En algunos países, ciertos gastos empresariales o regalos pueden tener implicaciones en la nómina. Es decir, los empleados pueden estar sujetos al impuesto sobre la renta por los importes recibidos. Las empresas están legalmente obligadas a deducir dichos importes del salario del empleado.

Para facilitar la gestión de nóminas, Perk genera un informe con los importes imponibles de los gastos (es decir, los gastos sujetos al impuesto sobre la renta), desglosados por empleado para que pueda ser procesado por un sistema de nóminas externo. Perk calcula el impuesto sobre los gastos con y sin recibo, así como sobre los gastos de kilometraje. Los gastos registrados como notas de crédito se excluyen de este cálculo.

Cálculo del importe imponible a efectos del impuesto sobre las prestaciones de la empresa

En Perk, se configuran reglas fiscales para calcular el monto imponible aplicable a cada empleado. En la regla fiscal, se determina el período de acumulación de gastos y el umbral a partir del cual los gastos están sujetos a impuestos. Las reglas fiscales se configuran para categorías específicas, lo que significa que cualquier gasto, con o sin recibo, o por kilometraje, registrado para esas categorías está sujeto a la regla fiscal. El cálculo utiliza el monto total de gastos como base. La configuración de la categoría no afecta el cálculo; solo se utiliza para activarlo.

Por ejemplo, se establece una regla fiscal que determina que todos los gastos de comida superiores a 100 EUR anuales están sujetos al impuesto sobre la renta. Un empleado realiza dos viajes durante el año y declara dos comidas de 45 EUR en cada viaje. Los gastos de comida del primer viaje no superan el límite anual; por lo tanto, no están sujetos a impuestos. En el segundo viaje, el primer gasto de comida supera el límite acumulado de 100 EUR; por lo tanto, parte de ese gasto está sujeto a impuestos. El último gasto de comida está sujeto a impuestos en su totalidad.

Importe imponible por participante

Los importes imponibles se calculan para todos participantes de la propia empresa es decir, los usuarios que pertenecen a la entidad jurídica del gasto). Perk no calcula los importes imponibles para participantes de otras empresas de la organización ni los participantes externos (es decir, los empleados de otras organizaciones).

Para los gastos en los que se especificó el número y el nombre de los participantes en un campo de texto, así como para los gastos de kilometraje, el importe imponible se calcula para quien presenta el gasto o para la persona por la que lo presenta el usuario, en el caso de asistentes. El importe del gasto se divide siempre a partes iguales entre el número de participantes (sean usuarios de Perk o externos). Por ejemplo, si el número de participantes en un gasto de 100 EUR es 2, el importe sobre el que se calcula el impuesto es de 50 EUR.

Gasto de 498,65 euros repartido entre 4 participantes.
Perk solo calcula los importes imponibles de los 2 que pertenecen a la empresa.

Importes imponibles calculados sobre los gastos de exportación

El importe imponible del impuesto sobre las prestaciones de la empresa se durante el proceso de . Los gastos en fase de borrador, aprobación, revisión o listos para exportar no se tienen en cuenta en el cálculo del importe imponible. El cálculo considera el gasto actual y todos los gastos exportados previamente para el mismo empleado y categoría dentro del mismo período, según lo estipulado por la normativa fiscal.

Figura 1. Importe total imponible de un gasto repartido entre 4 participantes (importe total del gasto 498,65 EUR).

Al exportarse, el gasto se actualiza con un resumen de los importes imponibles para cada regla fiscal de los participantes incluidos en el gasto. Además, el resumen muestra los gastos anteriores asociados a la misma regla fiscal para facilitar la trazabilidad. Si se exportan varios gastos en la misma operación, Perk calcula el importe imponible de cada gasto sucesivamente según (en orden de prioridad):

• Fecha del gasto
• Fecha de entrega
• Fecha de revisión
• Fecha de aprobación

En otras palabras, si en un trabajo de exportación hay varios gastos, primero se calcula el gasto con la fecha más antigua, luego el siguiente más antiguo, y así sucesivamente hasta que se calculan los importes imponibles de todos los gastos incluidos en el trabajo de exportación.

Dado que el cálculo de la base imponible se realiza inmediatamente después de exportar los gastos, si la exportación falla en alguna etapa, no se realiza ningún cálculo. Por lo tanto, los gastos pueden volver a exportarse sin que esto afecte al cálculo de la base imponible.

Nota: Si un gasto se y luego se vuelve a exportar, se considera que el importe imponible se ha calculado y exportado a un sistema de terceros; por lo tanto, no se recalcula. Cualquier ajuste debe realizarse manualmente en el sistema de terceros.

aplicabilidad de la norma fiscal

Las reglas fiscales son totalmente independientes; es decir, la aplicabilidad de una regla fiscal a una categoría específica no afecta el cálculo de ninguna otra regla fiscal que pueda aplicarse a la misma categoría. Si se aplican varias reglas fiscales (por ejemplo, una con un rango de agregación semanal y otra con un rango de agregación mensual) a la misma categoría, Perk calcula los importes para cada forma . Dado que Perk proporciona el importe imponible por participante para cada regla, es responsabilidad del cliente reglas fiscales deben aplicarse y qué importe imponible debe tenerse en cuenta al calcular el impuesto sobre las prestaciones de la empresa para evitar la doble imposición.

Gastos con múltiples participantes y múltiples normas fiscales aplicables

La validez de una regla fiscal es retroactiva, pero el cálculo en sí no lo es. Por ejemplo, una empresa establece una regla fiscal con un período de agregación anual el 1 de marzo, pero fija retroactivamente la fecha de inicio al 1 de enero de 2025. El cálculo de la base imponible solo se realiza para los gastos exportados a partir del 1 de marzo de 2025. La base imponible no se calcula retroactivamente para los gastos exportados con anterioridad. Sin embargo, todos los gastos exportados con fecha igual o posterior al 1 de enero se consideran e influyen en el cálculo de las bases imponibles de los gastos exportados a partir del 1 de marzo. En el resumen de la regla fiscal para el gasto del 1 de marzo, estos gastos anteriores aparecen con una base imponible de cero, ya que no se realizaron cálculos para ellos. La suma de los importes de los gastos anteriores determina si el gasto actual supera el umbral.

Umbral para los importes imponibles de los gastos individuales

Aunque las reglas fiscales suelen configurarse para un período de agregación específico, Perk también puede configurarse para calcular los importes imponibles de gastos individuales. Cuando el período de agregación es por gasto, Perk calcula el importe imponible basándose en el gasto individual y no tiene en cuenta ningún otro gasto que se haya presentado. Puede elegir si considera imponible el importe total una vez que supere el umbral o solo la parte proporcional que lo supere. Por ejemplo, si configura una regla fiscal con un umbral de 100 EUR, para un gasto de 150 EUR, Perk puede determinar que el importe imponible sea de 50 EUR (es decir, la cantidad que supera el umbral de 100) o considerar imponible el gasto completo (es decir, 150 EUR), ya que supera el umbral establecido.

Consejo: Los importes imponibles también se pueden recuperar para cada gasto a través de la API de Yokoy ( incomeTaxableAmounts ).

Importes imponibles en gastos y dietas

Esta función no calcula los importes imponibles de las dietas. En otras palabras, no calcula el importe imponible de las prestaciones en especie que pueden aplicarse a cualquier exceso de dietas pagado por la empresa en algunos países (es decir, cuando una empresa paga a sus empleados dietas superiores a la tarifa nacional alemana). Perk calcula los importes imponibles de las dietas por separado. Sin embargo, tenga en cuenta que puede producirse una doble imposición ya que tanto el gasto como la dieta pueden estar sujetos a impuestos.

Por ejemplo, si un empleado participa en un gasto de cena, y se le considera participante, dicho gasto puede estar sujeto a impuestos para ese empleado, calculándose así la base imponible. Si posteriormente el empleado modifica la opción para deducir esa comida de su viático diario, esto puede generar implicaciones fiscales para dicho viático. La modificación puede alterar el monto exento de impuestos y, por lo tanto, la base imponible del gasto de viático. Si se suman ambas bases imponibles (la del gasto y la del viático), en principio podría producirse una doble tributación.

Ejemplos de cálculo del impuesto sobre las prestaciones de la empresa

Una empresa procesa tres gastos dentro del mismo período de agregación y los exporta uno tras otro. Se ha establecido una regla fiscal con un umbral de 60 euros anuales.

El importe imponible calculado para cada participante es el siguiente:

Ver el desglose de los gastos imponibles

Una vez exportados los gastos a los que se aplican normas fiscales, el gasto se actualiza con un desglose de los importes imponibles para todos los participantes de la propia empresa para cada norma aplicable al gasto.

El desglose se agrupa por norma fiscal y enumera:

• Regla(s) fiscal(es) aplicable(s)
• Límite
• período de agregación
• Importe total imponible
• Importe imponible por participante

Para la regla fiscal aplicable, puede ver todos los gastos contemplados como parte del cálculo de la regla fiscal para el período para los participantes en el gasto haciendo clic en Ver gastos del/de los participante(s) .

En la sección de gastos de cada participante, se muestra un listado desplegable con el gasto actual y los gastos anteriores contemplados dentro del período de agregación definido para la regla fiscal. Para cada gasto, se incluye una descripción, la fecha, el estado, la parte proporcional que le corresponde al participante y el monto gravable.

Los datos de los participantes se ordenan según el orden en que se añaden al gasto.

Gasto con dos participantes, que supera el umbral de la regla fiscal de 20 EUR. Un participante ya presentó un gasto sujeto a la regla fiscal.

Nota: Para configurar Perk para que calcule automáticamente los importes imponibles de los gastos para cada participante, consulte Configurar Perk para calcular los importes imponibles de los beneficios de la empresa .

Generar un informe analítico con los importes imponibles

En Analytics , puede generar un informe de gastos ad hoc con todos los importes imponibles por empleado, así como detalles sobre la regla fiscal utilizada.

Los campos de datos específicamente relacionados con los importes imponibles de las prestaciones de empresa que puede incluir en los informes de gastos son:

En Valores (agregados) , puede seleccionar Importe imponible . El informe resultante se puede utilizar para el procesamiento en su sistema de nóminas.

Consejo: Necesitas configurar una regla fiscal en Perk para calcular los importes imponibles de los beneficios de la empresa.