Una política de empleado determina la configuración disponible para un grupo de empleados. Una política de empleado determina:

• categorías:las categorías disponibles para que las personas seleccionen.
• reglas de gastos:las reglas de gastos utilizadas para calcular los gastos de esas personas.
• dietas: viáticos aplicables a nivel mundial (independientemente de los cruces de fronteras)
• kilometraje: tarifas de kilometraje aplicables a nivel global (independientemente del contador de kilometraje del empleado)

Se puede utilizar en empresas cuyas políticas corporativas tienen normas diferentes para cada colectivo. Por ejemplo, dietas que se calculan de forma distinta para ejecutivos que para colaboradores individuales, o asignaciones por kilometraje que varían según la pertenencia del empleado a un departamento u otro (por ejemplo, Ventas en comparación con Compras).

Precaución: Si agrega una nueva tarifa diaria, categoría, regla de gastos o tarifa por kilometraje, debe recordar asignarla a la política del empleado. De lo contrario, No se aplicará a los empleados a pesar de estar activo.

Habilitar políticas para empleados

Las políticas se habilitan a nivel de empresa y se aplican a todos los empleados asociados a esa empresa.

Nota: Puedes elegir si quieres usar políticas para empleados en tu empresa. Sin embargo, al habilitarlas, debe seleccionar uno para cada persona.

1. Ir a Configuración > Cuenta > Empresas, seleccione una empresa y luego desplácese hacia abajo y haga clic Ver la configuración de gastos.
2. En Cumplimiento, seleccione la casilla de verificación Habilitar políticas para empleados.

El Políticas para empleados Ahora se puede acceder a la configuración en Configuración > Configuración de gastos.

Determinar una política de empleados predeterminada

Una vez habilitadas las políticas de empleados, todos deben estar asignados a una política. Esto significa que... debe Proporcionar una identificación de política de empleado válida al importar personas desde soluciones de terceros (o a través de la API Perk). Es posible que algunas soluciones no proporcionen esta información. Por lo tanto, como solución alternativa, puede asignar una política de empleado predeterminada que se utilice cuando la integración no incluya una política de empleado para la persona.

Precaución: Si importa personas de otra solución, asegúrese de asignar una política predeterminada. De lo contrario, las personas se crearán con un estado inactivo. Antes de poder seleccionar una política predeterminada, debe tener creó una política.

Para establecer una política predeterminada:

1. Ir a Configuración > Cuenta > Empresas, y seleccione Ver la configuración de gastos.
2. En Cumplimiento, seleccione la política de empleados que desea utilizar de forma predeterminada donde no se proporciona el ID de la política.
3. Haz clic en Guardar.

Agregar una nueva política para empleados

En Configuración > Configuración de gastos > Políticas de empleadosPuede ver todas las políticas de empleados configuradas para la empresa. Puede asociar tantas categorías, reglas de gastos, tarifas de kilometraje, viáticos y etiquetas como desee a una política.

Las políticas de empleados se crean a nivel de empresa. Si desea aplicar una política similar en varias empresas, debe crear políticas de empleados independientes (con las categorías y reglas de gastos correspondientes) para cada una. Puede descargar la configuración específica de una política haciendo clic en el botón Descargar icono.

De forma predeterminada, se ven las políticas activas de la empresa. Sin embargo, puede seleccionar si desea mostrar las políticas activas, inactivas o en borrador en el... Estado lista desplegable.

Antes de comenzar a crear una política, asegúrese de haber configurado todas las categorías, reglas de gastos, tarifas de kilometraje, tarifas diarias y etiquetas primeroEstos elementos son necesarios para la política. Si agrega nuevas categorías, reglas de gastos, tarifas de kilometraje, viáticos o etiquetas después de crear la política del empleado, asegúrese de asociarlos posteriormente. De lo contrario, los usuarios no podrán verlos ni usarlos aunque estén activos.

Si necesita cambiar los detalles de una política, haga clic en ella y modifique la configuración correspondiente. Una vez creada, No se puede eliminar una políticaLas políticas se mantienen para fines de auditoría. Puede desactivar una política según sea necesario haciendo clic en el botón Desactivar icono.

1. Seleccione la empresa
2. Hacer clic + Agregar nueva políticaAlternativamente, puedes importar varias políticas a la vez.
3. Ingrese a la configuración de la política.
4. Hacer clic Ahorrar para mantener un borrador o Activar Hacer que la política esté disponible para su selección.

Importar políticas para empleados

Para importar varias políticas simultáneamente, haga clic en Importar archivo En la esquina superior derecha de la pantalla, aparece una ventana donde puedes descargar un archivo CSV de ejemplo.

El archivo CSV contiene los mismos campos que para crear una política manualmente, con un campo de ID adicional para el identificador único de la política. No es necesario introducir un ID, ya que este se genera automáticamente al importar.

Perk admite archivos CSV con codificación UTF-8, UTF-16 e ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1).

Una vez que haya ingresado todos los datos requeridos en el archivo CSV, haga clic en Importar archivo En la esquina superior derecha de la pantalla, seleccione la entidad de la empresa a la que desea aplicar los cambios. Haga clic en Elegir archivo Para cargar su archivo CSV o usar la función de arrastrar y soltar para arrastrar el archivo directamente al campo. Para finalizar el proceso, haga clic en Iniciar importación.

Una vez finalizada la importación, podrás descargar un informe que te ayudará a solucionar cualquier error.

Asignar una política de empleado a una persona

Para aplicar las reglas a un grupo de personas, debes seleccionar una política en su perfil personal.

Para ello:

1. Ir a Gente
2. Haga clic en un empleado.
3. Ir a la Organización pestaña.
4. En la sección Políticas y aprobaciones, en Política de empleados Seleccione la política para la persona.
5. Hacer clic Ahorrar.