Los objetos de coste le permiten agrupar, supervisar y gestionar los costes de viaje para el mismo departamento o proyecto. Para obtener más información, consulte Objetos de coste en viajes .

Puedes crear un objeto de coste para una empresa específica o utilizar el objeto de coste para todas las empresas de tu cuenta. Asigne el objeto de costo como objeto de costo predeterminado a personas específicas y elija si desea que el objeto de costo sea visible para todos en la empresa o si solo pueden acceder a él usuarios específicos.

Nota : Si también planea utilizar el objeto de costo para gastos y facturas, consulte Configurar objetos de costo para gastos y facturas .

Al crear un nuevo objeto de costo, puede elegir dónde desea utilizar el objeto de costo, qué empresas pueden utilizarlo, seleccionar las personas que también pueden acceder al objeto de costo al reservar su viaje, y seleccione un aprobador preferido para los viajes asignados a este objeto de coste.

Agregar un nuevo objeto de costo para las reservas de viajes

1. Ir a Ajustes > Gestión de costes > Objetos de costo.
2. Haga clic en Agregar objeto de coste .
3. En el Nombre y uso :
   • Ingrese un nombre de de claro, como Presupuesto de viaje del proyecto X.
   • Seleccione un Objeto de costo principal (opcional) si planea usar el objeto de costo también para gastos y facturas. Esto crea una estructura jerárquica para determinar la escalada de aprobación de gastos o facturas. Para obtener más información, consulte Objetos de coste en Perk.
4. Seleccione la opción aplicable EmpresasPuede hacer que este objeto de costo esté disponible para todas las empresas de la cuenta o solo para empresas específicas.
5. En Uso , seleccione Viajes .
   
6. En Personas asignadas, seleccione a todas las personas que deben usar esto como su objeto de costo predeterminado. Los objetos de costo predeterminados se seleccionan automáticamente para los viajeros al momento de reservar un viaje.
7. En ConfiguraciónPara ello, elige si quieres que otras personas puedan ver y seleccionar el objeto de coste. Permitir que otras personas utilicen este objeto de costeSi selecciona "Todos", cualquier persona podrá buscar y seleccionar el objeto de costo durante el proceso de pago. Si selecciona "Personas seleccionadas", solo las personas que haya seleccionado podrán acceder al objeto de costo y seleccionarlo al realizar la reserva.
   
8. En AprobaciónSeleccione un aprobador apropiado para este objeto de costo. La persona seleccionada aquí aprobará todas las solicitudes de aprobación.
9. (Opcional) Bajo Aprobadores adicionales, seleccione a otras personas que también puedan aprobar las solicitudes de viaje para este objeto de costo.
   

Nota: Debe seleccionar un aprobador preferido antes de agregar aprobadores adicionales. El aprobador preferido no puede figurar también como aprobador adicional. Los usuarios invitados no pueden ser seleccionados como aprobadores.

Consejo: Esto es muy recomendable en caso de que quieras Establecer un proceso de aprobación por aprobador de objeto de coste..

10. Haga clic en Guardar.

Si su empresa también utiliza Perk para el procesamiento de gastos y facturas, puede utilizar esto objeto de coste para gastos y facturas al seleccionar Gastos o Facturas en visibilidad de campo. Esto significa que si se selecciona este objeto de costo en la reserva de viaje, todos los gastos de la reserva de viaje se codifican automáticamente con el objeto de costo correcto para los revisores financieros.

Precaución: Si utiliza una integración de RRHH y agrega una nueva persona a Perk con un objeto de coste que no existe en la plataforma, se creará automáticamente un nuevo objeto de coste.

Asigne el objeto de costo como objeto de costo predeterminado de una persona.

Al asignar un objeto de coste como predeterminado a una persona, este se selecciona automáticamente al finalizar la compra al reservar un viaje. La persona también puede ver otros objetos de coste, según su visibilidad.

Para asignar un objeto de costo predeterminado:

1. Ir a la Página de personas.
2. Seleccione la persona o personas a las que desea asignar el objeto de costo.

3. En la sección de acciones rápidas, haga clic en Editar objeto de costo.

   

4. Bajo Asignar un objeto de coste, seleccione el nuevo objeto de costo.

   

Asignar un viaje a un objeto de coste

Para asignar un viaje a un objeto de coste antes del pago:

1. Una vez que haya terminado de seleccionar su viaje, haga clic en Continuar .
2. En la página Pago , en Facturar a , seleccione la empresa a la que desea que se facture el viaje.
3. En Pagar con , seleccione el perfil de pago al que desea que se facture el viaje.
4. En Informes , agregue el objeto Costo y los valores para cualquier campo personalizado.
5. Haz clic en Confirmar pago o Solicitar aprobación .

Dependiendo de la configuración de su empresa, es posible que solo pueda seleccionar algunas de las opciones disponibles.

Precaución: No puede editar el objeto de costo de una reserva después de que la reserva haya sido confirmada. Si utilizas Perk para procesar los gastos, un revisor financiero podrá ajustarlo posteriormente.

Hacer obligatorios los objetos de coste para todas las reservas de viaje

Para que los objetos de coste sean obligatorios en todos los viajes:

1. Ir a Ajustes > Gestión de costes > Objetos de costo.
2. En la esquina superior derecha, haga clic en Configuración .
3. Seleccione Hacer que los objetos de costo sean obligatorios para todas las reservas de viaje .

Una vez habilitada, todos los viajes deben tener un objeto de costo antes de que se pueda finalizar la reserva.

Antes de aplicar esta configuración, asegúrese de que todos estén asignados a un objeto de costo o seleccione Hacer que todos los objetos de costo sean visibles para todos para permitirles elegir entre cualquier objeto de costo.

Visualización de aprobadores adicionales en la lista de objetos de costo

En Configuración > Gestión de costes > Objetos de coste, la columna Aprobadores adicionales muestra quién está configurado para cada objeto de coste de viaje.

Los aprobadores adicionales solo aparecen cuando se selecciona Viajes en Uso. Los objetos de coste de solo gasto no muestran la sección de aprobadores adicionales.