Puedes configurar campos personalizados para recopilar información adicional al reservar un viaje, registrar un gasto o procesar una factura para la asignación de costos. La información de este campo se puede usar para realizar un seguimiento y clasificar los costos o para activar un flujo de aprobación específico.

Solo los administradores de la cuenta pueden crear estos campos personalizados. Sin embargo, los usuarios pueden verlos en el proceso de pago, en el formulario de envío de gastos y en el formulario de factura.

Según su función, pueden añadir información a estos campos. Por ejemplo, los empleados pueden añadir información a un campo personalizado al finalizar la compra al reservar un viaje, y los gestores de viajes pueden editarlo si es necesario. En el caso de los gastos, quienes los envían pueden seleccionar una opción para el campo personalizado, y los revisores financieros pueden editarlo si es necesario.

Al configurar un campo personalizado para reservas de viaje, gastos y facturas, puede elegir su uso. Por ejemplo, puede agregar un campo personalizado al proceso de pago para almacenar preferencias de viaje, explicaciones de las tarifas seleccionadas o solicitudes especiales. En este caso, puede configurar el campo personalizado exclusivamente para viajes. Este campo no aparecerá en los gastos que los usuarios puedan enviar.

Puedes configurar campos personalizados para que los usen todos los usuarios de todas las empresas, o restringirlos a empresas específicas. Solo los empleados de esas empresas verán el campo personalizado y podrán introducir un valor. Puedes elegir si el campo es opcional u obligatorio.

Los campos personalizados se muestran en orden alfabético en el proceso de pago, tanto para gastos como para facturas. Del mismo modo, las opciones de campo se ordenan alfabéticamente. No es posible establecer el orden manualmente.

Nota: Si antes utilizabas etiquetas, ahora puedes usar campos personalizados. Para obtener más información, consulta Migración de etiquetas a campos personalizados .

Campos personalizados para la asignación de costos

Puede utilizar campos personalizados para reflejar cualquier dimensión financiera adicional que haya configurado en su sistema financiero para realizar un seguimiento de la asignación de costes.

Por ejemplo, puede que desee que los empleados añadan el nombre de un evento específico para poder hacer un seguimiento de todos los gastos derivados del mismo. En este caso, puede añadir un campo personalizado para viajes y gastos, de modo que los empleados puedan especificar el evento al reservar y añadir esta información al registrar los gastos asociados. Esto le facilitará el seguimiento de todos los costes relacionados con dicho evento.

Al configurar un campo personalizado para la asignación de costos, puede especificar un ID único que facilite la identificación del concepto al exportar gastos o facturas a un sistema externo. Puede restringir el campo personalizado a categorías específicas de gastos o facturas, e incluso asociarlo exclusivamente con objetos de costo específicos, para obtener información adicional a la que proporciona el objeto de costo.

Por ejemplo, puede que desee configurar un objeto de coste, Habilitación de Ventas, y luego crear un campo personalizado, para clasificar aún más los gastos. De esta forma, puede asignar gastos al objeto de coste Habilitación de Ventas , al mismo tiempo, recopilar información detallada sobre el proyecto en el que se incurrió en el gasto para obtener informes más precisos.

Nota : La cantidad de campos personalizados que puede crear depende de su plan. Para obtener más información, consulte página de precios de los planes de Perk .

Formatos de respuesta y opciones para campos personalizados

Puedes determinar de forma flexible cómo las personas introducen la información en el campo personalizado. Perk te permite crear tres tipos de respuesta:

• Selección única : Los usuarios solo pueden seleccionar una opción de la lista. Este formato se aplica a viajes, gastos y facturas. Usted determina el código ERP que se utilizará para exportar la información a su sistema de finanzas y contabilidad. También puede seleccionar un aprobador específico, si es necesario. Para obtener más información, consulte Uso de campos personalizados para la aprobación de gastos y facturas .
   
• Selección múltiple : Los usuarios pueden seleccionar una o más opciones de una lista. Puede crear tantas opciones como necesite. Los campos personalizados de selección se pueden usar para realizar un seguimiento de departamentos, oficinas, motivos de viaje y códigos de proyecto o cliente. Este formato solo se aplica a los campos personalizados de viaje.
  
  Si es necesario, puede permitir que los usuarios añadan sus propias opciones. Verán todas las opciones de campo predefinidas en la lista, junto con la opción de crear una nueva respuesta. Una vez añadida una nueva respuesta, otros usuarios podrán seleccionarla al completar el campo personalizado.
   
• Texto libre : Los usuarios pueden escribir lo que deseen. Esto puede utilizarse para registrar identificadores de otros sistemas, almacenar preferencias de viaje, documentar explicaciones de tarifas seleccionadas, capturar solicitudes especiales o registrar restricciones dietéticas. Este formato solo se aplica a los campos personalizados de viaje.

Consejo: Puede crear campos personalizados de selección única para gastos y facturas para recopilar información que no se utilice para la asignación de costos.

Hay tres maneras de crear opciones de campo para campos personalizados de selección única y múltiple, dependiendo de dónde se utilicen:

• Agregue las opciones individualmente (todas).
• Carga masiva mediante un archivo CSV (todos).
• Aprovisionamiento mediante una herramienta de terceros.

Puede editar o archivar las opciones de campo cuando lo desee. Para los campos personalizados proporcionados mediante un sistema de terceros, el sistema de origen determina el tipo de campo personalizado creado. Por ejemplo, para integraciones de gastos con un sistema de finanzas y contabilidad o un ERP, solo se pueden crear campos personalizados utilizados para la asignación de costos.

Puedes cambiar el tipo de campo personalizado en cualquier momento, pasando de selección única a texto libre, de selección única a multiselección, de multiselección a texto libre o de texto libre a multiselección. Sin embargo, si has creado un campo personalizado de multiselección y los usuarios han introducido varios valores, no podrás convertirlo en un campo de selección única.

Precaución: No puede usar campos personalizados de selección múltiple para gastos o facturas. Si ha creado un campo personalizado de selección múltiple, no puede convertirlo en un campo de selección única. Debe crear un nuevo campo personalizado.

Utilización de campos personalizados para la aprobación de gastos y facturas

En gastos y facturas, puede utilizar los valores enviados como parte de un campo personalizado para determinar un flujo de aprobación personalizado para ese gasto o factura.

Por ejemplo, puede que desee asignar todos los gastos de un proyecto específico a una persona determinada. En este caso, configure un campo personalizado llamado «Proyecto» con los valores «Proyecto Alfa» y «Proyecto Beta». En la configuración de cada valor, asigne a Alex Gómez como aprobador del Proyecto Alfa y a Ana Smith del Proyecto Beta.

Se configura un flujo de trabajo personalizado utilizando el diseñador de flujos de trabajo que incluye un nodo para asignar un aprobador en función del valor del campo personalizado Proyecto si está presente.

Cuando los usuarios envían gastos al objeto de coste de Habilitación de Ventas y seleccionan el Proyecto Alfa como proyecto, el gasto puede enviarse a Alex Gómez para su aprobación en lugar de utilizar al propietario del objeto de coste de Habilitación de Ventas como aprobador.

Configurar un campo personalizado para reservas, gastos y facturas

Nota: Dependiendo de la configuración de su cuenta, es posible que vea o no todas estas opciones.

1. Vaya a Configuración > Gestión de costes > Campos personalizados .
2. Haz clic en Agregar campo .
3. Seleccione Reservas de viaje, gastos y facturas .
   
   
    
4. En Nombre y descripción del campo , introduzca:
   • Nombre: La etiqueta que se muestra al finalizar la compra, en el gasto o en la factura.
   • Descripción: Esto ayuda a las personas a completar el campo correctamente.
   • En Empresas , elija si desea recopilar esta información personalizada para todas las empresas o solo para algunas específicas. Si selecciona empresas específicas, el campo personalizado solo se mostrará a las personas que pertenezcan a esa empresa.
   • En Uso , elige dónde quieres usar el campo personalizado: viajes, gastos o facturas. Es posible que veas algunas o ninguna de estas opciones, según tu cuenta.
   • Si ha seleccionado gastos o facturas y desea realizar un seguimiento de los costos utilizando el campo personalizado, seleccione Usar para la asignación de costos e ingrese un ID único que se puede utilizar para identificar el tipo de costo al exportar gastos a un sistema de terceros, como un ERP.
5. En Ajustes , elige:
   • Si el campo personalizado es obligatorio en las reservas de viajes, si ha seleccionado el uso de viajes, o en los gastos y facturas, si ha seleccionado cualquiera de estos en el paso anterior.
   • Si el campo personalizado se utiliza para la asignación de costes, elija si desea restringir su uso a una categoría u objeto de coste específico . El campo personalizado solo se muestra cuando se selecciona esta categoría u objeto de coste para un gasto o factura.
6. En el formato Respuesta , determine el formato de la información que se puede ingresar en el campo personalizado:
   • Selección única : Solo se puede seleccionar un valor de campo de los valores de campo permitidos.
   • Selección múltiple : Se pueden seleccionar varios valores de los campos permitidos. Permita que los usuarios agreguen otros valores seleccionando Permitir que los usuarios agreguen sus propios valores de campo (solo para reservas de viajes) .
   • Texto libre : Se puede introducir cualquier texto que cumpla con la configuración del campo. Especifique un número mínimo y máximo de caracteres, y determine el tipo de caracteres permitidos: mayúsculas, minúsculas, números o caracteres especiales. Se consideran caracteres especiales todos aquellos que no sean números del 0 al 9, az, AZ o un espacio.
7. Según el formato de respuesta, determine los valores campo aplicables Para obtener instrucciones, consulte Agregar valores de campo para un campo personalizado .
8. Haz clic en Guardar.

Consejo: Puede crear varios campos personalizados con el mismo nombre para mostrar, pero restringirlos a empresas específicas para poder determinar el código ERP correcto para exportar la información al sistema financiero.

Por ejemplo, puede crear dos campos personalizados llamados Proyecto y restringir uno a la entidad jurídica española y el otro a la alemana. Esto le permite exportar correctamente los códigos de proyecto de dicha empresa.

Agregar valores de campo para un campo personalizado

Puedes añadir opciones al crear un campo personalizado nuevo o después de que ya se haya creado. Dependiendo del formato de respuesta , la información requerida puede variar.

Para todos los formatos de respuesta, debe especificar un nombre de valor y un nombre para mostrar. El nombre para mostrar se muestra a los usuarios cuando hacen clic en el campo personalizado. El nombre de valor se utiliza si la información personalizada se exporta a un sistema de terceros.

Para los campos personalizados de selección única para gastos y facturas que pretende utilizar para la asignación de costos, también debe determinar el código ERP específico para garantizar que la información se pueda exportar a su sistema financiero y contable.

También puede seleccionar un aprobador específico para los gastos o facturas que se envíen con ese valor en el campo personalizado. Para obtener más información, consulte Uso de campos personalizados para la aprobación de gastos y facturas .

Puedes eliminar los valores de los campos en cualquier momento. Cualquier respuesta ya registrada en los gastos existentes.

Añada las opciones individualmente

1. Vaya a Configuración > Gestión de costes > Campos personalizados .
2. En el campo personalizado al que desea agregar opciones, haga clic en los tres puntos y seleccione Editar .

3. En Valores de campo , haga clic en Agregar nuevo:

   Nombre del valor : Valor que se exporta a sistemas de terceros, si es necesario.

   Nombre para mostrar : Etiqueta que se muestra a las personas como una opción en respuestas de selección única y múltiple.

   Código ERP : Identificador único que se utiliza para identificar la opción en un sistema de terceros. Solo se aplica si el campo personalizado se utiliza para la asignación de costes.

   Aprobadores de gastos : Seleccione la persona o personas que deben aprobar el gasto o la factura. Solo se aplica si el campo personalizado se utiliza para la asignación de costos.

4. Hacer clic Ahorrar.
5. Agregue tantos valores como sean necesarios y haga clic en Guardar para guardar los cambios.

Utilizar una carga de archivos CSV

Para cargar varias opciones de campo a la vez, puede usar un archivo CSV. Los valores deben separarse con punto (;). El nombre debe tener 100 caracteres o menos y no debe contener barras diagonales ( ), saltos de línea ( \n ) ni punto ( ).

Los campos con nombres de más de 100 caracteres o que contengan caracteres prohibidos no se pueden importar y provocan un error en la importación. Si se especifican aprobadores para cada valor y la dirección de correo electrónico del aprobador no existe en Perk, se mostrará un mensaje de error.

1. Crea un archivo CSV con los nombres de tus opciones en una sola columna.
2. En la primera fila de la columna, debe aparecer el texto nombre . No edite la primera fila de la plantilla CSV; es necesaria para importar los datos .
3. Vaya a Configuración > Gestión de costes > Campos personalizados .
4. En el campo personalizado al que desea agregar opciones, haga clic en los tres puntos y seleccione Editar .
5. En Opciones de campo , haga clic en Importar desde CSV .
6. Arrastra y suelta o selecciona tu archivo CSV y haz clic en Importar .
7. Hacer clic Ahorrar.