La integración de Xero para los gastos de Perk Automatiza el flujo de datos de gestión de gastos entre Perk y Xero. Sigue este artículo para conectar Perk con Xero y configurar la integración de Xero para los gastos de Perk, desde los requisitos previos hasta la desactivación de la integración si fuera necesario.

Antes de empezar

Necesitas un rol de administrador de cuenta con derechos para configurar usuarios, tasas impositivas, objetos de costo, categorías de gastos e integraciones.

Dado que la integración no puede crear usuarios en Perk, créelos en la página Personas de Perk antes de la configuración, asignando a cada usuario la dirección de correo electrónico correcta. El correo electrónico debe coincidir exactamente con el del contacto de Xero correspondiente. Debe existir al menos un usuario activo en Perk para completar la configuración.

Consejo: Si utilizas un sistema HRIS, conéctalo a Perk antes de configurar Xero. De esta forma, los nuevos empleados se incorporarán automáticamente a Perk, por lo que no tendrás que añadirlos manualmente.

Advertencia: Los gastos con tarjeta se registran como transacciones bancarias de "Gastos" y requieren una cuenta bancaria en Xero. Crea una antes de exportar los datos; Perk no la verifica durante la configuración, por lo que las exportaciones fallarán si falta.

Advertencia: Los gastos de viaje también se registran como transacciones bancarias de dinero gastado y requieren una cuenta bancaria en Xero. Perk tampoco verifica esto durante la configuración, así que configúrelo primero para evitar errores de exportación en tiempo de ejecución. Los gastos de viaje también requieren una cuenta de transferencia; consulte Configurar los ajustes de exportación abajo.

Conectando Perk con Xero

1. En Perk, ve a Configuración > IntegracionesLuego, abra la pestaña de integraciones ERP.
2. Busca la tarjeta Xero y haz clic en Iniciar configuración/Gestionar.
   
   
    
3. Seleccione la empresa con la que desea conectarse en el menú desplegable. La empresa que se le ha asignado aparece seleccionada por defecto; elija otra si es necesario. Debe seleccionar una empresa para continuar.
   
   
    
4. Haga clic en HabilitarSe abre una ventana de autenticación de Xero.
   
    
5. Inicia sesión en Xero y haz clic en Permitir acceso para otorgarle a Perk los permisos que necesita.
6. Compruebe el centro de Xero después de la autenticación. El estado indica "Configuración incompleta"Porque aún es necesario configurar los ajustes de importación y exportación."
   
   

Nota: Si cierras la ventana de autenticación de Xero antes de finalizar, Perk mostrará un aviso. Al confirmar la salida, se cancelará la conexión, pero se mantendrá la selección de tu empresa, para que puedas continuar donde lo dejaste.

Configurar los ajustes de importación

Configurar los ajustes de importación le indica a la integración de Xero para los gastos de Perk qué datos de Xero debe importar a Perk. Para ello, siga un asistente de cuatro pasos desde la tarjeta de Ajustes de importación haciendo clic en Configurar importación.

Precaución: Completa los cuatro pasos en una sola sesión. La configuración se guarda únicamente al hacer clic en «Completar configuración» en el último paso. Si sales antes de finalizar, perderás tu progreso.

Paso 1 — Cuentas

Elige qué cuentas de Xero importar como categorías de gastos. Las cuentas se agrupan por tipo y tienes dos modos de selección:

• Seleccione la casilla de verificación de nivel de tipo para importar todas las cuentas actuales de ese tipo e importar automáticamente cualquier cuenta activa futura que se agregue a ese tipo posteriormente.
• Seleccione las cuentas individuales que desea importar únicamente. Las cuentas nuevas que agregue posteriormente a ese tipo no se importarán automáticamente; deberá agregarlas manualmente desde la configuración de importación.

El tipo de gasto está seleccionado por defecto. Los demás tipos no están seleccionados. Debe seleccionar al menos una cuenta, por lo que necesita tener configurada al menos una cuenta de gastos en Xero antes de completar la configuración.

Advertencia: La exportación de un gasto que utilice una categoría de gasto creada manualmente fallará. Aún puedes crear categorías manualmente, pero en los gastos usa solo las categorías de gastos importadas de Xero.

Paso 2: Seguimiento de categorías

Para cada categoría de seguimiento de Xero, elige cómo se importa:

• Como objetos de coste — Los empleados seleccionan estas opciones al codificar un gasto, y Perk las utiliza para la asignación de costos y el enrutamiento de aprobaciones.
• Como un campo personalizado — almacenado como un campo personalizado en el gasto para la clasificación secundaria.

Al asignar un campo personalizado, se crea un nuevo campo personalizado de Perk con el nombre de la categoría de Xero. También puede optar por no importar ninguna categoría (omitirla). Para cada categoría que importe, seleccione los valores de opción que desea incluir; todos están seleccionados por defecto y al menos uno debe permanecer seleccionado. Xero admite hasta dos categorías de seguimiento.

Precaución: Aquí se configura la asignación (objeto de coste o campo personalizado), y esta no se puede modificar después de la configuración inicial. Aún se pueden editar los valores de las opciones que se importan posteriormente, pero para cambiar la asignación en sí, deberá ponerse en contacto con el servicio de asistencia.

Consejo: Al menos una categoría de seguimiento debe estar asignada como objeto de coste; los objetos de coste son necesarios para el flujo de aprobación de Perk, por lo que no se puede completar la configuración sin uno.

Advertencia: La exportación de un gasto que utilice un objeto de coste creado manualmente fallará. Aún puede crear objetos de coste manualmente, pero en los gastos utilice únicamente objetos de coste importados de Xero.

Paso 3 — Tasas impositivas

Revisa y selecciona los tipos impositivos que deseas importar. Todos los tipos están preseleccionados por defecto. La lista muestra el nombre, el porcentaje y el código IVA de cada tipo. Los nuevos tipos impositivos activos que añadas a Xero posteriormente se importarán automáticamente, y podrás deseleccionarlos más adelante en la configuración de importación.

Advertencia: Perk no detecta ni filtra automáticamente los tipos impositivos de las ventas. Los tipos con el código IVA OUTPUT corresponden a las ventas; se aplican a las facturas, no a los gastos. Si un empleado selecciona un tipo OUTPUT en un gasto, la exportación fallará. Revise la lista y deseleccione cualquier tipo OUTPUT antes de continuar.

Si tu organización de Xero no tiene tipos impositivos, puedes continuar. Los gastos se exportarán sin impuestos aplicados.

Paso 4 — Contactos

Perk vincula a los usuarios de Perk con los contactos de Xero mediante correo electrónico. Este paso muestra cuántos usuarios activos de Perk tienes, para que puedas asegurarte de que las mismas personas existen como contactos en Xero. En este paso no se realiza ninguna vinculación; Perk vincula a los usuarios durante la sincronización (después de la primera importación) y en cada sincronización posterior.

Nota: Solo los usuarios de Perk existentes pueden vincular un contacto de Xero, y debe existir al menos un usuario activo de Perk para completar la configuración.

Completando la configuración

Haz clic en «Completar configuración» en el último paso para guardar tus ajustes y programar la primera importación. El momento en que se ejecute esta primera importación depende de la sincronización inicial de datos de Xero, que se realiza una sola vez al conectarte. Si la sincronización inicial aún está en curso cuando hagas clic en «Completar configuración», la primera importación comenzará en cuanto finalice; si la sincronización ya ha finalizado, se ejecutará en la siguiente sincronización nocturna. En cualquier caso, los datos importados pueden tardar algunas horas en aparecer.

Nota: No aparece ninguna notificación en pantalla al finalizar el proceso. El centro de Xero muestra un único banner informativo que confirma que la importación ha comenzado. Espere unas horas y, a continuación, revise sus categorías de gastos, objetos de coste y tipos impositivos en Perk.

Configurar los ajustes de exportación

La configuración de los ajustes de exportación controla cómo la integración de Xero para los gastos de Perk envía los gastos finalizados a Xero. Puedes gestionar estos ajustes en la pestaña de configuración de exportación del centro de Xero.

Las opciones de envío de documentos se aplican a todos los tipos de gastos y no pueden variar según el tipo. Perk no restringe los tipos de archivo: los documentos se envían a Xero tal cual, y solo se eliminan de los nombres de archivo los caracteres que Xero rechaza.

Consejo: También puede activar la opción Exportar archivos adjuntos en Configuración > Cuenta > Empresas > Ver configuración de gastos > Configuración de exportación de datos. Esto exporta los documentos como un archivo ZIP al que puedes acceder desde el registro de exportaciones. Este archivo ZIP es para tus propios registros y no se envía a Xero; solo las opciones de envío de documentos mencionadas anteriormente controlan qué documentos llegan a Xero.

Para configurar las exportaciones automáticas:

1. Haz clic en Configurar en la tarjeta de Exportación automática de gastos.
2. Elige una frecuencia: horaria, diaria, semanal o mensual.
3. Seleccione el usuario de Perk con el que se ejecuta la exportación. Este usuario aparece en el registro de auditoría.

La exportación automática es una configuración única que se aplica a todos los tipos de gastos. Si no configura la exportación automática, los gastos solo se exportarán cuando un usuario de finanzas haga clic en Exportar en Finanzas > Exportar.

Los requisitos para la exportación dependen de cómo se paguen los gastos:

• Exportación de gastos pagados de forma privada sin configuración adicional.
• Los gastos de viaje se exportan como transacciones bancarias de pago. Necesitan una cuenta de transferencia. Se configura en Ajustes > Ajustes de gastos > Reservas de viaje, lo que indica a Perk en qué cuenta bancaria de Xero debe contabilizar. También es necesario tener una cuenta bancaria configurada en Xero. Perk no valida la cuenta bancaria de Xero, por lo que si falta, las exportaciones fallarán durante la ejecución.
• Exporta los gastos de la tarjeta a la cuenta bancaria de Xero de la tarjeta de empresa vinculada (la cuenta de tarjeta de crédito de Xero); la tarjeta de empresa correspondiente debe existir tanto en Perk como en Xero.

Cómo funciona la sincronización después de la configuración

Tras la primera importación, la integración de Xero para los gastos de Perk realiza una sincronización diaria para incorporar los cambios de Xero a Perk. Cada sincronización es incremental: solo se revisan los registros que han cambiado en Xero desde la última sincronización, no el conjunto completo de datos. Los cambios se reflejan en la siguiente sincronización diaria. La tabla a continuación muestra cómo se comporta cada tipo de dato.

Dado que la sincronización se basa en diferencias, un cambio que no se registre en Xero no se detectará. Por ejemplo, al agregar un usuario de Perk cuyo contacto en Xero ya existe, no se sincronizará, ya que no se ha producido ningún cambio en dicho contacto. Consulte la sección "Agregar nuevos empleados después de la configuración" para obtener la solución.

Matriz de comportamiento de sincronización

El mismo comportamiento desglosado para la depuración y la implementación.

Modificación de la configuración después de la instalación

Puedes volver a la configuración de importación > Editar en cualquier momento. Puedes cambiar las cuentas, los valores de las opciones de categoría de seguimiento y los tipos impositivos que se importan. No puedes cambiar la asignación de una categoría de seguimiento (objeto de coste o campo personalizado) después de la configuración, ya que es permanente (contacta con el servicio de asistencia si necesitas cambiarla). Los cambios se guardan inmediatamente, pero los nuevos datos solo se actualizan en la siguiente sincronización diaria.

Nota: Los recursos eliminados en Xero no aparecen en las listas de selección de edición, porque Perk obtiene la lista actual directamente de Xero.

Agregar nuevos empleados después de la configuración

La sincronización solo reevalúa un contacto de Xero cuando se produce algún cambio en Xero. El orden recomendado es agregar primero al empleado a Perk y luego crear el contacto correspondiente en Xero; la siguiente sincronización los vinculará.

Si el contacto de Xero ya existía, agregar un nuevo usuario de Perk no generará una coincidencia, ya que no se ha producido ningún cambio en Xero. Para forzar la coincidencia, abre el contacto en Xero, modifica cualquier campo (un número de teléfono o una nota) y guarda los cambios. La siguiente sincronización generará la coincidencia.

Precaución: El correo electrónico debe ser exactamente idéntico en ambos lados. Los cambios de correo electrónico no se sincronizan, por lo que si un correo electrónico cambia, deberá actualizar manualmente tanto Perk como Xero.

Precaución: Cada contacto de Xero debe tener una dirección de correo electrónico única. El correo electrónico es la clave de coincidencia en ambos lados, por lo que si dos contactos de Xero comparten un correo electrónico, se puede actualizar el usuario de Perk incorrecto, o el mismo repetidamente.

Configuraciones multicompañía

Las conexiones con Xero se realizan por empresa de Perk. Cada empresa tiene su propia organización de Xero, sus propias selecciones y sus propias asignaciones de categorías de seguimiento. Utilice el selector de entidades en la parte superior del centro de Xero para cambiar de empresa y volver a ejecutar la configuración. La configuración se inicia desde cero para cada empresa; la configuración anterior no se conserva.

Deshabilitar la integración

Deshabilitar la integración de Xero para los gastos de Perk desconecta Xero para una sola empresa. Las demás empresas conectadas a Xero no se ven afectadas y se conservan los ajustes de importación.

1. Ve al centro de Xero.
2. Seleccione la empresa en el menú desplegable.
3. Haga clic en DeshabilitarAparece un mensaje de confirmación.
4. Confirma la desconexión de Xero para esa empresa.

Al confirmar, se desconecta Xero solo para esa empresa y la tarjeta Xero vuelve a estar "No habilitada"Para esa empresa. Tus ajustes de importación se mantienen en la empresa (sobreviven a la desconexión y reconexión), así que si vuelves a conectar la misma organización de Xero más adelante, no tendrás que configurar las importaciones desde cero."

Nota: Volver a conectar la misma empresa a una organización de Xero diferente es un caso aparte. Si cambias de organización, revisa la configuración de importación, ya que las selecciones guardadas hacen referencia a los datos de la organización anterior.

Para obtener más información sobre esta integración, consulte Integración de Xero para gastosPara comprender cómo se intercambian los datos entre Xero y Perk, consulte Intercambio de datos entre Xero y Perk.

Para obtener información sobre la resolución de problemas y cuestiones relacionadas con la exportación, consulte Errores y solución de problemas de exportación de la integración con Xero.