Mit einem Zeitplan in Perk wird eine gespeicherte Vorlage (ein gespeicherter Satz von Berichtsfeldern und Filtern) regelmäßig an die von Ihnen ausgewählten Empfänger per E-Mail versendet. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie einen Zeitplan erstellen, die Versandhäufigkeit festlegen und Ihre bestehenden Zeitpläne suchen, bearbeiten oder löschen.

Hinweis: Zeitpläne werden für Ihr gesamtes Konto freigegeben. Jeder Administrator und Analyst kann alle Zeitpläne einsehen, bearbeiten und löschen, nicht nur die von ihm selbst erstellten. Jeder Zeitplan verwendet genau eine Vorlage, und mehrere Zeitpläne können dieselbe Vorlage verwenden. Sie können keinen Zeitplan ohne Vorlage erstellen. Erstellen Sie daher zuerst eine. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Berichtsvorlagen speichern und wiederverwenden.

Einen Zeitplan erstellen

Ein Zeitplan in Perk sendet eine Vorlage in dem von Ihnen festgelegten Rhythmus an einen oder mehrere Empfänger. In diesem Beispiel erstellen Sie einen Zeitplan namens „Hotelausgaben am Montag“, der jeden Montag eine Vorlage für Hotelausgaben an einen Kollegen aus der Finanzabteilung sendet.

1. Gehen Sie zu Analysieren > Reiseberichte > Berichte und Zeitpläne und wählen Sie dann die Registerkarte Zeitpläne aus.
2. Wählen Sie Zeitplan erstellen.
3. Geben Sie unter Details einen Namen (maximal 128 Zeichen) ein, zum Beispiel „Hotelausgaben am Montag“. Die Namen müssen innerhalb der Zeitpläne Ihres Kontos eindeutig sein.
4. Optional können Sie eine Beschreibung (bis zu 256 Zeichen) eingeben. Wählen Sie anschließend eine Vorlage und ein Format aus, entweder CSV oder Excel.
5. Wählen Sie unter Wiederholung eine Häufigkeit aus. Wählen Sie im Beispiel Wöchentlich und lassen Sie Wochentag auf Montag eingestellt.
6. Wählen Sie unter Empfänger eine oder mehrere Personen aus. Wählen Sie im Beispiel Ihren Kollegen aus der Finanzabteilung aus.
7. Schließen Sie den letzten Schritt ab, um den Zeitplan zu erstellen. Perk zeigt „Zeitplan erstellt.“ an, und der Zeitplan erscheint im Tab „Zeitpläne“.

Hinweis: Sie können nur aktive Perk-Nutzer Ihres Kontos als Empfänger auswählen. Perk kann keine Zeitpläne an externe E-Mail-Adressen senden. Inaktive Empfänger werden von Perk übersprungen. Falls Sie noch keine Vorlagen erstellt haben, wird auf der Registerkarte „Zeitpläne“ „Vorlage erstellen“ anstelle von „Zeitplan erstellen“ angezeigt. Um jederzeit zur Liste zurückzukehren, wählen Sie „Alle Zeitpläne“.

Wählen Sie aus, wie oft Perk einen Bericht sendet.

Die in Perk festgelegten Zeitpläne senden einen Bericht täglich, wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich. Die Frequenz, die Sie im Schritt Wiederholung auswählen, bestimmt, an welchem ​​Tag Perk den Bericht sendet.

Bei monatlichen Zeitplänen sendet Perk den Bericht am letzten Tag des Monats, wenn Sie den 29., 30. oder 31. Tag auswählen, falls der Monat weniger Tage hat.

Sie wählen den Tag, an dem ein Zeitplan versendet wird, nicht die Uhrzeit.

Datumsbereich in einem geplanten Bericht

Ein Zeitplan in Perk hat keinen eigenen Datumsbereich. Er verwendet den relativen Datumsbereich, der in der Vorlage gespeichert ist, zum Beispiel die letzten 7 Tage, gezählt ab dem Tag, an dem Perk den Bericht versendet.

Hinweis: Vorlagen unterstützen keine benutzerdefinierten Datumsbereiche, daher verwendet ein geplanter Bericht immer einen relativen Datumsbereich.

Was die Empfänger erhalten

Perk sendet jedem Empfänger eines Termins eine E-Mail mit einem temporären Download-Link (kein Anhang). Der Link öffnet eine Perk-Seite, die den Download sofort startet. Auf der Seite befindet sich außerdem ein Datei herunterladen-Button für den Fall, dass der Download nicht startet.

Die Empfänger müssen mit dem richtigen Konto bei Perk angemeldet sein. Sie benötigen keine Berichtsberechtigungen. Der Link und die Datei sind 7 Tage gültig. Falls Perk keinen Bericht erstellen kann, wird keine Fehlermeldung versendet.

Weitere Informationen finden Sie unter „Benutzerdefinierten Bericht per E-Mail anfordern“.

Finde einen Zeitplan

Auf der Registerkarte Zeitpläne in Perk werden alle Zeitpläne Ihres Kontos aufgelistet, mit Titel, einer Beschreibung darunter (keine Beschreibung, wenn Sie das Feld leer gelassen haben), Vorlage, Empfängern, Format und Wiederholung.

Um einen Zeitplan zu finden, nutzen Sie eine dieser Optionen:

• Geben Sie ein Wort in Suchen Sie den Zeitplantitel oder die Beschreibung ein.
• Verwenden Sie den Vorlage-Filter, um Zeitpläne anzuzeigen, die eine bestimmte Vorlage verwenden.
• Verwenden Sie den Filter Empfänger, um die an eine bestimmte Person gesendeten Zeitpläne anzuzeigen.

Um Ihre Filter zu entfernen, wählen Sie Filter löschen. Falls keine Treffer angezeigt werden, zeigt Perk „Keine passenden Zeitpläne“ an. Versuchen Sie einen anderen Suchbegriff oder passen Sie Ihre Filter an.

Bearbeiten Sie einen Zeitplan

Sie können die Details, die Wiederholungshäufigkeit oder die Empfänger eines Zeitplans in Perk jederzeit ändern.

1. Gehen Sie zu Analysieren > Reiseberichte > Berichte und Zeitpläne und wählen Sie dann die Registerkarte Zeitpläne aus.
2. Wählen Sie den Zeitplan aus oder öffnen Sie dessen Optionsmenü und wählen Sie Zeitplan bearbeiten.
3. Wählen Sie neben dem Abschnitt, den Sie ändern möchten, Bearbeiten: Details bearbeiten, Wiederholung bearbeiten oder Empfänger bearbeiten. Im Abschnitt Wiederholung wird das nächste Sendedatum als „Nächste Sendung“ angezeigt.
4. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und wählen Sie dann Speichern. Perk zeigt „Zeitplan aktualisiert“ an.

Um ohne Speichern zu verstreichen, wählen Sie Abbrechen. Um die Felder oder Filter zu ändern, die ein Zeitplan sendet, öffnen Sie dessen Optionsmenü und wählen Sie stattdessen Vorlage bearbeiten.

Einen Zeitplan löschen

Wenn ein Termin in Perk gelöscht wird, wird er nicht mehr an die Empfänger gesendet.

1. Gehen Sie zu Analysieren > Reiseberichte > Berichte und Zeitpläne und wählen Sie dann die Registerkarte Zeitpläne aus.
2. Öffnen Sie das Optionsmenü für den Zeitplan und wählen Sie Löschen.
3. Im Fenster „Zeitplan löschen“ wählen Sie „Löschen“. Perk zeigt „Zeitplan gelöscht“ an.

Achtung: Das Löschen eines Zeitplans kann nicht rückgängig gemacht werden. Zeitpläne können auch nicht pausiert oder fortgesetzt werden; das Löschen ist die einzige Möglichkeit, einen Zeitplan zu stoppen. Wenn Sie eine Vorlage löschen, löscht Perk auch alle Zeitpläne, die diese Vorlage verwenden.