Mit AI Policies können Sie die schriftlichen Reiserichtlinien Ihres Unternehmens hochladen, sodass Perk Reisenden, Buchern und Genehmigern darauf basierend hilfreiche, leicht verständliche Hinweise geben kann. Dieser Artikel erklärt, was AI Policies ist, wie es mit Ihren bestehenden Richtlinien zusammenarbeitet und wo die Hinweise angezeigt werden. Nutzen Sie ihn, um zu verstehen, was Sie erwartet, bevor Sie Ihre Richtlinien hochladen.

Kurz gesagt: Sie laden Ihr Richtliniendokument hoch, und Perk verwendet es, um relevante Hinweise im Kontext anzuzeigen – es ändert nichts daran, was in den Richtlinien enthalten ist oder nicht, und es genehmigt oder blockiert nichts.

Was KI-Richtlinien bewirken

AI Policies liest Ihre hochgeladene Reiserichtlinie (PDF) und wandelt die darin enthaltenen Details in kontextbezogene Hinweise für die Reiseentscheidungsträger um. Ihre Reiserichtlinien enthalten bereits festgelegte Regeln, wie beispielsweise einen maximalen Übernachtungspreis. AI Policies ergänzt diese, um die Nuancen Ihrer Richtlinie zu vermitteln, etwa „Bevorzugen Sie Online-Meetings zur Emissionsreduzierung“.

AI Policies liest Ihre hochgeladenen Richtlinien und zeigt die relevanten Hinweise zum Zeitpunkt der Buchung an, sodass Reisende nicht nur sehen, was erlaubt ist, sondern auch, was Ihr Unternehmen bevorzugt.

Wie KI-Richtlinien mit Ihren bestehenden Richtlinien zusammenwirken

AI Policies ergänzt Ihre bestehende Systemarchitektur – es ersetzt sie nicht. Ihre bestehenden Reiserichtlinien funktionieren weiterhin wie gewohnt und bleiben die maßgebliche Grundlage dafür, was unter die Richtlinien fällt und was nicht.

Die KI-Richtlinien ergänzen diese Regeln um eine weitere Ebene an Empfehlungen. Sie dienen lediglich der Information: Sie liefern Hinweise und Kontext, entscheiden aber nicht, ob etwas den Richtlinien entspricht oder nicht, und haben keinen Einfluss auf Genehmigungsprozesse.

Hinweis: AI Policies blockiert niemals eine Buchung, kennzeichnet sie nicht als richtlinienwidrig und leitet nichts zur Genehmigung weiter.Diese Ergebnisse werden weiterhin ausschließlich durch Ihre festgelegten Reiserichtlinien bestimmt. KI-Richtlinien ergänzen diese lediglich um kontextbezogene Hinweise.

Angenommen, Ihre Richtlinie empfiehlt Reisenden beispielsweise, Online-Meetings zu priorisieren, wenn Reisen nicht unbedingt notwendig sind, und nach Möglichkeit emissionsärmere Optionen zu wählen. Da es sich hierbei um Präferenzen und nicht um feste Vorgaben handelt, sind sie nicht als starre Regeln definiert. AI Policies zeigt diesen Kontext direkt beim Buchungsvorgang an, sodass er berücksichtigt werden kann – ohne Ihre bestehenden Regeln zu ändern.

Wer sieht die Leitlinien für KI-Richtlinien?

Die Richtlinien für KI-gestützte Reiseplanung werden denjenigen angezeigt, die an der Buchung und Bewertung von Reisen beteiligt sind. Je nachdem, wo sie sich bei Perk befinden, umfasst dies Folgendes:

• Buchende und Reisende, die nach Flügen, Hotels, Zügen oder Mietwagen suchen.
• Genehmigende Personen prüfen eine Reise.

Für Bucher und Genehmiger gilt die gleiche Grundrichtlinie, die dort sichtbar wird, wo sie für ihre Tätigkeit relevant ist.

Wo Sie Leitlinien zu KI-Richtlinien finden

Die Richtlinien von AI Policies werden dort angezeigt, wo Reisende und Genehmiger bereits arbeiten. Reisende und Buchende sehen sie auf der Startseite, in den Suchergebnissen für Flüge, Hotels, Züge und Mietwagen sowie im Reiseplan – sie können sogar schon vor Beginn der Suche erscheinen. Während ein Buchender die Optionen prüft, zeigt AI Policies relevante Informationen aus Ihren Richtlinien an: Welche Reiseart zuerst in Betracht gezogen werden sollte, welche Optionen Unternehmenspräferenzen darstellen, auch wenn sie keine strikten Regeln sind, und alle Bedingungen oder Ausnahmen, die vor der Buchung beachtet werden sollten.

Die Genehmigenden sehen die Richtlinien im Genehmigungsantrag, sodass sie beim Prüfen einer Reise denselben Richtlinienkontext vorfinden.

Was KI-Richtlinien heute leisten können und was nicht.

Die KI-Richtlinien bieten zuverlässige, kontextbezogene Hilfestellung, haben aber gewisse Grenzen. Das Verständnis dieser Grenzen hilft, die richtigen Erwartungen an Reisende und Genehmiger zu formulieren.

Was es gut kann:

• Bewertet eine ausgewählte Reisesuche oder -auswahl im Hinblick auf Ihre Versicherungspolice und gibt kontextbezogene Hinweise.
• Fasst Ihr Versicherungsdokument zusammen, um den Kontext neben den Reisesuchdetails zu verdeutlichen. Zum Beispiel:
  • Erläutert die Gründe für Ihre Politik in einfacher Sprache – beispielsweise die Präferenz, umweltfreundlicheren, emissionsärmeren Verkehrsmitteln Vorrang einzuräumen.
  • Es werden Unternehmenspräferenzen aufgezeigt, die keine strikten Regeln darstellen, sodass Reisende die Absicht hinter einer Wahl erkennen und nicht nur die Grenze.
  • Bedingungen und Ausnahmen, die Sie vor der Buchung kennen sollten – zum Beispiel, wenn für eine höhere Kabinenklasse eine schriftliche Genehmigung erforderlich ist.

Aktuelle Einschränkungen:

• Nur als Richtlinie. Die KI-Richtlinien erzwingen nichts. Sie kennzeichnen Buchungen nicht als richtlinienwidrig und leiten sie auch nicht zur Genehmigung weiter – das übernehmen Ihre strukturierten Regeln.
• Nicht für exakte Zahlen ausgelegt. AI Policies ist bei mathematischen Berechnungen nicht zuverlässig. Wenn Sie auf bestimmte Beträge oder feste Grenzwerte angewiesen sind, legen Sie diese stattdessen als strukturierte Reiseregeln fest.
• Nicht deterministisch. Aufgrund der KI-Technologie, die dieser Funktion zugrunde liegt, kann sich die Empfehlung im Laufe der Zeit leicht ändern, selbst bei gleicher Eingabe.
• Am besten mit klaren Richtlinien. Je klarer und präziser Ihre hochgeladenen Richtlinien sind, desto hilfreicher sind die Anweisungen. Unklare oder widersprüchliche Richtlinien führen zu unklaren Anweisungen.

Achtung: Da die KI-Richtlinien lediglich Empfehlungen und keine Durchsetzungsmaßnahmen darstellen, sollten Sie sich nicht darauf verlassen, dass sie Reisen außerhalb der Richtlinien verhindern. Halten Sie Ihre bestehenden Reiseregeln für alle Reisen, die Sie automatisch regeln möchten, weiterhin ein.

Erste Schritte

Administratoren richten KI-Richtlinien ein, indem sie die Reiserichtlinien des Unternehmens als PDF unter Einstellungen > Reisemanagement > Reiserichtlinien hochladen. Direkt nach dem Hochladen legen sie fest, wer die Richtlinien sehen kann: das gesamte Konto oder bestimmte Personen. Es empfiehlt sich, zunächst mit einer kleinen Gruppe zu testen, bevor die Richtlinien flächendeckend eingeführt werden.

Sobald die Richtlinie hochgeladen und die Administratoren festgelegt haben, wer die Hinweise sehen soll, werden die KI-Richtlinien in den relevanten Reise- und Genehmigungsprozessen angezeigt. Buchende, Reisende und Genehmigende müssen nichts aktivieren.

Häufig gestellte Fragen

• Entscheidet AI Policies, was in die Richtlinien fällt und was nicht?Nein. AI Policies dient lediglich der Information. Es liefert Hinweise basierend auf Ihren Richtlinien, aber Ihre festgelegten Reisebestimmungen bleiben die maßgebliche Quelle dafür, was in die Richtlinien fällt und was nicht.
• Werden Buchungen blockiert oder zur Genehmigung weitergeleitet? Nein. AI Policies blockiert niemals eine Buchung und leitet sie auch nicht zur Genehmigung weiter. Diese Ergebnisse hängen ausschließlich von Ihren festgelegten Reiseregeln und Genehmigungseinstellungen ab.
• Wer sieht die Hinweise und wo? Reisende und Bucher sehen sie auf der Startseite, in den Suchergebnissen für Flüge, Hotels, Züge und Mietwagen sowie im Reiseplan. Genehmigende Personen sehen sie in der Genehmigungsanfrage, wenn sie eine Reise prüfen.
• Kann ich es zunächst nur für einige Reisende aktivieren?Ja. Direkt nach dem Hochladen Ihrer Richtlinie können Sie die KI-Richtlinienhinweise bestimmten Personen oder Ihrem gesamten Konto anzeigen. Es empfiehlt sich, mit einer kleinen Gruppe zu beginnen, um die Hinweise zunächst zu testen.
• Welche Arten von Richtlinien kann es interpretieren? AI Policies funktioniert am besten mit differenzierten, realen Hinweisen, die strukturierte Regeln nicht so einfach erfassen können – zum Beispiel Präferenzen bezüglich der Tarifart, wann man die Bahn dem Flugzeug vorziehen sollte, Nachhaltigkeitspräferenzen oder Bedingungen und Ausnahmen, die vor der Buchung beachtet werden sollten.
• Wird meine hochgeladene Richtlinie zum Trainieren von KI-Modellen verwendet? Nein, Ihre Richtlinie wird nicht zum Trainieren des KI-Modells verwendet.
• Kann ich mehrere PDFs hochladen, die jeweils für unterschiedliche Reisende gelten (z. B. Führungskräfte vs. andere)? Derzeit nicht.