Ihrer Lodge-Karte).

Hinweis: Ausgaben in anderen Währungen: Mitarbeiter können Ausgaben in jeder beliebigen Währung einreichen – beispielsweise ein deutscher Mitarbeiter, der auf einer USA-Reise eine USD-Quittung einreicht. Perk rechnet den Betrag automatisch zum Wechselkurs zum Zeitpunkt der Bearbeitung in EUR um. Weder der Mitarbeiter noch der Finanzprüfer müssen etwas unternehmen.

Angabe des Überweisungskontos

Teilen Sie Perk mit, welches Überweisungskonto (Hauptbuchkonto) in Ihrem Buchhaltungssystem Sie für die Erfassung und Abstimmung dieser Auszahlungen verwenden. Ihr Finanzteam nutzt diese Information, um die Erstattungsabrechnung von Perk dem richtigen Konto zuzuordnen.

  1. Unter Einstellungen > Ausgabenmanagement > Kostenerstattungen finden Sie das Feld Überweisungskontonummer (oder ein entsprechendes Feld) für das Unternehmen.
  2. Geben Sie den Überweisungskontocode oder die Kennung ein oder wählen Sie diese aus, die Ihr Buchhaltungssystem für Erstattungsauszahlungen verwendet.

Ihre Finanzprüfer verwenden dieses Konto, wenn sie Ausgaben und die Abrechnung der Vergünstigungen exportieren und Zahlungen diesem Konto zuordnen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welches Konto Sie verwenden sollen, wenden Sie sich bitte an Ihren Controller oder Ihr Buchhaltungsteam.

Tipp: Verwenden Sie ein separates Überweisungskonto (oder Unterkonto) für Erstattungen, damit diese Auszahlungen nicht mit anderen Zahlungsarten vermischt werden. Das sorgt für eine übersichtliche und revisionssichere Buchhaltung.

Speichern und Bestätigen

Nachdem Sie Unternehmen, Häufigkeit, Währung und Überweisungskonto festgelegt haben, speichern Sie die Erstattungseinstellungen.

Prüfen Sie, ob in der Zusammenfassung die richtigen Unternehmen, die richtige Häufigkeit, die richtige Währung und das richtige Überweisungskonto angezeigt werden.

Nach dem Speichern ist die Kostenerstattung für die ausgewählten Unternehmen aktiviert. Mitarbeiter dieser Unternehmen können (sofern noch nicht geschehen) ihre Bankverbindung in ihrem Profil hinterlegen, und Finanzprüfer können unter Finanzen > Prüfung > Kostenerstattungen mit der Genehmigung und Planung von Kostenerstattungen beginnen.

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