Dieser Artikel erklärt, wie Perk entscheidet, welche Unternehmen und Kostenpositionen Sie auf der Reise-Checkout-Seite auswählen können. Er hilft Ihnen zu verstehen, warum ein Unternehmen oder eine Kostenposition bei der Buchung einer Reise angezeigt wird oder nicht.
Hinweis: Dieser Artikel behandelt die Auswahl des Kostenobjekts bei der Reisebuchung im Checkout-Prozess. Die Auswahl des Kostenobjekts in Spesenabrechnungen oder Rechnungen sowie andere Buchungsmethoden wie der Concierge-Service werden hier nicht behandelt. Definitionen der verwendeten Schlüsselbegriffe (Kostenobjekt, Unternehmensbereich, Zuordnung und Zugriff) finden Sie unter Kostenobjekte in Perk.
Welchen Unternehmen kann ich eine Rechnung stellen?
Welche Unternehmen Sie für eine Reise in Rechnung stellen können, hängt von zwei Faktoren ab:
- Die Flexible Rechnungsstellung-Einstellung des Kontos
- Die Rolle der Person, die die Reise bucht
Hinweis: Die flexible Rechnungsstellung ist eine Kontoeinstellung, die festlegt, ob Bucher nur ihr zugewiesenes Unternehmen oder jedes Unternehmen im Konto in Rechnung stellen können. Kontoadministratoren richten diese Einstellung ein.
Die flexible Rechnungsstellung
Kontoadministratoren können die flexible Rechnungsstellung unter Einstellungen > Konto > Unternehmen > Flexible Rechnungsstellung aktivieren, indem sie Alle Personen können Reisen an jedes Unternehmen abrechnen auswählen. Ist diese Option aktiviert, kann jeder, auch Gäste, bei der Buchung einer Reise jedes beliebige Unternehmen im Konto auswählen.
Hinweis: Wenn die flexible Rechnungsstellung aktiviert ist, sehen die Bucher zuerst ihr zugewiesenes Unternehmen in der Dropdown-Liste, können aber jedes beliebige Unternehmen im Konto auswählen.
Die Rolle des Bookers
Hinweis: Diese Regeln gelten nur, wenn die flexible Rechnungsstellung deaktiviert ist. Ist sie aktiviert, kann jeder Bucher, unabhängig von seiner Rolle, jedem Unternehmen im Konto eine Rechnung stellen.
Wenn die flexible Rechnungsstellung deaktiviert ist, hängt es von der Rolle des Buchenden ab, welche Unternehmen Sie in Rechnung stellen können:
- Kontoadministratoren können unabhängig von den flexiblen Rechnungseinstellungen jederzeit jedem Unternehmen im Konto eine Rechnung stellen.
- Reisemanager können ihrer eigenen Firma und den Firmen der Reisenden, für die sie buchen, Rechnungen stellen.
- Alle anderen Buchenden, einschließlich der Gäste, können nur dem Unternehmen eine Rechnung stellen, dem sie zugeordnet sind.
Welche Kostenobjekte kann ich auswählen?
Die bei der Buchung einer Reise verfügbaren Kostenpositionen hängen von drei Faktoren ab:
- Das beim Bezahlvorgang ausgewählte Unternehmen
- Die Person, die die Reise bucht
- Kostenobjektzuordnung und Zugriffseinstellungen des Reisenden
Hinweis: Diese Liste enthält nur Kostenarten, die für Reisekosten verwendet werden können. Kostenarten, die ausschließlich für Spesen oder Rechnungen eingerichtet wurden, werden im Checkout nicht angezeigt, selbst wenn das ausgewählte Unternehmen im Geltungsbereich liegt.
Hinweis: Diese Faktoren werden nacheinander angewendet und können die Liste jeweils weiter einschränken. Ein späterer Faktor kann kein Kostenobjekt wiederherstellen, das bereits durch einen früheren Faktor entfernt wurde. Beispielsweise kann keine Rolle oder Zugriffseinstellung ein Kostenobjekt wiederherstellen, das für das ausgewählte Unternehmen nicht relevant ist.
Das beim Bezahlvorgang ausgewählte Unternehmen
Nachdem der Buchende ein Unternehmen ausgewählt hat, schränkt Perk die Liste der Kostenobjekte anhand des jeweiligen Unternehmensbereichs ein. Es werden nur Kostenobjekte angezeigt, deren Bereich das ausgewählte Unternehmen umfasst. Dadurch werden ungültige Kombinationen von Unternehmen und Kostenobjekten für eine Reise vermieden.
Bucher, die mehreren Unternehmen Rechnungen stellen können, können das ausgewählte Unternehmen ändern. Welches Unternehmen dazu zählt, erfahren Sie oben unter „Welche Unternehmen kann ich abrechnen?“. Wählt ein Bucher ein Kostenobjekt aus und ändert anschließend das Unternehmen, löscht Perk das Kostenobjekt, falls die neue Kombination aus Unternehmen und Kostenobjekt ungültig ist.
Die Rolle der Person, die die Reise bucht
- Kontoadministratoren können jedes Kostenobjekt auswählen, das das ausgewählte Unternehmen umfasst. Sie benötigen keinen Zugriff auf das Kostenobjekt.
- Reisemanager können jedes Kostenobjekt auswählen, das den Reisenden, für die sie buchen, zur Verfügung steht.
- Gäste können beim Bezahlvorgang kein Kostenobjekt sehen oder auswählen. Perk wählt automatisch das ihnen zugewiesene Kostenobjekt aus, sofern vorhanden. Genehmigende Personen können während des Genehmigungsprozesses ein Kostenobjekt hinzufügen oder ändern.
- Alle anderen Bucher können die den Reisenden zur Verfügung stehenden Kostenobjekte anhand der Kostenobjektzuordnung und der Zugriffseinstellungen der Reisenden auswählen.
Im Genehmigungsstadium können Genehmiger das vom Buchenden ausgewählte Kostenobjekt ändern. Kontoadministratoren können jedes Kostenobjekt auswählen, das das ausgewählte Unternehmen umfasst. Andere Genehmiger können nur die Kostenobjekte auswählen, die den Reisenden gemäß deren Zuordnung und Zugriffseinstellungen zur Verfügung stehen.
Hinweis: Der Unternehmensbereich eines Kostenobjekts gilt für alle am Checkout beteiligten Personen, einschließlich der Kontoadministratoren.
Kostenobjektzuordnung und Zugriffseinstellungen des Reisenden
Für Buchende, die keine Kontoadministratoren sind, enthält die Liste das dem Reisenden zugewiesene Kostenobjekt sowie alle weiteren Kostenobjekte, auf die der Reisende Zugriff hat, einschließlich der für alle zugänglichen Kostenobjekte. Administratoren können einzelnen Personen oder ganzen Benutzergruppen gleichzeitig Zugriff gewähren. Weitere Informationen zur Einrichtung des Zugriffs finden Sie im Abschnitt „Kostenobjektzuweisung und -zugriff“ unter „Kostenobjekte in Perk“.
Wenn eine Reise mehrere Reisende umfasst, enthält die Liste das jedem Reisenden zugeordnete Kostenobjekt sowie alle Kostenobjekte, auf die ein Reisender Zugriff hat.