La integración de Xero para los gastos de Perk Automatiza el flujo de datos de gestión de gastos entre Perk y Xero. En resumen, Perk extrae los datos de referencia de Xero (cuentas, categorías de seguimiento, tipos impositivos y contactos) y transfiere los gastos finalizados como facturas aprobadas, abonos de proveedores o transacciones bancarias, según cómo se haya pagado el gasto. El proceso de aprobación siempre se gestiona dentro de Perk.

Lo que hace la integración

La integración de Xero para los gastos de Perk mantiene sincronizados los datos de tus gastos entre ambos sistemas, de modo que tu equipo financiero trabaje con una única fuente de información fiable. Perk extrae los datos de referencia de Xero y transfiere los gastos finalizados, mientras que el proceso de aprobación de gastos se gestiona íntegramente dentro de Perk.

En la importación, Perk incorpora tu plan de cuentas de Xero, las categorías de seguimiento, los tipos impositivos y los contactos. En la exportación, Perk envía los gastos aprobados y las notas de crédito a Xero. La forma en que se exporta un gasto depende de cómo se haya pagado.

• Los gastos pagados de forma privada (reembolsables) se exportan como facturas aprobadas.
• Las notas de crédito pagadas de forma privada se exportan como créditos de proveedor.
• Los gastos de tarjeta de empresa y de viaje se exportan como transacciones bancarias de pago.
• Las tarjetas de empresa y los vales de viaje se exportan como transacciones bancarias de recepción de dinero.

Solo puedes vincular un inquilino de Xero por empresa de Perk (entidad legal). Las conexiones se realizan por empresa, por lo que una cuenta (tu entidad principal) con varias empresas ejecuta una configuración independiente para cada una.

Nota: A lo largo de este artículo, "Cuenta Perk" se refiere a la entidad de cliente principal en Perk. Una "Cuenta Xero" o "Cuenta GL" se refiere a una cuenta en el plan de cuentas de Xero. Son conceptos distintos, por lo que la terminología se mantiene específica en cada caso.

Cómo se mapean los datos de Perk y Xero

La forma en que se exporta un gasto a Xero depende de cómo se haya pagado:

La integración requiere estos permisos en Xero:

Leer: Cuentas, Información de la empresa, Contactos, Artículos, Archivos adjuntos, Categorías de seguimiento, Tasas impositivas.

• Redactar: ​​Facturas, Cuentas, Anexos, Gastos, Notas de crédito de proveedores.
• Para ver el mapeo completo campo por campo de lo que Perk envía a Xero al exportar, consulte Intercambio de datos entre Xero y Perk.

Es bueno saberlo

Hay ciertos comportamientos que conviene conocer de antemano para poder establecer las expectativas adecuadas.

Sincronizar visibilidad. Tras la configuración, Perk muestra un único banner informativo que confirma que la importación ha comenzado; aún no hay registro de sincronización, indicador de progreso ni notificación de finalización. Si la sincronización falla, normalmente lo notará cuando falle la exportación. Está previsto incluir un panel de control de sincronización en una futura actualización.

• Selección de la tasa impositiva. Perk selecciona automáticamente todas las tasas impositivas de Xero. Revisa la lista y deselecciona las que no necesites, en particular las tasas de clase de ventas (SALIDA), que están destinadas a las facturas, no a los gastos.
• Verificación de cuenta bancaria. Perk no comprueba si existe una cuenta bancaria en Xero durante la configuración. Para exportar los datos de tarjetas y gastos de viaje, es necesario tener una cuenta bancaria asociada; de lo contrario, las exportaciones fallarán durante la ejecución.
• Los datos eliminados de Xero no se detectan. Si eliminas o archivas una cuenta o categoría de seguimiento en Xero, Perk no lo detecta, por lo que la categoría de gasto, el objeto de costo o el campo personalizado correspondiente permanece activo hasta que lo desactives manualmente. Las eliminaciones de tasas impositivas se detectan y desactivan automáticamente. Un gasto registrado en una cuenta eliminada en Xero no se exporta.
• Creación de campos personalizados. Al asignar una categoría de seguimiento a un campo personalizado, se crea un nuevo campo personalizado de Perk con el mismo nombre que la categoría.
• Facturas de proveedores. No se admite la exportación de facturas de proveedores de Perk a Xero.
• Coincidencia de contactos. Un nuevo usuario de Perk cuyo contacto en Xero ya existía podría no coincidir automáticamente hasta que modifique un campo en dicho contacto. Consulte «Agregar nuevos empleados después de la configuración» en «Configurar la integración de Xero para los gastos de Perk».
• Para obtener instrucciones de configuración, consulte Configura la integración de Xero para los gastos de Perk.Para obtener información sobre la solución de problemas y errores relacionados con la exportación, consulte Errores y solución de problemas de exportación de la integración con Xero.