La integración de Xero con Perk automatiza el flujo de datos de gestión de gastos entre Perk y Xero. Importa los datos maestros (cuentas, categorías de seguimiento, tipos impositivos, contactos) de Xero a Perk y exporta los gastos aprobados y las notas de crédito de Perk a Xero. El proceso de aprobación de gastos se realiza íntegramente dentro de Perk.
Rol: Los administradores de cuenta pueden realizar tareas de configuración.
Para configurar la integración, consulte Configurar la integración de Xero para los gastos de Perk. Para solucionar problemas de exportación e importación, consulte Solucionar problemas de la integración de Xero para los gastos de Perk.
Lo que hace la integración
La integración de Perk con Xero mantiene sincronizados los datos de gastos entre ambos sistemas, de modo que tu equipo financiero trabaje con una única fuente de información fiable. Perk extrae los datos de referencia de Xero y transfiere los gastos finalizados, mientras que el proceso de aprobación de gastos se gestiona íntegramente dentro de Perk.
- Importar (Xero a Perk): plan de cuentas, categorías de seguimiento, tipos impositivos y contactos.
-
Exportar (Perk a Xero): gastos aprobados y notas de crédito. El registro de Xero depende de cómo se pagó el gasto:
- Gastos pagados de forma privada (reembolsables): facturas aprobadas.
- Notas de crédito pagadas de forma privada: créditos de proveedores aprobados.
- Tarjeta de empresa y gastos de viaje: Gastos Transacciones bancarias.
- Tarjeta de empresa y notas de crédito para viajes: Recibir transacciones bancarias.
Solo se puede vincular un inquilino de Xero por empresa de Perk (entidad jurídica). Las conexiones se realizan por empresa, por lo que una cuenta (entidad de nivel superior) con varias empresas ejecuta una configuración independiente para cada una.
Cómo se mapean los datos de Perk y Xero
| Datos de Xero | Mapas para en Perk | Notas |
|---|---|---|
| Cuenta de Xero (plan de cuentas) | Categoría de gastos | Se puede importar cualquier tipo de cuenta de Xero (Gastos, Banco, Ingresos, Activos, Pasivos, otros). |
| Categoría de seguimiento de Xero | Objeto de coste o campo personalizado | Se selecciona por categoría durante la configuración. Xero admite hasta dos categorías de seguimiento. |
| Tasa impositiva de Xero | tasa impositiva de Perk | Importado con nombre, porcentaje y código de IVA. |
| Contacto de Xero | Usuario de Perk | La búsqueda se realiza por correo electrónico. El usuario debe existir previamente en Perk. |
| Cuenta de tarjeta de crédito Xero | Tarjeta de empresa Perk | La tarjeta de empresa debe crearse primero en Perk. |
Una categoría de gastos es donde se codifica un gasto en Perk. Un objeto de costo es un valor que los empleados seleccionan al codificar un gasto; determina la asignación de costos y el enrutamiento de aprobación. Un campo personalizado almacena una clasificación secundaria del gasto.
La integración requiere estos permisos en Xero:
- Leer: Cuentas, Información de la empresa, Contactos, Artículos, Archivos adjuntos, Categorías de seguimiento, Tasas impositivas.
- Redactar: Facturas, Cuentas, Anexos, Gastos, Notas de crédito de proveedores.
Si desea obtener información técnica completa sobre cómo se asigna cada campo en Perk, consulte "Intercambio de datos (asignación de campos técnicos)" al final de este artículo.
Cómo funciona la sincronización
Tras la primera importación, Xero y Perk se mantienen sincronizados prácticamente en tiempo real. Los cambios en Xero llegan a Perk mediante webhooks, generalmente en cuestión de segundos. Una conciliación nocturna a las 00:00 UTC corrige cualquier cambio que los webhooks no hayan detectado. Cada sincronización es incremental: solo se tienen en cuenta los registros que han cambiado en Xero. Los gastos se exportan a Xero en tiempo real, mediante un activador manual o automático.
Dado que la sincronización se basa en diferencias, un cambio que no se registre en Xero no se detectará. Por ejemplo: al agregar un usuario de Perk cuyo contacto en Xero ya existe, no se registrará, ya que no se ha producido ningún cambio en dicho contacto. Consulte «Agregar nuevos empleados después de la configuración» en el artículo de configuración.
| Tipos de datos | Recogido | No se recogió | Atributos actualizados | No actualizado |
|---|---|---|---|---|
| Cuentas | Nueva cuenta (se importa automáticamente si seleccionaste todo su tipo); cambiar nombre; cuenta deseleccionada en la configuración de importación (se vuelve inactiva en Perk). | Cuenta eliminada o archivada en Xero (permanece activa en Perk hasta que la desactives). Una nueva cuenta en un tipo donde seleccionaste cuentas individuales (agrégala manualmente). | Nombre; estado activo/inactivo. | El código ERP se edita en Perk (la exportación utiliza un ID interno). |
| Categorías de seguimiento | Nuevo valor de opción dentro de una categoría asignada; categoría u opción renombrada. | Categoría u opción eliminada o archivada en Xero. Se agregó una nueva categoría de seguimiento después de la configuración (vaya a Configuración de importación > Editar para asignarla). | Nombre; valores de las opciones. | El tipo de asignación (objeto de coste frente a campo personalizado) se define en la configuración. Los aprobadores del objeto de coste se configuran manualmente en Perk. |
| Tasas impositivas | Nueva tarifa activa (siempre se importa automáticamente); tarifa deseleccionada, eliminada, desactivada o archivada; cambio de nombre o porcentaje. | Ninguno. Se ha detectado la eliminación del tipo impositivo. | Nombre; tarifa; estado. | Ninguno. |
| Usuarios (contactos) | Nuevo contacto de Xero que coincide con el correo electrónico de un usuario de Perk; cualquier cambio en un contacto existente (reevalúa la coincidencia); contacto desactivado (el usuario pasa a estar inactivo). | Nuevo usuario de Perk cuyo contacto en Xero ya existe y no ha cambiado (edite cualquier campo del contacto para que se genere la coincidencia). Los usuarios no se crean desde Xero. | Nombre; apellido; estado civil; ID de contacto. | Correo electrónico (clave de coincidencia; actualizar ambos lados manualmente). Límites de aprobación, gerentes de línea, objetos de costo predeterminados (configurados en Perk). |
Es bueno saberlo
- No se detectan los datos de Xero eliminados o archivados. Eliminar o archivar una cuenta o categoría de seguimiento en Xero no desactiva la categoría de gasto, el objeto de costo o el campo personalizado correspondiente en Perk. Desactívelo manualmente. Un gasto registrado en una cuenta eliminada en Xero no se exporta. Se detectan las eliminaciones de tasas impositivas.
- Los registros creados manualmente no tienen enlace con Xero. Las categorías de gastos, los objetos de costo y los campos personalizados creados manualmente en Perk no se comparan inversamente. Las exportaciones que utilizan una categoría o un objeto de costo manual fallan; el valor de un campo personalizado manual no se incluye en la exportación.
-
Los gastos de tarjeta y viaje se registran como no conciliados. Xero siempre crea las transacciones bancarias de Gasto como no conciliadas, y solo las aplicaciones en su categoría de API de "conversión" (migración única) pueden establecer
IsReconciled. Xero tampoco expone los datos de extractos bancarios no conciliados a través de su API pública. Concilie estas transacciones manualmente en Xero. Este es el comportamiento esperado de Xero, no un problema de integración. - Facturas de proveedores. No se admite la exportación de facturas de proveedores de Perk a Xero.
Intercambio de datos (mapeo de campo técnico)
Datos maestros (de Xero a Perk)
Usuarios
Los usuarios de Perk se sincronizan con los contactos de Xero. El usuario debe existir primero en Perk. El correo electrónico es el identificador único y debe ser idéntico en ambos sistemas. Si cambia el correo electrónico de un contacto de Xero, actualícelo también en Perk.
| Datos de contacto de Xero | Datos de usuario de Perk | Descripción |
|---|---|---|
| Dirección de correo electrónico | Dirección de correo electrónico | Identificador único durante la sincronización. |
| Nombre | Nombre | Xero Name dividido en el primer espacio. |
| Nombre | Apellido | Xero Name dividido en el último espacio. |
| Estado del contacto | Estado | Los elementos eliminados o archivados en Xero se vuelven inactivos en Perk. |
Tasas impositivas
Las tasas impositivas de Perk se sincronizan con las tasas impositivas de Xero. Para las tasas seleccionadas (sincronizadas automáticamente), la sincronización actualiza el nombre, la tasa y el estado en la siguiente ejecución.
| Datos de la tasa impositiva de Xero | Datos sobre la tasa impositiva de las ventajas | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre | Se actualizará en la próxima sincronización si hay algún cambio. |
| Código | Código ERP | Identificador único durante la sincronización. |
| Tasa impositiva total o tasa impositiva efectiva | Tasa impositiva | Porcentaje de tasa. Si ambas tasas se utilizan en Xero, utilice la tasa más alta. |
| Estado | Estado | Activa en la sincronización inicial. Si se elimina, desactiva o archiva en Xero, se desactiva en Perk. Deseleccionar una tarifa en la configuración de importación también la desactiva. |
Tarjetas de empresa
Las tarjetas de empresa de Perk se sincronizan con las cuentas de Xero de tipo Banco y de tipo Tarjeta de crédito. La tarjeta debe existir primero en Perk. Tras la configuración, solo se actualizan en Perk los cambios de estado de la cuenta de tarjeta de crédito de Xero.
| Datos de la tarjeta de crédito Xero | Datos de la tarjeta de la empresa Perk | Descripción |
|---|---|---|
| Estado | Estado | Los elementos eliminados en Xero se vuelven inactivos en Perk. |
| Código de cuenta bancaria | Número de acreedor | Identificador único durante la sincronización. |
Objetos de coste (categorías de seguimiento)
Una categoría de seguimiento asignada como objeto de costo se sincroniza con un objeto de costo de Perk. Las categorías activas se importan como activas, y las archivadas como inactivas. Cada opción se importa como un valor de objeto de costo; las nuevas opciones de una categoría asignada se importan en la siguiente sincronización.
| Datos de la categoría de seguimiento de Xero | Datos del objeto de costo de la ventaja | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre | Nombre de la categoría de seguimiento. |
| Nombre de la opción | Valor del objeto de coste | Un valor por opción. |
| Estado | Estado | Las eliminaciones y los archivos en Xero no se detectan. |
Campos personalizados (categorías de seguimiento)
Una categoría de seguimiento asignada como campo personalizado crea un nuevo campo personalizado de Perk con el mismo nombre. Cada opción se importa como un valor.
| Datos de la categoría de seguimiento de Xero | Datos de campos personalizados de Perk | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre del campo personalizado | Se crea un nuevo campo personalizado con el mismo nombre que la categoría. |
| Nombre de la opción | Valor del campo personalizado | Un valor por opción. |
| Estado | Estado | Si un usuario está inactivo en Xero, también lo estará en Perk. Las eliminaciones y los archivos no se detectan. |
Categorías de gastos (cuentas)
Las cuentas de Xero se corresponden con las categorías de gastos de Perk. Durante la configuración, usted elige qué cuentas importar. Solo se importan las cuentas activas en la sincronización inicial. Si se cambia el nombre de una cuenta, esta se actualiza en la siguiente sincronización. La exportación utiliza un ID interno, no el código ERP.
| Datos de la cuenta de Xero | Datos de la categoría de gastos de beneficios | Descripción |
|---|---|---|
| Nombre | Nombre | El nombre de la cuenta. |
| Código | Código ERP | Código definido por el cliente, por ejemplo 200 o VENTAS. |
| ID de cuenta | Uso interno | Identificador único durante la sincronización. |
| Estado | Estado | Al deseleccionar una cuenta en la configuración de importación, esta se desactiva. Las eliminaciones y los archivados en Xero no se detectan. |
Exportar (Perk a Xero)
Gastos pagados de forma privada
Los gastos reembolsables se exportan como facturas aprobadas. Las notas de crédito se exportan como créditos de proveedores aprobados.
| Campo Xero | Datos de gastos de beneficios | Descripción |
|---|---|---|
| Tipo | n / A |
ACCPAY (gasto) o ACCPAYCREDIT (nota de crédito). |
| Total | Reclamación total de gastos | Calculado antes de la exportación a partir de la configuración de la moneda de gasto y la moneda de exportación. |
| Estado | n / A |
AUTORIZADO. |
| De (contacto) | Remitente | Identificador interno asociado al usuario de Xero. |
| Cantidad por artículo de línea | Importe (por línea de artículo) | Calculado mediante la función de asientos contables en Perk. |
| Cuenta (por línea de artículo) | Categoría por artículo de línea | |
| Categoría (encabezado) | n / A | Xero obtiene esta información del identificador interno del objeto de coste o del campo personalizado, según la configuración de la asignación. |
| Valor en la columna Categoría (por artículo de línea) | Nombre del objeto de costo | |
| Tasa de impuesto (por artículo de línea) | Tasa impositiva | |
| Impuesto total | n / A | Calculado en Xero a partir del importe y el tipo de impuesto. |
| Referencia | ID de gasto | ID de gasto de beneficios. |
| Descripción (por partida) | Nombre del comerciante | |
| Fecha | Fecha de publicación | |
| Cantidad Moneda | n / A | Según la configuración de la moneda de gastos y la moneda de exportación. |
| Fecha de vencimiento | Fecha del gasto |
Transacciones con tarjeta
Las transacciones con tarjeta de empresa se exportan como transacciones bancarias de Gastar dinero. Las notas de crédito de la tarjeta se exportan como Recibir dinero.
| Datos de Xero | Datos de gastos de beneficios | Descripción |
|---|---|---|
Cuenta (tipo BANCO, tipo de cuenta TARJETA DE CRÉDITO) |
Tarjeta de empresa | Identificador interno asociado a la cuenta de tarjeta de crédito de Xero. |
| Fecha | Fecha del gasto | |
| Gastar vs. recibir dinero | n / A |
SPEND para gastos regulares, RECEIVE para notas de crédito. |
| A | Remitente | Identificador interno asociado al usuario de Xero. |
| Cantidad por artículo de línea | Importe (por línea de artículo) | Calculado mediante la función de asiento contable. |
| Cuenta (por línea de artículo) | Categoría por artículo de línea | |
| Categoría (encabezado) | n / A | A partir del identificador del objeto de coste o del campo personalizado. |
| Valor en la columna Categoría (por artículo de línea) | Nombre del objeto de costo | |
| Tasa impositiva (por partida) | Tasa impositiva | |
| Precio unitario (por artículo de línea) | Importe neto (por artículo de línea) | Calculado mediante la función de asiento contable. |
| Impuesto total | n / A | Calculado en Xero. |
| Referencia | ID de gasto | |
| Descripción (por partida) | Nombre del comerciante | |
| Cantidad Moneda | n / A | Según la configuración de la moneda de gastos y la moneda de exportación. |
gastos de viaje
Los gastos de viaje se exportan como transacciones bancarias de Gastar dinero. Las notas de crédito de viaje se exportan como Recibir dinero. Los campos son los mismos que en las transacciones con tarjeta, excepto la cuenta:
| Datos de Xero | Datos de gastos de beneficios | Descripción |
|---|---|---|
Cuenta (tipo BANK, tipo de cuenta BANK) |
Transferencia de cuenta (configuración del proveedor de viajes) | El valor de la cuenta de transferencia se corresponde con un código ERP de categoría de gastos en Perk. |
Moneda e impuestos
Según la estrategia de contabilización configurada en la empresa, Perk exporta cada gasto en la moneda de la empresa, la moneda del recibo original o la moneda del usuario. Perk envía el tipo impositivo seleccionado y Xero calcula el impuesto.