La integración de DATEV (Gastos) es una integración basada en API que utiliza DATEV Servicio de datos de reserva para gastos de todo tipo (gastos comunes, transacciones con tarjetas y gastos de viaje).
Una vez que Finanzas ha revisado y aprobado los gastos, al exportar los gastos desde Perk se convierten los gastos en un diario contable en formato CSV que se transfiere al centro de cómputo DATEV (Centro de investigación o RZ), junto con el recibo correspondiente.
Los recibos se envían a DATEV y pueden consultarse en DATEV Unternehmen Online (DUO). El archivo en formato DATEV también puede generarse sin enviarlo a DATEV. En DATEV, las reservas y sus recibos asociados pueden obtenerse del Rechenzentrum, modificarse (a menos que las reservas estén bloqueadas en Perk) y registrarse.
DATEV no expone ningún punto final para obtener datos maestros de Perk. Por lo tanto, esta integración solo cubre la exportación de datos de reservas.
La integración utiliza DATEV contabilidad: documentos y contabilidad: archivos extf API públicas.
Lógica contable y formato de archivo de contabilización
El diario contable se prepara en el Formato DATEV:
| Cualquier campo personalizado configurado para su organización. Varios campos personalizados se separan con un punto y coma (;). | Descripción |
|---|---|
| Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz) | Importe bruto en moneda original |
| Soll/Haben-Kennzeichen | “H” para nota de crédito, de lo contrario “S” |
| WKZ Umsatz | Moneda original del gasto. Presente solo si el gasto está en moneda extranjera. |
| Curso | Tipo de cambio |
| Base-Umsatz | Importe bruto en moneda base |
| WKZ Basis-Umsatz | Moneda base |
| Cuenta | Cuenta |
| Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel) | Cuenta de acreedor |
| BU-Schlüssel | Código de artículo de impuestos. Solo si hay impuestos. |
| Belegdatum | Configuración dentro de Perk. Fecha de gasto o fecha de contabilización. |
| Belegfeld 1 | Configuración dentro de Perk |
| Texto del libro | Propósito comercial / descripción |
| Postensperre | 0 |
| Zinssperre | 0 |
| KOST1 - Kostenstelle | Configuración dentro de Perk |
| KOST2 - Kostenstelle | Configuración dentro de Perk |
| EU-Land u. UStID (Bestimmung) | Número de identificación fiscal del comerciante |
| Zahlweise | 3 |
| Festschreibung | Configuración dentro de Perk. Puede ser 0 o 1. |
| Información adicional - Arte 1 | “ID de beneficio original” |
| Información adicional - Contenido 1 | ID de gasto interno de la ventaja |
| Información adicional - Arte 2 | “Nombre Mitarbeiter” |
| Información adicional - Contenido 2 | Nombre y apellido del empleado |
El encabezado del archivo se define de la siguiente manera:
| Cualquier campo personalizado configurado para su organización. Varios campos personalizados se separan con un punto y coma (;). | Valor |
|---|---|
| Bandera | “EXTF” |
| Número de versión | 700 |
| Categoría de formato | 21 |
| Nombre del formato | “Buchungsstapel” |
| Formato Versión | 12 |
| Creado el | Marca de tiempo |
| Número de consultor | Dependiendo de la configuración de la conexión. Tomado de la configuración. |
| Número de cliente | Dependiendo de la configuración de la conexión |
| Inicio del año comercial | Configuración dentro de Perk |
| longitud de la cuenta G/L | Configuración dentro de Perk |
| Fecha desde | El `Belegdatum` más antiguo de todas las reservas contenidas en el archivo |
| Fecha hasta | Último `Belegdatum` de todas las reservas contenidas en el archivo |
| Designación | “Gestión de gastos de exportación” |
| Iniciales | “YY” |
| Tipo de registro | 1 |
| Razón contable | 0 |
| Cierre | Configuración dentro de Perk. 0 o 1 |
| Código de moneda | Moneda base |
| Plan de cuentas del libro mayor | Configuración dentro de Perk. SKR03, SKR04, SKR07 |
Este archivo de reserva también se almacena en Perk y se puede descargar para su inspección.
Transmisión de recibo
Actualmente Perk admite los siguientes formatos para transmitir el recibo a DATEV:
- PNG
- JPG/JPEG
Los recibos se envían con los siguientes metadatos:
| Campo | Valor |
|---|---|
| tipo_de_documento | “Rechnungseingang” |
| nota | “Beleg zu Perk Spese ” |
| categoría | "Gaje" |
| carpeta | “Spesen” |
| registro | Fecha de gasto (contabilización) en formato AAAA/MM (la fecha considerada depende de la configuración de `Belegdatum`) |
Las últimas tres entradas se utilizan para categorizar los recibos en la siguiente estructura de carpetas
. Esto significa que se encuentra un recibo con fecha de enero de 2022 en Belegablage/Perk/Spesen/”2022/01”.
Configuración en DATEV
Como requisito previo para la integración con Perk, debes activar la Servicio de datos de reserva en la cuenta DATEV.
Consulte los siguientes recursos de DATEV:
Si no puede activar el servicio, comuníquese con su asesor fiscal.
Configuración en Perk
Configurar una nueva conexión: autenticación
Prerrequisitos: Necesitas saber el id de cliente Compuesto por el número de asesor y el número de cliente. Puede solicitar esta información a su asesor fiscal o consultarla en la aplicación DATEV.
Como en DATEV todas las reservas se convierten a la moneda de la empresa (normalmente EUR), solo la Importes de exportación en moneda de la empresa Se admite la estrategia de moneda de reserva.
Para configurar la conexión con DATEV:
- Ir a Configuración > Integraciones > Exportación de gastos
- Hacer clic Sistema ERP para el tipo de gasto relevante (Gastos/Transacciones con tarjeta/Gastos de viaje)
- Seleccionar Servicio de datos de reserva DATEV para establecer una nueva conexión.
Ver Reutilizar una conexión existente Si desea reutilizar una conexión existente. - Complete el número de consultor y el número de cliente. Asegúrese de que El bloqueador de ventanas emergentes está desactivado.
- Hacer clic Conectarse a DATEV.
-
Aparecerá una ventana emergente en la que deberá iniciar sesión en DATEV:
- Elija su método de inicio de sesión apropiado y proporcione la contraseña si es necesario.
-
Si el inicio de sesión fue exitoso, se le solicitará que proporcione su consentimiento:
- Hacer clic Estoy de acuerdo si acepta otorgar los permisos descritos a Perk.
- La conexión se ha establecido y probado. Los resultados de la prueba de conexión se muestran debajo de la sección de configuración requerida del ERP.
Es posible que te encuentres con uno de estos escenarios:
| Estado de la conexión | Explicación |
|---|---|
| Actualizando el estado de la conexión… | Se está probando la conexión. |
| La conexión con DATEV está activa. | La conexión está activa y todos los servicios relevantes están disponibles en DATEV. |
| Faltan servicios relevantes en DATEV. Verifique las entradas de número de consultor y cliente, así como los servicios disponibles en DATEV. | La conexión está activa, pero faltan los servicios relevantes. Asegúrese de que los servicios "Buchungsdatenservice" y "Belegbilderservice" estén activados en DATEV. |
| El cliente no existe en DATEV o faltan los derechos de acceso. Verifique las entradas del consultor y el número de cliente, y compruebe los derechos de acceso en DATEV. | Su usuario no tiene acceso al ID de cliente ingresado o este no existe. Verifique que haya ingresado correctamente el número de consultor y el número de cliente. |
| Falta el número de consultor y/o cliente, por favor conectarse nuevamente. | No se ha intentado conectar previamente o ha fallado y falta el número de consultor o de cliente. Necesita conectarse de nuevo. |
| No hay ningún token de actualización disponible, establezca una conexión para obtener un nuevo token. | Los intentos de conexión anteriores fallaron y no se recibieron tokens de DATEV. Vuelva a conectarse y consulte las preguntas frecuentes al final de esta documentación para detectar posibles errores. |
| Se ha revocado la conexión con DATEV en Perk. | Algún usuario en Perk ha revocado activamente la conexión con DATEV y es necesario restablecerla. |
| La conexión con DATEV se ha desconectado, por favor conéctese nuevamente. | Los tokens de conexión ya no funcionan, probablemente porque la conexión expiró (sucede después de 2 años) o se revocó fuera de Perk. |
| No se pudo determinar el estado de la conexión, comuníquese con el soporte. | Se produjo un error imprevisto. Por favor, póngase en contacto con nosotros. Soporte de beneficios. |
Administrar la conexión a DATEV
Puede desconectar la conexión con DATEV en cualquier momento haciendo clic Desconectarse de DATEV. Alternativamente, el enlace Administrar conexiones en DATEV Le proporciona una descripción completa de todas sus conexiones dentro de DATEV y le permite desconectarlas.
Además, en el Buchungsdatenservice podrá acceder a la disponibilidad del centro de procesamiento de datos DATEV y a información más detallada del producto.
Configuración
Una vez establecida correctamente la conexión, aparece el siguiente formulario de configuración:
Necesitas configurar estos ajustes:
| Configuración | Descripción |
|---|---|
| Número de consultor | El número de consultor se define al establecer la conexión. Debe coincidir con el parámetro de conexión correspondiente y, por lo tanto, no se puede modificar en la configuración. Si es necesario actualizar el número de consultor, se debe establecer una nueva conexión. |
| Número de cliente | El número de cliente se define al establecer la conexión. Debe coincidir con el parámetro de conexión correspondiente y, por lo tanto, no se puede modificar en la configuración. Si es necesario actualizar el número de consultor, se debe establecer una nueva conexión. |
| longitud de la cuenta G/L | La longitud de la cuenta (Sachkontenlänge) debe ser coherente con DATEV. Puede consultarla en DATEV en Stammdaten > Mandantendaten Rechnungswesen > Grunddaten Rechnungswesen. |
| Plan de cuentas | El plan de cuentas (Standardkontenrahmen) debe ser coherente con DATEV. Se puede encontrar en DATEV en Stammdaten > Mandantendaten Rechnungswesen > Grunddaten Rechnungswesen. |
| Método para la columna 'Belegfeld 1' |
La columna "Belegfeld 1" permite la conciliación automática (según la configuración, las reservas con un valor cero no se muestran). Perk ofrece varias opciones para configurar el valor en "Belegfeld 1":
|
| Valor/asignación para la columna 'Belegfeld 1' |
Este campo de configuración complementa al anterior. Si elige el método "valor constante", deberá introducir el valor deseado en este campo. Si elige el método "asignar mes del gasto", la asignación se especifica en notación JSON, por ejemplo: {“1”: “primer valor”, “2”: “segundo valor”, “3”: “tercer valor” …} |
| Valor del campo 'KOST1 - Kostenstelle' |
Perk actualmente ofrece tres opciones para establecer el valor del campo 'KOST1 - Kostenstelle':
|
| Valor del campo 'KOST2 - Kostenstelle' |
Perk actualmente ofrece tres opciones para establecer el valor del campo 'KOST2 - Kostenstelle':
|
| Dimensión de etiqueta para el campo 'KOSTx - Kostenstelle' | En caso de elegir la opción de etiqueta para uno de los campos KOST, este campo permite especificar la dimensión de la etiqueta que se utilizará. |
| Inicio del año comercial (DD-MM) | Día y mes de inicio del ejercicio (en formato DD-MM). Tenga en cuenta que solo se pueden exportar conjuntamente los gastos del mismo ejercicio. |
| Bloquear publicaciones exportadas | Si se deben bloquear o no las reservas (Festschreibung). |
| Fecha para la columna `Belegdatum` |
Fecha de exportación en la columna "Belegdatum". Existen las siguientes opciones:
De forma predeterminada, se considera la fecha de publicación. |
| Elija el manejo de documentos |
Ya sea para enviar o no los recibos a DATEV, están disponibles las siguientes opciones:
El PDF generado se refiere al PDF de resumen de gastos estándar de Perk. Si el gasto incluye un recibo, este se integra en este PDF. Si se transmiten documentos a DATEV (todas las opciones excepto la primera), el Belegbilderservice debe estar disponible (normalmente se activa automáticamente al activar el Buchungsdatenservice). |
| Exportar resumen en PDF de viajes | Si se marca esta opción, se transmite un resumen del viaje en formato PDF como recibo de los gastos que forman parte de un viaje. |
| Ignorar reservas de importe cero en la exportación | Si se marca, los gastos de importe cero no se transmiten a DATEV, pero aún se establecen en el estado “exportado”. |
| Las tarifas de viáticos se excluirán de la exportación. | Seleccione las tarifas diarias que no deben transmitirse a DATEV, pero que aún deben establecerse en el estado “exportadas”. |
| Tarifas de kilometraje que se excluirán de la exportación | Seleccione las tarifas de kilometraje que no deben transmitirse a DATEV, pero que aún así se establecen en el estado “exportado”. |
Se requieren todos los parámetros de configuración con las siguientes excepciones:
- El campo “Valor/asignación para 'Belegfeld 1'” puede permanecer vacío si utiliza el método “ID de gasto”.
- “La dimensión de etiqueta para el campo 'KOSTx - Kostenstelle' puede permanecer vacía si la etiqueta no se utiliza para ninguno de los dos campos KOST.
Reutilizar una conexión existente
Perk ofrece la opción de utilizar diferentes sistemas ERP para gastos comunes, transacciones con tarjeta de crédito y gastos de viaje. Sin embargo, a menudo las reservas para estos tres tipos de gastos se exportan al mismo sistema ERP.
En este caso, puedes reutilizar la conexión establecida para gastos comunes con las mismas configuraciones seleccionando Servicio de datos de reserva DATEV con conexión existente” del ámbito del sistema ERP.
Reserva en DATEV
Los datos de reserva exportados desde Perk se envían como un lote de transacciones ("Buchungsstapel") al centro de datos de DATEV ("Rechenzentrum", "RZ"). Para obtener los datos de reserva del centro de datos y contabilizarlos en DATEV, consulte Documentación de DATEV.
Preguntas frecuentes (FAQ)
Después de hacer clic en Conectar con DATEV, no sucede nada.
Comprueba si tu navegador bloquea las ventanas emergentes. El proceso de autenticación abre una ventana emergente para iniciar sesión en DATEV. Dependiendo de la configuración de tu navegador, es posible que las ventanas emergentes estén bloqueadas.
Después de hacer clic en Conectar con DATEV, aparece una ventana vacía.
Lo más probable es que la contraseña para mIDentity se solicite en una ventana que puede estar oculta detrás de otras ventanas.
Después de establecer la conexión con DATEV, el estado de la conexión se muestra como Servicio faltante.
No se han activado todos los servicios necesarios en DATEV. Consulte con DATEV y su asesor fiscal.
¿Cómo puedo comprobar si puedo conectarme a DATEV?
Debajo del estado de la conexión hay un enlace a Administrar conexiones en DATEVSi puede acceder a la vista general de conexiones de DATEV ("Aplicaciones relacionadas"), también podrá conectarse. Sin embargo, esto no proporciona información sobre la disponibilidad de los servicios de DATEV necesarios ni sobre los permisos de un ID de cliente específico.
¿Puedo conectar varias entidades legales con el mismo ID de cliente en DATEV?
Sí, es posible. Por favor, considere el siguiente punto.
Quiero conectar varias entidades legales con DATEV (posiblemente usando el mismo ID de cliente). Al intentar conectar la segunda entidad legal, ya no se me solicita la autenticación y el intento de conexión falla. ¿Qué debo hacer?
DATEV parece recordar los intentos de conexión anteriores del navegador y no vuelve a solicitar la autenticación. En ocasiones, esto puede provocar intentos de conexión fallidos. Reinicie el navegador (o abra una nueva ventana) entre cada intento de conexión.
¿Puedo utilizar la integración DATEV de Perk también con sistemas locales?
Sí, puede. El único requisito es una conexión al centro de datos de DATEV ("Rechenzentrum", RZ). En la gran mayoría de los casos, dicha conexión ya existe para otros temas, como "USt-Übermittlung" o "Bezug von Kontoauszugsdaten".