Una política de viajes define qué se considera dentro de la política para vuelos, hoteles, autos, trenes y gastos relacionados en Perk. Proporciona a los viajeros una guía clara sobre lo que pueden reservar y permite que su equipo financiero realice comprobaciones automáticas de cumplimiento en cada reserva.

Utilice este artículo para comprender la configuración disponible para cada tipo de viaje y cómo funcionan en conjunto, de modo que pueda decidir cómo configurar su propia política.

Políticas de viaje en Perk

La política de viajes es el conjunto de reglas que Perk utiliza para determinar si una reserva cumple o no con dicha política. Puedes configurar un conjunto de reglas diferente para cada categoría de viaje (vuelos, hoteles, coches y trenes), así como directrices para los gastos durante el viaje, como taxis y comidas. En conjunto, estas reglas ofrecen a los viajeros expectativas claras antes de reservar y permiten al departamento financiero realizar comprobaciones de cumplimiento automáticas y consistentes sin necesidad de revisar manualmente cada viaje.

Puedes crear una política de viaje predeterminada y luego agregar más políticas para viajeros específicos. Si un viajero no tiene una política específica asignada, Perk aplica la política predeterminada. Cuando alguien reserva un viaje, Perk muestra si la reserva está dentro o fuera de la política. Por defecto, se notifica a los viajeros, pero no se les impide reservar fuera de la política. Para enviar viajes fuera de la política para su revisión, establecer un proceso de aprobación de viajes.

Perk te ofrece plantillas prediseñadas para que tu póliza pueda publicarse en minutos, y todas las configuraciones seguirán siendo totalmente editables posteriormente. Puedes elegir entre:

• Póliza estándar (recomendada) — el punto de partida más popular para nuevos clientes, con presupuestos equilibrados y sin restricciones de plazos de reserva.
• Política estricta — presupuestos más ajustados y periodos de reserva obligatorios, para organizaciones que desean un control de costes más estricto.
• Crea el tuyo — para equipos que ya conocen sus reglas y quieren configurar vuelos, hoteles, coches y trenes desde cero.

Por ejemplo, aquí se muestra una comparación entre las plantillas Estándar y Estricta en algunos ajustes clave. Estas cifras son ejemplos ilustrativos, no valores predeterminados fijos; puede editar cualquiera de ellas después de comenzar con una plantilla.

Encontrará estas configuraciones en Configuración > Gestión de viajes > Políticas de viaje.

Nota: Su especialista en implementación le explicará dónde se encuentra cada campo individual en su configuración y le ayudará a configurarlo según sus necesidades operativas.

Configuración de la política de vuelo

Las reglas de vuelo en Perk controlan qué tarifas se pueden reservar por defecto y cuáles necesitan aprobación, según la cabina, el horario, la ruta y el precio. Puedes configurar:

• Restricciones de clase de cabina, como restringir las reservas a la clase económica por defecto.
• Una mayor flexibilidad en la clase de cabina para vuelos más largos, como permitir la clase ejecutiva una vez que la duración del vuelo supere un umbral determinado (por ejemplo, 6 horas).
• Un límite para los vuelos de ida, que define cuánto debería costar un vuelo de ida.
• Ventanas de reserva, que establecen el número mínimo de días antes de la salida en que debe reservarse un vuelo.
• Presupuestos dinámicos o máximos, aplicando una diferencia porcentual fija basada en la tarifa más barata o la tarifa media en los resultados de la búsqueda.
• Excepciones basadas en la ruta, estableciendo un límite de precio específico entre dos destinos, como un límite superior para el trayecto Dubái-Londres que el establecido en la política general.
• Excepciones para vuelos nacionales, aplicando un límite de precio separado, generalmente más bajo, para viajes dentro del país en lugar del presupuesto internacional general.
• Tarifas corporativas, por lo que las tarifas de las aerolíneas con las que haya negociado acuerdos quedan excluidas de sus límites de presupuesto.

Configuración de la política del hotel

Las reglas de hotel en Perk controlan qué propiedades se pueden reservar por defecto, según la calidad, la fecha y el precio, con la posibilidad de ajustar el presupuesto según el mercado. Puedes configurar:

• Una calificación máxima permitida de estrellas.
• Periodos de reserva sobre con cuánta antelación se debe reservar un hotel.
• Presupuestos dinámicos o máximos, basados ​​en la tarifa media de los resultados de búsqueda. El método de la opción más económica utilizado para vuelos no se aplica a hoteles.
• Excepciones presupuestarias establecidas por ciudad o por país, que permiten un límite nocturno diferente al presupuesto máximo general, como una asignación mayor para Dubái que para un mercado de menor costo.
• Tarifas corporativas, por lo que las tarifas de las cadenas hoteleras con las que haya negociado acuerdos quedan excluidas de sus límites presupuestarios.

Configuración de la política del automóvil

Las reglas del coche en Perk te permiten configurar:

• Presupuestos diarios para alquiler de coches.
• Ventanas horarias de reserva para saber con cuánta antelación se debe reservar un coche.
• Tipo de coche, que abarca coches pequeños, coches medianos, coches grandes, coches de gama alta y un nivel de mejora de "opciones de élite" dentro de cada tipo.
• Tarifas corporativas, por lo que las tarifas de los proveedores de automóviles con los que haya negociado acuerdos quedan excluidas de sus límites presupuestarios.

Configuración de la política de trenes

Las reglas de entrenamiento en Perk te permiten configurar:

• Presupuestos dinámicos o máximos para billetes de tren.
• Restricciones de clase de cabina para trenes.
• Tarifas corporativas, por lo que las tarifas de las compañías ferroviarias con las que haya negociado acuerdos quedan excluidas de sus límites presupuestarios.

Gastos durante el viaje

Perk también te permite dar instrucciones a los viajeros sobre los gastos durante el viaje, como taxis y comidas.

Nota: La información proporcionada durante el viaje es meramente informativa. No aparece durante el proceso de reserva, por lo que los viajeros la ven por separado, en lugar de al momento de reservar.

Creación de una política de viajes

Para crear una política de viajes:

1. Vaya a Configuración >Gestión de viajes> Políticas de viaje.
2. Haga clic en Nueva política de viajes .
3. Ingrese un nombre para la política y haga clic en Crear política de viaje .
4. En la nueva política de viajes, seleccione el tipo de viaje que desea actualizar y haga clic en Editar .
5. Seleccione el Presupuesto predeterminado, Excepciones de presupuesto, y Configuración avanzada.
6. Hacer clic Guardar cambios.

Una vez que hayas creado una política, asígnale los viajeros.

Asignación de viajeros a una política de viajes

Para asignar a los viajeros a una política de viaje:

1. Ve a la página Personas.
2. Busca a la persona y selecciona su nombre.
3. Vaya a la pestaña Organización y, en Políticas y aprobaciones, seleccione Editar.
4. En Política de viajes, busque o seleccione la política de la lista.
5. Seleccione Guardar.

Modificación de una política de viajes

Puedes editar una política de viajes en cualquier momento. Para editar una política de viajes:

1. Ve a Configuración > Gestión de viajes >Políticas de viaje.
2. En la política que desea editar, seleccione el tipo de viaje y seleccione Editar.
3. Actualiza la configuración y selecciona Guardar cambios.