Perk crea automáticamente los gastos del viaje directamente desde tu reserva, para que puedas procesar todos los gastos relacionados con tu viaje de forma conjunta.
Puedes optar por presentar los gastos de viaje (es decir, reservas de vuelos y hoteles prepagados) con antelación o esperar a haber finalizado tu viaje para presentar todos los gastos juntos.
Según la estructura de tu empresa, los gastos de viaje se aprueban de la misma manera que otros gastos. Si decides presentar un informe de gastos de viaje con antelación, los gerentes y las personas que aprueban estos gastos los considerarán gastos individuales y se les notificará que corresponden a un gasto de viaje.
Presente únicamente los gastos de viaje.
Si un gasto de viaje incluye gastos de viaje, puede optar por enviarlos con antelación para fines contables. En otras palabras, si la fecha de finalización del viaje es futura, solo se enviarán los gastos de viaje seleccionados para su aprobación, revisión y exportación. Sin embargo, estos gastos de viaje se seguirán mostrando y registrando como parte del gasto de viaje, en lugar de procesarse como gastos independientes.
Si bien el gasto de viaje que se ha presentado puede tener un estado como En aprobación/En revisión/Listo para exportar o Exportado, los demás gastos de viaje tienen un estado de Borrador (o Listo) hasta que se presente el gasto de viaje.
Por ejemplo, Alex Smith reserva un vuelo a Barcelona en junio de 2025, con fechas de viaje del 22 al 24 de julio. El departamento de Finanzas y Contabilidad solicita que la reserva se procese en junio, en lugar de esperar a julio. Alex solo registra el gasto del vuelo, dejando abierto el del viaje para poder añadir otros gastos como transporte y dietas. El departamento de Finanzas y Contabilidad puede ver que el gasto del viaje corresponde al viaje a Zúrich previsto para julio, pero procesa el del vuelo en consecuencia. Tras el viaje de Alex en julio, pueden consultar todos los gastos relacionados con dicho viaje, incluido el del vuelo, y calcular el coste total.
Solo se pueden presentar los gastos de viaje por adelantado. Otros gastos, como las dietas, deben presentarse después de realizado el viaje.
Enviar el viaje completo
Puedes optar por enviar el gasto del viaje y todos los gastos que contenga, ya sean gastos de viaje u otros gastos como dietas, gastos con recibo, etc. Esto significa que el gasto del viaje, así como cualquier otro gasto que pueda incluirse en el viaje, se envían para su aprobación, revisión y exportación. El estado general del viaje toma el estado más bajo; es decir, si uno de los gastos está En revisión, pero todos los demás están Listos para exportar, entonces el viaje se considera En revisión.