Puedes configurar Perk para que cree automáticamente los gastos de viaje a partir de una reserva, de modo que los viajeros no tengan que crearlos manualmente en Perk para su reembolso. Esto les permite agrupar los gastos de viaje con otros gastos como taxis, comidas, etc.
Creación de gastos de viaje a partir de reservas de viaje
Cuando se confirma la reserva de tus vuelos (y hoteles) en Perk, se crea un nuevo gasto de viaje. Si has configurado tu cuenta para aprobar reservas de viaje, los gastos de viaje solo se crean una vez que el viaje ha sido aprobado.
Los gastos de viaje se generan en estado de borrador en tiempo real y se asigna a la persona o personas indicadas como viajeros en la reserva. Si el viaje incluye varios viajeros, se crea un viaje para cada uno de ellos.
Si su empresa lo permite empleados para gestionar los gastos de viajeEn ese caso, los gastos de viaje también se incluyen en los gastos del viaje. Los empleados pueden optar por Presentar los gastos de viaje antes de presentar los gastos del viaje. o Presentar el comprobante de todos los gastos del viaje después del mismo..
Si Los gastos de viaje son gestionados por el procesador de gastos de viaje.En ese caso, los gastos de viaje no se importan al registro de gastos de viaje. Perk crea un registro de gastos de viaje vacío para el empleado.
Nota: Si ha configurado los ajustes de reserva de viajes para asignar las facturas al viajero en lugar de al procesador de gastos de viaje, y hay varios viajeros registrados en el viaje, entonces los gastos de viaje se incluyen en los gastos de viaje del primer viajero.
Si has constituido la empresa para Generar automáticamente viáticos para viajesCuando se crea un gasto de viaje en Perk basado en un viaje reservado, Perk genera automáticamente las dietas correspondientes para cada día del viaje.
Configurar Perk para crear gastos de viaje a partir de reservas de viajes.
Usted determina si los gastos de viaje se crean en Perk a nivel de empresa (entidad legal).
Para habilitar esta función:
- Ir a Configuración > Configuración de gastos > Reservas de viajes.
- Seleccione la casilla de verificación Gestionar los gastos de reserva de viajes por viaje.
Gestionar los gastos de viaje generados automáticamente a partir de las reservas de viaje.
Dado que los gastos de viaje se crean en estado de borrador, los empleados son responsables de incluir cualquier gasto adicional requerido (por ejemplo, recibos de taxi, comidas, etc.) antes de su registro. Presentar el informe de gastos del viaje para su aprobación.
Precaución: Las modificaciones en el viaje reservado no se reflejan en el gasto del viaje. Por ejemplo, si cancela una reserva, deberá eliminar manualmente el gasto del viaje. Del mismo modo, si cambia las fechas de la reserva o añade cargos adicionales, deberá ajustar manualmente el gasto del viaje.
Si los empleados borran accidentalmente un gasto de viaje en Perk, deberán crearlo manualmente y volver a adjuntar los gastos correspondientes. Al borrar un gasto de viaje, solo se eliminan los gastos generados automáticamente (como las dietas y el kilometraje). Otros gastos, como los de viaje, se tratan como gastos individuales y pueden añadirse manualmente al gasto de viaje.
Si bien las empresas que procesan los gastos de viaje pueden reasignar dichos gastos a otras personas, Los gastos del viaje no se pueden reasignar.El gasto del viaje debe eliminarse.