Mit „Kinder auf Geschäftsreisen“ kann Ihr Unternehmen Geschäftsreisen für Kinder ab 2 Jahren buchen, die von der Firma finanziert werden. Dieser Artikel erklärt die Funktionsweise von Kinderprofilen, Kosten, Preisen und Einstellungen, damit Administratoren, Personalverantwortliche und Reisemanager wissen, was sie erwartet.

Hinweis: Die Funktion „Kinder auf Geschäftsreisen“ befindet sich in der Alpha-Phase. Verhalten und Bildschirmdarstellung können sich ändern, bevor die Funktion allgemein verfügbar ist.

Kurz gesagt: Ein Administrator schaltet die Einstellung ein, jemand fügt jedes Kind als Profil mit Kein Zugriff hinzu, und das Unternehmen bezahlt die Reise.

Was Kinder auf Geschäftsreisen Ihnen ermöglichen

Mit der Möglichkeit, Kinder auf Geschäftsreisen mitzunehmen, kann ein Unternehmen die Reisekosten über den normalen Buchungsprozess für Geschäftsreisende abwickeln. Ein typischer Fall ist ein Umzug. Beispielsweise zieht Sara in ein neues Büro, und ihr Unternehmen bucht Flüge und Unterkunft für sie und ihre beiden Kinder. Ein weiterer Fall ist die Reise einer Jugendmannschaft zu einem Turnier.

Ein Kontoadministrator aktiviert die Einstellung „Kinder auf Geschäftsreisen zulassen“. Diese ist standardmäßig deaktiviert und gilt für das gesamte Konto. Informationen zum Aktivieren finden Sie unter „Kinder auf Geschäftsreisen zulassen“. Informationen zum Hinzufügen eines Kindes und zur Buchung einer Reise finden Sie unter „Kind hinzufügen und Reise buchen“.

Was ein Kinderprofil ist

Ein Kinderprofil in Perk ist ein Geschäftsprofil ohne Zugriffsrechte. Das Kind kann sich weder anmelden noch eigene Reisen buchen. Weitere Informationen zu Rollen finden Sie unter „Rollen und Berechtigungen in Perk“.

Um das Profil zu erstellen, wählt ein Administrator oder Personenmanager auf der Seite „Personen“ die Option „Kein Zugriff“ aus und aktiviert die Einstellung „Reisender ist 15 Jahre oder jünger“. Es gelten die bestehenden Regeln für Profile ohne Zugriff, einschließlich der E-Mail-Regeln. Die E-Mail-Adresse muss denselben Eindeutigkeitsregeln wie die jeder anderen Person entsprechen. Daher ist die E-Mail-Adresse eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten zulässig, sofern sie von niemand anderem im Konto verwendet wird. Perk sendet Reiseaktualisierungen für das Kind an die im Profil hinterlegte E-Mail-Adresse.

Wer bezahlt und wer kann sehen, was

Die Kosten für Kinder auf Geschäftsreisen werden vom Unternehmen übernommen. Perk stellt dem Unternehmen jede Buchung in Rechnung, und es gelten die üblichen Buchungsbedingungen des Unternehmens sowie die üblichen Genehmigungsregeln des Reisenden.

Diese Funktion fügt keine neuen Rollen oder Berechtigungen hinzu. Die bestehenden Berechtigungen und Sichtbarkeitsregeln für Profile ohne Zugriff bleiben bestehen. Kontoadministratoren können Kinder für das gesamte Konto hinzufügen, Unternehmensadministratoren innerhalb ihrer Unternehmen und Personalverantwortliche innerhalb der von ihnen verwalteten Personen oder Unternehmen. Reisemanager können Buchungen für Kinder innerhalb der von ihnen verwalteten Personen vornehmen. Perk verlangt keinen Nachweis der elterlichen Verantwortung oder Einverständniserklärungen.

Wie Alter und Preisgestaltung funktionieren

Bei Geschäftsreisen von Kindern wird das Geburtsdatum des Kindes verwendet, um den passenden Tarif zu ermitteln. Perk benötigt das Geburtsdatum, bevor jemand nach dem Kind suchen kann. Anschließend kombiniert Perk es mit den Reisedaten, um den passenden Erwachsenen- oder Kindertarif anzuzeigen.

Das Mindestalter beträgt 2 Jahre. Perk akzeptiert keine Geburtsdaten, die das Kind jünger als 2 Jahre machen, und Säuglinge unter 2 Jahren werden nicht unterstützt. Ist das Geburtsdatum zu aktuell, zeigt Perk die Fehlermeldung „Nutzer muss mindestens 2 Jahre alt sein“ an.

Buchung ohne Erwachsenen

Für die Buchung eines Kindes auf Geschäftsreisen ist keine gleichzeitige Buchung durch einen Erwachsenen erforderlich. Perk rät jedoch davon ab, Kinder allein zu buchen. Buchen Sie Kinder nach Möglichkeit zusammen mit einem begleitenden Erwachsenen. Fluggesellschaften und andere Anbieter können eigene Bestimmungen für alleinreisende Kinder haben, die weiterhin gelten.

Was passiert, wenn Sie die Einstellung deaktivieren?

Wenn Sie die Option „Kinder auf Geschäftsreisen zulassen“ deaktivieren, werden keine neuen Buchungen für Kinder mehr angenommen, bestehende Buchungen bleiben jedoch erhalten. Perk archiviert keine Daten, und bestehende Kinderprofile bleiben auf der Seite „Personen“ sichtbar.

Während die Einstellung deaktiviert ist:

• Administratoren und Manager können keine neuen Kinder erstellen, da die Option „Reisender ist 15 Jahre oder jünger“ nicht mehr angezeigt wird.
• Niemand kann ein Kind zu einer Reise hinzufügen.
• Niemand kann eine Reise, an der ein Kind teilnimmt, suchen oder überprüfen. Das Kind von der Reise auszuschließen, funktioniert weiterhin.
• Bestätigte Buchungen und bereits getätigte Reisen sind nicht betroffen.

Sobald ein Administrator die Einstellung wieder aktiviert, können Kinder wieder gebucht werden.

Wie sich dies von persönlichen Reisen unterscheidet

Die Option „Kinder auf Geschäftsreisen“ ist von der Option „Familie und Freunde“ im Bereich „Privatreisen“ getrennt. Bei „Kinder auf Geschäftsreisen“ werden Geschäftsreisen vom Unternehmen bezahlt. Bei „Privatreisen“ hingegen werden private Reisen vom Reisenden selbst bezahlt. Weitere Informationen finden Sie unter „Reise für ein Kind buchen“.