Puede configurar Perk para que importe automáticamente los datos maestros para el procesamiento de gastos y facturas mediante SFTP. Para cargar los archivos de importación, necesita:
Puede importar estos tipos de objetos utilizando el formato de importación estándar de Perk (CSV):
Una vez realizada la configuración inicial de la conexión SFTP para permitir el acceso al servidor SFTP de Perk, debe determinar cómo Perk procesará los archivos subidos al directorio seguro. Configure cada tipo de objeto de datos por separado. Solo se consideran las configuraciones activas. Si la configura como inactiva, Perk omitirá estos archivos durante la importación.
Cada vez que se agrega un nuevo archivo al servidor SFTP, Perk comprueba si hay una configuración activa que determine cómo procesarlo. Si se encuentra una configuración activa, el archivo se procesa inmediatamente, se carga y, una vez procesado correctamente, se mueve a la carpeta de archivo. Si no se encuentra ninguna configuración activa, el archivo se deja sin procesar en el servidor.
Nota: Tenga en cuenta que el servidor SFTP se reconstruye diariamente aproximadamente a las 20:00 UTC. Este proceso tarda unos 5 minutos. Es posible que no pueda conectarse durante este tiempo.
Precaución: Esta función no es compatible cualquier configuración existente para importaciones de archivos Perk o archivos de importación personalizadosSi necesita cambiar la configuración de importación existente para los formatos de archivo estándar de Perk o la configuración de importación para formatos de archivo personalizados, Comuníquese con Perk.
Agregar una configuración de importación SFTP
Configura la configuración de importación en Configuración > Herramientas para desarrolladores > Herramientas de gasto, Importación SFTP pestaña.
Nota: Debes haberlo hecho previamente configurar la conexión SFTP Antes de configurar la importación, tenga en cuenta que al configurar la conexión SFTP inicial... tarda hasta 24 horasPara especificar la configuración para un tipo de objeto de datos específico, haga clic en + Agregar importación SFTP.
Archivo fuente
Debe determinar la carpeta donde se encuentra el archivo y el patrón del nombre del archivo.
En CarpetaSeleccione la carpeta de origen donde carga el archivo que se va a importar. La configuración recupera los nombres de todas las subcarpetas del archivo. para_yokoy carpeta en el servidor SFTP.
En el patrón de nombre de archivo, introduzca una expresión regular que permita identificar el nombre del archivo. Por ejemplo, utilice categorías[.]csv para archivos llamados categorías.csvTambién puedes utilizar patrones de nombres más complejos.
Ejemplo de patrones aceptados:
categoríascategorías.csvcategorías[.]csvcategorías_.*csvcategoría_importación_empresa1_\d{8}[.]csv
Tenga en cuenta que el patrón debe ser único dentro de la organización. Si configura varias configuraciones con un patrón que pueda usarse para identificar el mismo archivo, Perk no podrá determinar qué configuración debe usarse para procesar los archivos y cancelará el proceso.
Por ejemplo, si configura dos configuraciones para utilizar un patrón de nombre de archivo de categoría.*csv y categoría[.]csvPerk no puede determinar cuál usar para importar un archivo llamado categoría.csv.
Si bien los archivos se procesan cada vez que se agregan al directorio seguro SFTP, se recomienda que el nombre del archivo sea único entre cargas y que se agregue una marca de tiempo o una fecha para garantizar la trazabilidad.
Consejo: Pruebe su expresión RegEx usando regex101.com para garantizar que el patrón del archivo sea correcto.
Trabajo de importación
En Tipo de recopilación de datosSeleccione el tipo de objeto de datos incluido en el archivo. Puede elegir entre:
- Categorías de gastos
- Categorías de facturas (si el procesamiento de facturas está habilitado)
- Proveedores (si el procesamiento de facturas está habilitado)
Puede descargar un ejemplo del archivo de importación que se utilizará en el formulario.
Mapeo de empresas
Por último, antes de poder guardar la configuración, es necesario determinar la empresa o empresas donde se importarán los datos.
Si el archivo contiene datos para una empresa o desea importar los mismos datos en varias empresas, es decir, crear los mismos objetos de costo o categorías en todas las empresas seleccionadas, seleccione las empresas correspondientes en el Compañía campo.
Si el archivo contiene datos de varias empresas en un solo archivo (es decir, datos separados para empresas diferentes), debe activar Habilitar división de datos.
En este caso, es necesario especificar:
-
Nombre de la columna para la división de datos: ingrese el nombre de la columna que Perk puede usar para determinar a qué empresa se aplican los datos, por ejemplo
nombre de empresa -
Valor dividido:especifica el valor indicado en el fichero que identifica a la empresa, ej.
empresaES. - Compañía: seleccione la empresa Perk que se asociará con el valor dividido, por ejemplo, Empresa A - entidad española.
Puede agregar tantos valores como necesite para cubrir todos los requisitos. Se ignorarán las filas que no contengan ningún valor o que contengan un valor no especificado ni asignado a una empresa en la configuración.
Una vez que haya ingresado todos los campos obligatorios, puede:
- Guardar como inactivo:la configuración se mantiene pero no se tiene en cuenta cuando se carga el archivo.
- Guardar como activo:Perk conserva y utiliza la configuración para procesar los archivos cargados al servidor SFTP.
Visualización y edición de configuraciones SFTP
En la descripción general de la pestaña de importación de SFTP, puede ver todas las configuraciones que se han establecido para la organización.
La tabla muestra las empresas afectadas por la importación, el tipo de datos, el patrón de nombre de archivo utilizado, dónde se debe cargar el archivo dentro del servidor SFTP y la última vez que se modificó la configuración.
Puede cambiar cualquiera de las configuraciones haciendo clic EditarPuede activar o desactivar cualquier importación de archivos según sea necesario haciendo clic en el interruptor de alternancia en el Estado columna.
Tenga en cuenta que al desactivar o activar una configuración, la configuración solo se considerado para archivos recién cargadosSi ya hay archivos sin procesar en el servidor SFTP, no se procesarán. Debe descargarlos y volver a cargarlos para que se inicie el proceso de importación.