La integración de Perk con Oracle NetSuite conecta Perk con el sistema ERP NetSuite de la empresa, permitiendo que los datos de gastos se transfieran automáticamente entre ambos. Este artículo explica en qué consiste la integración, cómo se asignan y fluyen los datos entre Perk y NetSuite, y cómo se comporta cada tipo de registro (desde empleados hasta fichas de empresa) una vez conectado. Léalo para comprender los conceptos que sustentan la integración.
Visión general
La integración de Perk con Oracle NetSuite automatiza la gestión de gastos al conectar Perk con el sistema ERP NetSuite de la empresa. Elimina la entrada manual de datos, garantiza la precisión del seguimiento financiero y agiliza el procesamiento de gastos en toda la organización. La integración permite el procesamiento automático de flujos de trabajo de viajes y gastos, y está diseñada como una solución gestionada y escalable: sincroniza automáticamente los gastos con los libros de contabilidad de finanzas y nóminas nativos de NetSuite y puede gestionar requisitos y casos de uso complejos.
La integración ofrece a las empresas varios beneficios concretos:
- No se requiere la introducción manual de datos para los gastos.
- Los datos maestros (empleados, categorías, códigos fiscales y otros datos de referencia) se mantienen consistentes automáticamente en ambos sistemas.
- Los flujos de trabajo de aprobación se ejecutan en Perk y se sincronizan automáticamente, por lo que las aprobaciones nunca se duplican en NetSuite.
- El intercambio de datos en tiempo real mantiene la coherencia y la precisión de ambos sistemas.
- Soporte para múltiples subsidiarias de NetSuite a través del soporte multi-entidad (OneWorld).
- Admite múltiples divisas con tipos de cambio automáticos.
- Compatibilidad con las configuraciones Legacy Tax y SuiteTax.
¿Qué datos se transfieren entre Perk y NetSuite?
Los datos se transfieren entre Perk y NetSuite en ambas direcciones, y el momento de la sincronización depende del tipo de registro: algunos datos se sincronizan en tiempo real, otros según un cronograma y otros solo cuando alguien lo activa manualmente.
NetSuite envía estos datos maestros a Perk: empleados, categorías de gastos, objetos de costo (creados a partir de clasificaciones de NetSuite como departamentos, clases, ubicaciones, segmentos personalizados, proyectos o clientes), campos personalizados y etiquetas (dimensiones de clasificación adicionales, creadas de la misma manera que los objetos de costo), códigos fiscales y tarjetas de empresa creadas en NetSuite.
Perk envía estos datos transaccionales a NetSuite: gastos aprobados (pagados por la empresa, pagados de forma privada y gastos de viaje) y tarjetas de empresa creadas en Perk.
Los dos sistemas intercambian estos datos a través de puntos finales de API REST seguros, utilizando la autenticación basada en tokens OAuth 1.0 para mantener la conexión segura.
Cómo se relacionan los datos de Perk y NetSuite entre sí
Cada objeto de NetSuite tiene un objeto correspondiente en Perk, y comprender esta correspondencia facilita el seguimiento de cómo se mueve un registro entre los dos sistemas.
| Objeto NetSuite | Objeto de ventaja | Para qué se utiliza |
|---|---|---|
| Empleado | Usuario | Administrar usuarios |
| Clasificación (departamento, clase, ubicación, segmento personalizado, proyecto o cliente) | Objeto de coste | Gestión de objetos de coste y asignación de costes |
| Clasificación (departamento, clase, ubicación, segmento personalizado, proyecto o cliente) | Campo personalizado | Gestión de la clasificación secundaria y las dimensiones |
| Tarjeta de empresa | Tarjeta de empresa | Gestión de tarjetas de empresa |
| Código tributario | Tasa impositiva | Gestión de tipos impositivos |
| Categoría de gastos | Categoría de gastos | Gestión de categorías de gastos |
Gestión de empleados y otros datos maestros
Los datos maestros constituyen la base sobre la que se ejecuta la integración: empleados, categorías, objetos de coste, tipos impositivos, fichas de empresa y campos personalizados se sincronizan entre Perk y NetSuite cada uno a su manera.
Empleados
Un usuario necesita sincronizar antes de poder exportar sus gastos de Perk a NetSuite. La integración sincroniza a cada empleado con la misma entidad legal de Perk que la filial a la que pertenece en NetSuite, y almacena el ID interno de NetSuite para el empleado en el campo "Cuenta (ERP)" de Perk del usuario. El correo electrónico de cada usuario debe ser único en ambos sistemas, ya que el correo electrónico es la clave de coincidencia; no se admiten direcciones de correo electrónico que utilicen el formato "+" (por ejemplo, nombre+etiqueta@ejemplo.com). Solo los empleados que pertenecen a filiales conectadas a Perk, es decir, filiales con un ID de entidad legal ya configurado, pueden sincronizar.
La estrategia de sincronización que utilice una empresa depende de cómo aprovisione a los usuarios en Perk:
- Insertar empleado: para empresas donde NetSuite crea y administra empleados, y estos empleados necesitan ser aprovisionados en Perk. NetSuite inserta los datos del empleado y Perk devuelve el nuevo ID de usuario de Perk a NetSuite.
- Obtener ID de Perk por correo electrónico: para empresas donde los usuarios ya existen en Perk (por ejemplo, aprovisionados mediante SCIM o creados manualmente) y necesitan vincularlos a su registro de empleado en NetSuite. La coincidencia se realiza mediante la dirección de correo electrónico.
- Obtener ID de Perk por ID de empleado: el mismo caso de uso que obtener por correo electrónico, pero la coincidencia se realiza por ID de empleado de NetSuite.
La sincronización puede ejecutarse registro por registro en tiempo real o de forma masiva mediante la importación de un archivo CSV en NetSuite.
Categorías
En Perk, las categorías son las cuentas que se utilizan para registrar los gastos, y cada una está vinculada a una cuenta del libro mayor en NetSuite. Las categorías se sincronizan individualmente y en tiempo real. Una categoría habilitada para una sola filial de NetSuite se sincroniza únicamente con la entidad legal de Perk de esa filial.
Objetos de costo
En Perk, los objetos de costo son estructuras jerárquicas que asignan costos a dimensiones como departamentos, proyectos o clientes. La integración permite a una empresa elegir qué clasificación de NetSuite servirá como objeto de costo (departamentos, clases, ubicaciones, segmentos personalizados, proyectos o clientes) y crea automáticamente una tabla de objetos de costo específica vinculada a dicha clasificación.
La integración crea y gestiona objetos de coste por entidad jurídica y los limita automáticamente a las filiales donde la clasificación seleccionada esté habilitada. Las relaciones jerárquicas, especialmente las departamentales, se transfieren de NetSuite a la estructura de objetos de coste de Perk. Una empresa puede establecer aprobadores y límites de aprobación para cada objeto de coste en NetSuite, pero el aprobador debe estar sincronizado con Perk antes de que cualquier persona pueda seleccionarlo.
Los objetos de coste se sincronizan en dos pasos: primero, NetSuite los crea a partir de la clasificación elegida y, a continuación, se sincronizan con Perk.
Tasas impositivas
La integración es compatible con Legacy Tax y SuiteTax. Solo se pueden sincronizar los códigos fiscales vinculados a un registro fiscal activo (nexo) de una filial conectada; no se admiten grupos fiscales, solo códigos fiscales individuales. Los códigos fiscales se sincronizan individualmente y en tiempo real.
Tarjetas de empresa
Para exportar las transacciones de una tarjeta corporativa, es necesario vincularla de Perk a NetSuite. Además, cada tarjeta debe tener un titular activo que sea un empleado sincronizado con Perk. La sincronización puede realizarse manualmente o diariamente, y la integración detecta automáticamente las tarjetas Perk que aún no se han sincronizado con NetSuite. Las transacciones de una tarjeta no se pueden exportar hasta que el campo "Número de acreedor (ERP)" de la tarjeta en Perk contenga el ID interno correspondiente de NetSuite.
campos_personalizados_del_usuario
Los campos personalizados en Perk, creados a partir de las clasificaciones de NetSuite de la misma manera que los objetos de costo, añaden una capa secundaria de clasificación a los gastos, lo que permite generar informes más detallados sobre el objeto de costo principal. Una empresa puede usar varias clasificaciones como campos personalizados simultáneamente. Para que las exportaciones funcionen, el código del campo personalizado en Perk debe coincidir con el ID interno del registro correspondiente en NetSuite. Al igual que los objetos de costo, los campos personalizados se crean y mantienen por entidad legal, y la integración los limita automáticamente a las subsidiarias donde la clasificación de origen está habilitada.
Procesos empresariales compatibles
La integración abarca los procesos de gasto básicos que la mayoría de los equipos financieros necesitan para gestionar su día a día.
| proceso empresarial | Qué abarca |
|---|---|
| Reembolso de gastos | Reservar y reembolsar los gastos pagados por los empleados. |
| Codificación GL y asignación de cuentas | Vinculación de categorías de gastos con cuentas del libro mayor |
| Asignación de costos y dimensiones | Asignación de gastos a objetos de coste y campos personalizados |
| Gestión de transacciones con tarjeta de crédito | Conciliación y registro de transacciones con tarjeta de empresa |
| Tarjetas de suscripción | Gestión de gastos recurrentes con tarjeta |
| Amortización | Repartir los costes entre periodos |
| gestión del IVA | Aplicación de códigos y tasas impositivas a través de Legacy Tax o SuiteTax. |
Cómo se registran los gastos en NetSuite
Una vez que un elemento se aprueba en Perk, se registra en NetSuite en un formato que coincide con la estructura del registro subyacente de Perk. Un informe de gastos de Perk se convierte en un informe de gastos de NetSuite. Perk utiliza los viajes como contenedores para múltiples gastos, por lo que cuando se exporta un viaje, cada gasto individual dentro de él se convierte en una línea independiente; y si un solo gasto se divide entre categorías u objetos de costo, también se crean varias líneas.
Un gasto de viaje (una reserva importada a Perk desde una integración de viajes, ya pagada y con un seguimiento independiente de los informes de gastos) se convierte en un asiento contable por gasto de viaje, que se divide en varias líneas si abarca varias categorías u objetos de coste.
Cada transacción con tarjeta corporativa se convierte en un asiento contable: el débito utiliza la cuenta de gastos asociada a la transacción, y el crédito, la cuenta de la tarjeta configurada al sincronizarla con NetSuite. Si la transacción se divide entre categorías u objetos de costo, se generan varias líneas de asiento contable, y las notas de crédito se exportan como importes negativos en dichas líneas.
| Tipo de gasto | Registro de NetSuite | Cómo está estructurado |
|---|---|---|
| Gastos de bolsillo | Informe de gastos | Una línea de informe de gastos por cada gasto, utilizando la cuenta de la categoría; el empleado es el acreedor. |
| Dietas | Informe de gastos | Una línea de informe de gastos por cada entrada de viáticos, con el importe calculado a partir de la tarifa diaria aplicable en lugar de un recibo. |
| Gastos de kilometraje | Informe de gastos | Una línea de informe de gastos por cada entrada de kilometraje, con el importe calculado a partir de la tarifa por milla. |
| Gastos de tarjeta | Entrada de diario | Una línea de débito por gasto, utilizando la cuenta de la categoría, compensada por una línea de crédito a la cuenta NetSuite de la tarjeta. |
| Reservas de viajes | Entrada de diario | Una línea de débito por gasto, utilizando la cuenta de la categoría, compensada por una línea de crédito a la cuenta de transferencia del proveedor de viajes configurada. |
Arquitectura y seguridad
La integración conecta Perk y NetSuite mediante puntos finales de API REST seguros, utilizando la autenticación basada en tokens OAuth 1.0. De esta forma, la comunicación permanece cifrada mediante claves y tokens de consumidor emitidos por NetSuite. Perk almacena estas credenciales en la configuración de su integración, y la empresa puede revocarlas o renovarlas desde NetSuite en cualquier momento.
Los datos fluyen en ambos sentidos: los datos maestros fluyen de NetSuite a Perk, y los datos transaccionales fluyen de Perk a NetSuite, con una sincronización que puede ser en tiempo real, programada o activada manualmente según el tipo de registro.
Al configurar la integración, se instala un paquete de integración de NetSuite que incluye un rol personalizado de "Integración de Yokoy", configurado con los permisos mínimos necesarios para la integración (un enfoque de privilegios mínimos). Los administradores de cuenta mantienen el control durante todo el proceso: pueden gestionar la configuración de NetSuite y los datos maestros directamente desde la interfaz de usuario de NetSuite, y ellos mismos deciden cuándo actualizar el paquete de integración a medida que se publican nuevas versiones. Los registros de versiones son visibles directamente en la aplicación de configuración de New Yokoy dentro de NetSuite.
Limitaciones y personalizaciones
La integración admite la funcionalidad estándar de NetSuite, diseñada de la misma manera para todos los clientes. No se garantiza que los campos personalizados, los flujos de trabajo o los scripts de la cuenta de NetSuite de una empresa funcionen con la integración y podrían requerir configuración adicional para coexistir con ella. Dado que la integración es una solución estandarizada, no incluye desviaciones específicas del cliente respecto a su funcionalidad principal; esto se aplica tanto al entorno de pruebas (Sandbox) como al de producción, y el proceso de configuración es idéntico en ambos entornos.