Este artículo explica cómo configurar la integración de Xero para los gastos de Perk: preparación de Perk y Xero, conexión, configuración de importación y exportación, y modificaciones posteriores. Para obtener más información sobre la integración y la asignación de datos, consulte Integrar Xero con Perk para los gastos. Para solucionar problemas de exportación e importación, consulte Solucionar problemas de la integración de Xero para los gastos de Perk.

Rol: Los administradores de cuenta pueden realizar esta tarea.

Antes de empezar

Establecer estas bases evita problemas con las exportaciones posteriores. Necesitas un rol de administrador de cuenta de Perk con permisos para configurar usuarios, tasas impositivas, objetos de costo, categorías de gastos e integraciones.

Dado que la integración no permite crear usuarios en Perk, créelos en la página "Personas" de Perk antes de la configuración. Cada usuario debe tener una dirección de correo electrónico que coincida exactamente con la del contacto correspondiente en Xero. Debe existir al menos un usuario activo en Perk para completar la configuración. Además, necesita al menos una cuenta de gastos en Xero.

Conectando Perk con Xero

Conectar Perk con Xero es el punto de partida para la integración. Seleccionas la empresa que deseas vincular y, a continuación, autorizas Perk en Xero mediante OAuth.

1. En Perk, vaya a Configuración > Integraciones y luego abra la pestaña Integraciones ERP.

2. Busque la tarjeta Xero y haga clic en Iniciar configuración/Administrar.

   

3. Seleccione la empresa con la que desea conectarse en el menú desplegable. La empresa que se le ha asignado aparece seleccionada por defecto; elija otra si es necesario. Debe seleccionar una empresa para continuar.

   

4. Haz clic en Habilitar. Se abrirá una ventana de autenticación de Xero.

   

5. Inicia sesión en Xero y haz clic en Permitir acceso para otorgar a Perk los permisos que necesita.

6. Tras la autenticación, volverá a la configuración de integración con Xero. El estado indica Configuración incompleta porque aún es necesario configurar los ajustes de importación y exportación.

   

Configurar los ajustes de importación

Configurar los ajustes de importación le indica a la integración de Xero para los gastos de Perk qué datos de Xero debe importar a Perk. Para ello, siga un asistente de cuatro pasos desde la tarjeta de Ajustes de importación haciendo clic en Configurar importación.

Paso 1. Cuentas

Elige qué cuentas de Xero importar como categorías de gastos. Las cuentas se agrupan por tipo y tienes dos modos de selección:

• Seleccione la opción "Todas" para importar todas las cuentas actuales de ese tipo e importar automáticamente cualquier cuenta activa futura que se agregue a ese tipo más adelante.
• Seleccione las cuentas individuales para importar solo esas. Las nuevas cuentas que se agreguen posteriormente a ese tipo no se importarán automáticamente; deberá agregarlas manualmente desde Configuración de importación.

El tipo de gasto está seleccionado por defecto. Los demás tipos no están seleccionados. Debe seleccionar al menos una cuenta, por lo que necesita tener configurada al menos una cuenta de gastos en Xero antes de completar la configuración.

Paso 2. Seguimiento de categorías

Para cada categoría de seguimiento de Xero, elige cómo se importa:

• Como objetos de costo, los empleados los seleccionan al codificar un gasto, y Perk los utiliza para la asignación de costos y el enrutamiento de aprobación.
• Como un campo personalizado — almacenado como un campo personalizado en el gasto para la clasificación secundaria.

Al asignar un campo personalizado, se crea un nuevo campo personalizado de Perk con el nombre de la categoría de Xero. También puede omitir una categoría y no importarla. Para cada categoría que importe, seleccione los valores de opción que desea incluir; todos están seleccionados por defecto y al menos uno debe permanecer seleccionado. Xero admite hasta dos categorías de seguimiento.

Puede omitir todas las categorías de seguimiento. Si no se importa ninguna, nada se asigna a los objetos de coste y la configuración Excluir objetos de coste de la exportación está habilitada en Configuración > Cuenta > Empresas > Configuración de gastos > Exportación de datos y configuración de ERP.

Paso 3. Tipos impositivos

Revisa y selecciona los tipos impositivos que deseas importar. Todos los tipos están preseleccionados por defecto. La lista muestra el nombre, el porcentaje y el código IVA de cada tipo. Los nuevos tipos impositivos activos que añadas a Xero posteriormente se importarán automáticamente, y podrás deseleccionarlos más adelante en la configuración de importación.

Si tu organización de Xero no tiene tipos impositivos, puedes continuar. Los gastos se exportarán sin impuestos aplicados.

Paso 4. Contactos

Perk vincula a los usuarios de Perk con sus contactos de Xero mediante correo electrónico. Este paso muestra cuántos usuarios de Perk aún necesitan un contacto de Xero correspondiente. Cuando todos los usuarios estén vinculados, se mostrará el número de usuarios activos en Perk. En cualquier caso, asegúrese de que las mismas personas existan como contactos en Xero. En este paso no se realiza ninguna vinculación: Perk vincula a los usuarios durante la sincronización (después de la primera importación) y en cada sincronización posterior.

Nota: Solo los usuarios de Perk existentes pueden vincular un contacto de Xero, y debe existir al menos un usuario activo de Perk para completar la configuración.

Completando la configuración

Haz clic en Configuración completa en el último paso para guardar tus ajustes y programar la primera importación. El momento en que se ejecute esta primera importación depende de la sincronización inicial de datos de Xero, que se realiza una sola vez al conectarte. Si la sincronización inicial aún está en curso cuando hagas clic en Configuración completa, la primera importación comenzará en cuanto finalice; si la sincronización ya ha finalizado, se ejecutará en la siguiente sincronización nocturna. En cualquier caso, los datos importados pueden tardar algunas horas en aparecer.

Configurar los ajustes de exportación

La configuración de exportación controla cómo la integración de Xero para los gastos de Perk envía los gastos finalizados a Xero. Puede gestionar esta configuración en la pestaña Configuración de exportación de la configuración de Xero.

Las opciones de envío de documentos se aplican a todos los tipos de gastos y no pueden variar según el tipo. Perk no restringe los tipos de archivo: los documentos se envían a Xero tal cual, y solo se eliminan de los nombres de archivo los caracteres que Xero rechaza.

Para configurar las exportaciones automáticas:

1. Haz clic en Configurar en la tarjeta de exportación automática de gastos.
2. Elige una frecuencia: horaria, diaria, semanal o mensual.
3. Seleccione el usuario de Perk con el que se ejecuta la exportación. Este usuario aparece en el registro de auditoría.

La exportación automática es una configuración única que se aplica a todos los tipos de gastos. Si no configura la exportación automática, los gastos solo se exportarán cuando un usuario de finanzas haga clic en Exportar en Finanzas > Exportar.

Los requisitos para la exportación dependen de cómo se paguen los gastos:

• Exportación de gastos pagados de forma privada sin configuración adicional.
• Los gastos de viaje se exportan como transacciones bancarias de "Gasto de dinero". Para ello, se necesita una cuenta de transferencia configurada en "Configuración > Configuración de gastos > Reservas de viaje", que indica a Perk a qué cuenta bancaria de Xero debe contabilizar. También es necesario tener una cuenta bancaria configurada en Xero. Perk no valida la cuenta bancaria de Xero, por lo que si falta, las exportaciones fallan durante la ejecución. Estas transacciones se contabilizan en Xero como no conciliadas (consulte la descripción general para obtener más información).
• Los gastos de la tarjeta se exportan a la cuenta bancaria de Xero de la tarjeta de empresa vinculada (la cuenta de tarjeta de crédito de Xero); la tarjeta de empresa correspondiente debe existir tanto en Perk como en Xero. Estos gastos también se registran en Xero como no conciliados (consulte la descripción general para obtener más información).

Modificación de la configuración después de la instalación

Puedes revisar la configuración de importación en cualquier momento. Puedes cambiar las cuentas, los valores de las opciones de categoría de seguimiento y los tipos impositivos que se importan. No puedes cambiar la asignación de una categoría de seguimiento (objeto de coste o campo personalizado) después de la configuración, ya que es permanente (contacta con Atención al Cliente si necesitas cambiarla). Los cambios se guardan inmediatamente. Los nuevos datos se importan mediante webhooks o, a más tardar, durante la conciliación nocturna a las 00:00 UTC.

Nota: Los recursos eliminados en Xero no aparecen en las listas de selección de edición, porque Perk obtiene la lista actual directamente de Xero.

Agregar nuevos empleados después de la configuración

La sincronización solo reevalúa un contacto de Xero cuando se produce algún cambio en Xero. El orden recomendado es agregar primero al empleado a Perk y luego crear el contacto correspondiente en Xero; la siguiente sincronización los vinculará.

Si el contacto de Xero ya existía, agregar un nuevo usuario de Perk no generará una coincidencia, ya que no se ha producido ningún cambio en Xero. Para forzar la coincidencia, abre el contacto en Xero, modifica cualquier campo (un número de teléfono o una nota) y guarda los cambios. La siguiente sincronización generará la coincidencia.

Configuraciones multicompañía

Las conexiones con Xero se realizan por empresa de Perk. Cada empresa tiene su propia organización de Xero, sus propias selecciones y sus propias asignaciones de categorías de seguimiento. Utilice el selector de entidades en la parte superior de la configuración de Xero para cambiar de empresa y volver a ejecutar la configuración. La configuración se inicia desde cero para cada empresa; la configuración anterior no se conserva.

Deshabilitar la integración

Deshabilitar la integración de Xero para los gastos de Perk desconecta Xero para una sola empresa. Las demás empresas conectadas a Xero no se ven afectadas y se conservan los ajustes de importación.

1. Ve a la configuración de Xero (Configuración > Integraciones > Xero).
2. Seleccione la empresa en el menú desplegable.
3. Haz clic en Deshabilitar. Aparecerá un mensaje de confirmación.
4. Confirma la desconexión de Xero para esa empresa.

Al confirmar, se desconecta Xero solo para esa empresa y la tarjeta de Xero vuelve a estar desactivada para esa empresa. La configuración de importación se mantiene en la empresa (sobrevive a la desconexión y reconexión), por lo que si vuelve a conectar la misma organización de Xero más adelante, no tendrá que configurar las importaciones desde cero.