De forma predeterminada, los empleados y procesadores de facturas deben enviar manualmente todas las facturas para iniciar el proceso de aprobación y revisión, incluso las que no presentan advertencias ni errores. Sin embargo, puede que en algunas situaciones desee automatizar el proceso de envío. Por ejemplo, si ha configurado Perk para procesar las facturas de proveedores por correo electrónico y observa que Perk siempre codifica correctamente las facturas de un proveedor específico sin intervención.

Puede configurar Perk para enviar automáticamente facturas que no contengan advertencias, errores o datos obligatorios faltantes para su aprobación y revisión cuando se carguen, lo que significa que los procesadores de facturas pueden concentrarse en otras facturas que sí requieren intervención manual.

Configura reglas de envío automático a nivel de empresa y proveedor, determinando el tipo de factura (documentos que no son de orden de compra, factura que no es de orden de compra, nota de crédito que no es de orden de compra, todos los documentos de orden de compra, factura de orden de compra, nota de crédito de orden de compra) y el umbral de importe total de la factura por debajo del cual el documento se envía automáticamente.

Las reglas de envío automático se aplican a todos los documentos (tanto facturas digitales como electrónicas, es decir, documentos fuente en formato PDF y XML) recibidos en Perk, independientemente de si se cargaron manualmente, se enviaron por correo electrónico o se cargaron mediante API.

La acción se registra en el historial de facturas con el usuario Perk Bot, por lo que puede ver qué facturas se enviaron automáticamente y aquellas en las que un remitente o procesador de facturas las envió manualmente.

Si una factura no se puede enviar automáticamente debido a varios motivos (es decir, no se puede detectar al proveedor, falta información o se ha activado una notificación), la factura se deja en Nuevo estado para que el procesador de facturas pueda abordar cualquier problema que impidió el envío automático.

Las facturas solo se pueden enviar automáticamente al cargarlas inicialmente. Si necesita seleccionar el proveedor manualmente o cambiar cualquier otro dato, deberá enviarlas manualmente.

Habilitar el envío automático para la empresa

Para enviar automáticamente todas las facturas que estén correctamente cargadas y codificadas en Perk, es decir, sin notificaciones ni campos obligatorios faltantes, vaya a Configuración > Facturas de proveedores > Configuración de facturas y enciende Habilitar el envío automático de facturas.

Una vez habilitado, Perk envía todas las facturas, independientemente del proveedor, siempre que no contengan errores ni advertencias y Perk AI pudo extraer con éxito toda la información requerida de la factura.

Puede elegir los tipos de documentos que se enviarán automáticamente (es decir, facturas sin orden de compra, notas de crédito sin orden de compra, facturas con orden de compra y notas de crédito con orden de compra).

Además, puedes determinar un umbral (Cantidad máxima permitida) hasta el cual Perk envía automáticamente la factura. Por ejemplo, si introduce 10 000, las facturas con un importe total de hasta 10 000 EUR se envían automáticamente. Si el importe de la factura es de 10 000,01, el emisor o el procesador de la factura deben enviarla manualmente.

El Cantidad máxima permitida Se configura en la moneda de la empresa (y respeta la precisión decimal de dicha moneda). Si se carga una factura en una moneda extranjera en Perk, el importe total se convierte a la moneda de la empresa y se determina si la factura se puede enviar automáticamente en función de ese importe.

Cualquier configuración de envío automático configurada a nivel de empresa puede ser anulada por configuraciones específicas para un proveedorEn otras palabras, si establece un límite máximo diferente para el tipo de documento de un proveedor o si desea forzar que todas las facturas de un proveedor específico se envíen manualmente, puede determinarlo a nivel de proveedor.

Habilitar el envío automático para un proveedor

Puede configurar si las facturas se envían automáticamente para un proveedor específico en la configuración del proveedor. Vaya a Facturas > Procesador de facturas > Proveedores.

Seleccione un proveedor de la lista y luego vaya a Ajustes pestaña.

Hay tres opciones posibles:

• Utilice la configuración predeterminada de la empresa: Toma la configuración de la empresa..
• Utilice configuraciones personalizadas: Determinar el comportamiento deseado para este proveedor. Ver Configurar los tipos de documentos para que se envíen automáticamente.

• Deshabilitar para este proveedor: Desactiva el envío automático. Todas las facturas deben ser enviadas manualmente por los remitentes o procesadores de facturas haciendo clic en Entregar en la factura.

  

Precaución: Actualmente, solo se puede configurar el envío automático para un proveedor específico. No se puede configurar Perk para que envíe automáticamente todas las facturas cargadas de una empresa.
Si elige la opción de configuración de empresa predeterminada, esto significa que las facturas no se enviarán automáticamente.

Configurar tipos de documentos para que se envíen automáticamente

Para determinar el comportamiento específico del proveedor, seleccione Usar configuraciones personalizadasAl seleccionar esta opción, puede elegir el tipo de factura que se enviará automáticamente. Seleccione el tipo de documento general (sin orden de compra o con orden de compra) y luego el tipo específico. Por ejemplo, puede optar por enviar automáticamente solo facturas con orden de compra, mientras que las facturas sin orden de compra y las notas de crédito con orden de compra deben enviarse manualmente.

Para cada tipo de documento seleccionado, puede ingresar el umbral (Cantidad máxima permitida) a continuación del cual el documento es enviado automáticamente por Perk.