Durante el proceso de incorporación, el equipo de implementación de Perk configuró los gastos de su empresa. Sin embargo, puede editar algunos de estos ajustes según sea necesario. Configuración > Cuenta > Empresas seleccionando la empresa y haciendo clic Ver configuración de gastos.
Precaución: Estos ajustes afectan al procesamiento de gastos. Asegúrese de seleccionar la empresa correspondiente y de comprender el impacto en su empresa antes de realizar cualquier cambio.
Configuración general
En esta sección, puede ajustar la configuración general de su empresa, como el servicio de tipo de cambio utilizado para calcular la conversión de divisas.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | Nombre de la entidad jurídica a la que se aplican estos ajustes. Esta información se muestra solo a título informativo. Puede modificarla en la página principal de configuración de la empresa. |
| Fuente de tipos de cambio | Servicio de cambio de divisas utilizado para calcular la conversión de moneda. Ver Tipos de cambio y conversión de divisas en Perk. |
Revisión de aprobación y financiación
Esta sección le permite modificar el proceso de aprobación de gastos de su empresa, que consta de dos pasos:
- Estrategia de aprobación (es decir, aprobación comercial)
- Estrategia de revisión financiera
Además, puede seleccionar métodos de pago que no requieran aprobación e impedir que los empleados soliciten reembolsos de gastos por los siguientes estados. Si realiza algún cambio, asegúrese de hacer clic. Ahorrar después. De lo contrario, se podrían perder los cambios.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Estrategia de aprobación |
Esta estrategia se determina durante el proceso de implementación para su empresa.
Si su empresa requiere un flujo de aprobación que difiere de la estrategia de revisión estándar (o combina estrategias de aprobación de gerente de línea y objeto de costo), entonces necesita configurar un Flujo de trabajo personalizado utilizando el diseñador de flujos de trabajo. Puedes cambiar esta estrategia en cualquier momento; sin embargo, solo se aplicará a los documentos nuevos. Los gastos existentes seguirán la estrategia anterior. |
| Activar aprobación automática |
Esta opción solo está disponible si Aprobación del objeto de coste o Aprobación del jefe de línea está seleccionado. Permite las aprobaciones automáticas si un gasto está por debajo de un cierto umbral y sin advertencias. El umbral se especifica en diferentes ubicaciones dependiendo de si selecciona la aprobación del objeto de coste o la aprobación del jefe de línea:
|
| Estrategia de revisión financiera |
Esta estrategia se determina durante el proceso de implementación para su empresa.
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| Deshabilitar la opción para rechazar las solicitudes de aprobación |
Marcar esta casilla impide que los aprobadores y revisores financieros rechacen definitivamente los informes de gastos pagados de forma privada. Solo podrán devolver el informe para que se realicen modificaciones. Si la casilla permanece sin marcar, los informes de gastos pagados de forma privada pueden ser rechazados permanentemente, pero los gastos de tarjeta de empresa y de viaje no. |
| Métodos de pago que no requieren aprobación del gerente | Seleccione las opciones de pago (Pago privado, Tarjeta de empresa y Proveedor de viajes) que no requieran la aprobación del responsable del objeto de coste ni del jefe de línea. Todos los gastos pagados con estos métodos se envían directamente al departamento de finanzas para su revisión. |
| Impida que los solicitantes soliciten la devolución de gastos para los siguientes estados: | Seleccione los estados (en aprobación, en revisión, listo para exportar) en los que no desea que los empleados puedan recuperar los gastos. Por ejemplo, es posible que no desee que los empleados puedan recuperar un gasto que ya ha sido aprobado y revisado, y que está listo para exportar. |
Definición de informe de gastos
Esta sección determina la visibilidad de los tipos de gastos de viáticos y kilometraje, y le permite determinar cómo se gestionan los escenarios de gastos específicos en Perk.
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Habilitar viáticos | Habilite las dietas, su cálculo y reembolso. Puede determinar dónde desea que los empleados puedan acceder a la creación de dietas. |
| Habilitar gastos de kilometraje | Habilitar el seguimiento, el cálculo y el reembolso del kilometraje. Puedes determinar dónde quieres que los empleados puedan acceder a la creación de informes de gastos de kilometraje. |
| Fecha de reinicio del contador de kilometraje | Define los criterios de acumulación de kilometraje. Elige entre Mensual y Anualmente (Año natural) para definir la frecuencia con la que se reiniciará el kilometraje de los empleados. Esto permite definir límites específicos para la aplicación de diferentes tarifas de kilometraje (por ejemplo, hasta 10 000 km, 0,75 CHF/km y a partir de 10 001 km, 0,60 CHF/km). |
| Permitir gastos sin recibo | Permitir la creación de gastos para recibos extraviados o sin comprobante. Si esta opción está habilitada, los empleados podrán crear gastos pagados de forma privada sin recibo. |
| Habilitar gastos sin recibo | El recibo es opcional para los gastos pagados de forma privada, lo que permite presentar los gastos sin necesidad de presentarlo. |
| Habilitar gastos sin recibo para transacciones | El recibo es opcional para los gastos con tarjeta de empresa cuando se envían transacciones sin recibo. |
| Considere gastos adicionales (propinas, comisiones, etc.). | Permitir la adición de cargos a la categoría principal. Si esta opción está habilitada, los empleados pueden agregar cargos adicionales al gasto en una sección separada del informe de gastos, los cuales no se consideran para el IVA. |
| Habilitar varias categorías por gasto | Cuando se activa, esta función permite a los empleados asignar varias categorías a un solo gasto. |
| Habilitar la división de la reserva del resto de los cargos adicionales | Permitir la contabilización financiera dividida. Si esta opción está habilitada, los cargos adicionales en un informe de gastos se contabilizan en líneas separadas. Si esta opción está deshabilitada, el importe total extraído de un gasto y los cargos adicionales se contabilizan en una sola línea. |
| Habilitar modificaciones divididas para líneas de reserva por día |
Si esta opción está habilitada, las modificaciones a una dieta se registran como líneas separadas. Si está deshabilitada, la dieta, incluidas las modificaciones, se registra en una sola línea. NotaEsto no es compatible con Habilitar la división de importes imponibles/no imponibles para las líneas de reserva de viáticos.Si se seleccionan ambas opciones, Perk solo divide las dietas en líneas imponibles y no imponibles. |
| Habilitar la división de importes imponibles/no imponibles para las líneas de reserva de viáticos. |
Divida las partidas de viáticos en importes imponibles y no imponibles. Esto se aplica a todos los sistemas financieros que exportan líneas de débito en sus exportaciones. NotaEsto no es compatible con Habilitar modificaciones divididas para líneas de reserva por díaSi se seleccionan ambas opciones, Perk solo divide las dietas en líneas imponibles y no imponibles. |
| Habilitar adjuntos XML para gastos |
Permitir a los usuarios cargar archivos XML como documentos justificativos para gastos con y sin recibo, reclamaciones de kilometraje y dietas. Nota: Asegúrese de que su integración financiera admita la importación de archivos XML antes de habilitar esta opción. |
| recargo por porcentaje de cambio de divisas |
Establece un porcentaje que se añadirá al tipo de cambio predeterminado gestionado por Perk. Por ejemplo, si una persona paga los gastos con su tarjeta personal, este recargo compensa los tipos de cambio desfavorables. Sin embargo, se recomienda usar esta opción con precaución, ya que aplica un recargo porcentual fijo a todos los gastos en moneda extranjera. |
| Habilitar modelo de categoría v2 | Habilitar el modelo V2 mejora la selección de categorías por parte de Perk AI. |
| Deshabilitar la selección de objetos de coste (Viajes) e ignorar los objetos de coste (Gastos). |
Al marcar esta opción, se elimina la posibilidad de que los empleados asignen gastos/viajes a los objetos de coste por sí mismos; los objetos de coste siguen siendo obligatorios. Esto requiere que establezcas un objeto de coste predeterminado para todas las personas en su perfil.
Por lo tanto, debes asegurarte de que:
|
| Deshabilitar objetos de coste (Viajes) | Los objetos de coste ya no son obligatorios en los viajes. |
Cumplimiento
Esta sección contiene ajustes que determinan las notificaciones que se activan cuando un gasto no cumple con criterios específicos y quién puede realizar ciertas acciones sobre los gastos.
| Configuración | Descripción |
|---|---|
| Habilitar advertencias duplicadas para viáticos | Marca cualquier viático duplicado. Ver Subsidio ya solicitado. |
| No se permiten viajes con fechas superpuestas. | Marca cualquier viaje que tenga las mismas fechas. Ver Notificaciones específicas del viaje. |
| Habilitar políticas específicas del usuario |
Active esta opción si su empresa tiene políticas y normas de gastos diferentes según el cargo, la ubicación geográfica u otras características de la persona dentro de la misma entidad. Por ejemplo, los gastos de los directores solo se reembolsan si superan los 50 CHF. Si esta opción está habilitada, puede configurar varias reglas para diferentes políticas de empleados y asignarlas a una persona específica en Personas, Organización pestaña. Debes elegir un Política predeterminada que se establece como respaldo para las nuevas personas al activar políticas específicas para cada persona. |
| Habilitar reglas de gastos | Señala cualquier gasto que no cumpla con las reglas de gastos. Ver Incumplimiento de la política. |
| Días de fin de semana de bandera | Se muestran indicadores si el gasto cae en fin de semana. Ver Días de fin de semana. |
| Habilitar alertas de IA (duplicados, validación de importes) |
Activa advertencias cuando la IA detecta un escenario en el que el gasto no cumple. Ver Advertencias basadas en IA. Para la validación de importes, Perk marca los gastos en los que la diferencia entre el importe introducido manualmente y el importe extraído por la IA supera un porcentaje especificado. Puedes configurar este porcentaje en Desviación aceptada en porcentaje campo. |
| Indique si se requiere factura oficial del proveedor. | Marca los gastos que requieren una factura según el importe. Ver Se requiere factura oficial. |
| Utilice el nombre de viático como propósito comercial | Al seleccionar esta opción, el nombre del viático se completa automáticamente como el propósito/descripción comercial. Si no se selecciona, es necesario especificar un propósito comercial para la solicitud de reembolso. |
| Habilita las alertas para gastos sin recibo. | Marca cualquier gasto sin recibo y sin documentos justificativos. Ver Sin recibo de gastos. |
| Habilitar los gastos exportados en los gastos delegados | Habilite esta opción si desea permitir que las personas que envían información en nombre de otra persona vean los gastos exportados de las personas a las que ayudan. Esta información se muestra en Gastos > Gastos > Gastos delegados. Ver Gestionar los gastos como asistente de otra persona. |
| Habilitar advertencia si el objeto de coste del usuario se desvía del objeto de coste del gasto | Marca cualquier gasto cuyo objeto de costo no sea el mismo que el objeto de costo predeterminado de la persona. Ver Objeto de coste predeterminado. |
| Mostrar advertencia por falta de información fiscal | Señala cualquier gasto sin información fiscal. Ver tipo de IVA/impuesto. |
| Notificar si se supera el umbral de distancia de Google Maps | Marca las reclamaciones de kilometraje cuando la persona ha sobrescrito manualmente la distancia calculada automáticamente. Ver Distancia en gastos de kilometraje. |
Participantes
Determina cómo Perk gestiona los gastos de los participantes. Ver Configurar participantes de gastos.
Configuración de comprobación de duplicados
Puede definir cuándo se muestra una advertencia de gastos duplicados configurando cuántos parámetros deben coincidir para activar la advertencia.
Los parámetros son:
- Número de identificación fiscal/Doc-Hash: El número de identificación fiscal se refiere al número de IVA único de la empresa, tal como aparece en el recibo de un gasto. El hash del documento, por otro lado, se refiere al valor hash del archivo utilizado para generar el informe de gastos (es decir, la imagen o el PDF). Estos dos elementos constituyen los criterios fundamentales para la detección de duplicados.
- Reclamación total: La reclamación total se refiere al importe total que figura en el recibo de un gasto.
- DivisaLa moneda se refiere a la moneda que figura en el recibo de un gasto.
- FechaLa fecha se refiere a la fecha que figura en el recibo de un gasto.
- TiempoLa hora se refiere a la hora que figura en el recibo de un gasto.
Nota: Cuantos menos parámetros se requieran para que se active una alerta, mayor será la sensibilidad de Perk a los falsos positivos. Si bien puede modificar estos ajustes, se recomienda mantener la configuración predeterminada.
Exportación de datos y configuración del ERP
El Exportación de datos y configuración del ERP Esta sección contiene varias opciones para determinar el comportamiento de la exportación de gastos, como la información incluida en la exportación y cualquier archivo adicional. El impacto de esta configuración depende de la integración establecida en Integraciones (Gestión de gastos) pestaña, Exportación de gastos).
| Configuración | Descripción |
|---|---|
| Excluir los objetos de coste de la exportación | Elija si desea excluir los objetos de coste de la exportación o si desea mantenerlos en el informe. |
| Exportar las dietas y los subsidios por kilometraje por separado a la nómina. |
Divida la exportación de gastos en dos exportaciones (es decir, para su contabilización separada en los sistemas de contabilidad financiera y de nóminas). Cuando está habilitado, esto activa una sección separada en Integraciones, en el Exportación de gastos Configuración que le permite configurar un sistema de nóminas para exportación. Puedes optar por dividir los importes de las dietas en:
No se pueden dividir las dietas según ambos criterios.Si se seleccionan ambas opciones, las dietas solo se dividen en importes imponibles y no imponibles. Nota: Esto solo es compatible con gastos exportados que se activan manualmente. Si utiliza un trabajo de exportación automático, el Perk API, o cualquier integración basada en Perk API, esta división no se puede realizar. |
Moneda de publicación
En Perk, puedes elegir una de las tres monedas de contabilización de gastos:
-
Importes de exportación en la moneda de recepción original: Conserva los importes en la moneda original del recibo.
En este caso, la conversión de divisas se realiza en su sistema ERP o en cualquier otro sistema que utilice su empresa. - Importes de exportación en moneda de la empresa: Convierte los gastos de cambio de divisas a la moneda de tu empresa en Perk.
- Importes de exportación en moneda del empleado (en caso contrario: moneda de la empresa)Convierta los gastos de cambio de divisas a la moneda específica de su empleado si esta difiere de la moneda de la empresa.
Informes y archivos adicionales
Independientemente de si los datos se exportan directamente a un sistema de terceros mediante API o como una exportación basada en archivos (configurada en Integraciones), también puede generar otros archivos que enumeren todos los gastos exportados.
Perk te permite generar estos archivos:
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Libro diario de exportación [.csv] | Genere el libro diario contable estándar de Perk y especifique el nombre del archivo que se utilizará al generar el archivo de salida. |
| Exportar archivos adjuntos |
Incluya cualquier recibo o documento justificativo durante la exportación de gastos como un archivo ZIP. Se puede acceder a estos archivos en el Exportar registro. Los documentos se exportan en el mismo formato en que se cargaron (es decir, JPG, PNG, PDF o XML si está habilitado). |
| Nombre de la carpeta ZIP para los archivos adjuntos exportados | Si selecciona Exportar archivos adjuntos, elija un nombre de carpeta para los archivos adjuntos. De forma predeterminada, Perk utiliza Archivos adjuntos. |
| Habilitar la exportación de nivel de viaje | Agrega una pestaña adicional de tipo de gasto. Viajes en la página de Exportar para permitir que los revisores financieros exporten todos los gastos del viaje juntos.Ver Exportar gastos revisados, viajes, transacciones y facturas. |
| Habilitar la generación de informes CSV con los importes de gastos sujetos al impuesto sobre la renta. | Generar un informe de todos los importes imponibles calculados sobre los gastos. |
| Archivo de pago de exportación | Perk te permite generar archivos de pago en formatos PAIN suizo, alemán, francés y británico. |
| Exportar informe [.pdf] | Generar un resumen de los informes de gastos revisados, incluyendo los recibos adjuntos. |
| Exportar informe con el total por persona [.pdf] | Puede optar por generar un informe que desglose los gastos por persona y especificar el nombre del archivo que se utilizará al generar el archivo de salida. |
| Exportar informe de gastos [.pdf] | Puede optar por generar un informe para cada gasto y especificar el nombre del archivo que se utilizará al generar el archivo de salida. |
Se puede acceder a estos archivos desde Finanzas > Revisión >Exportar registro. No se puede acceder a ellos a través de la API.
Habilitar tarjetas de empresa
Esta sección solo aparece si su organización tiene Tarjetas Perk. Esta sección determina el comportamiento general al usar Tarjetas Perk (método de pago con tarjeta corporativa). Las transacciones con tarjeta se exportan desde Perk.
Configuración general
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Marcar gastos no reembolsables | Si está habilitada, los gastos pagados con tarjetas de empresa se marcarán como tales. |
| Desactivar gastos pagados de forma privada | Si está habilitada, en Perk solo se permiten los gastos pagados con tarjetas de empresa. |
| Habilitar número de acreedor predeterminado (ERP) | Establece un número de tarjeta de crédito predeterminado para exportar transacciones con tarjeta. Se puede modificar manualmente en la configuración de la tarjeta de empresa. |
| Congelación automática cuando hay demasiados recibos atrasados (solo para Tarjetas Perk) | Restringe el uso de la tarjeta cuando los usuarios no envían los gastos que coincidan con las transacciones. Consulte la sección "Congelación automática" en caso de que falten recibos. |
| Habilitar tarjetas de alojamiento Perk | Para integrar con proveedores de viajes. Permite a los administradores de tarjetas crear tarjetas de alojamiento para usar con proveedores de gestión de viajes. |
| Habilitar solicitudes de tarjeta | Permite a los empleados solicitar una tarjeta, cuya aprobación o rechazo pueden decidir los administradores. Véase Solicitar una tarjeta Perk. |
Importar
Esta sección solo es necesaria si las transacciones se cargan manualmente desde un proveedor de tarjetas externo. Cada proveedor de tarjetas tiene un archivo de transacciones diferente. Aquí debe especificar de qué proveedor provienen las tarjetas de su empresa.
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Formato de extracto de tarjeta de empresa | Para integraciones de tarjetas de terceros, seleccione el tipo de formato en el que se importan las transacciones a Perk. |
Exportar
Puede configurar la exportación de gastos asociados a transacciones. La configuración básica de la exportación se realiza en la configuración de gastos de la empresa, y la integración en sí misma en Integraciones, exportación de gastos - Sistema actual para transacciones con tarjeta.
| Opción | Descripción |
|---|---|
| Libro diario de exportación [.csv] | Si está habilitado, puede exportar el diario contable de las transacciones que se hayan emparejado con un informe de gastos correspondiente en Finanzas > Revisión > Registro de exportación. |
| Nombre del archivo del diario contable | Especifique el nombre del archivo que se utilizará al exportar el libro diario contable. |
| Exportar archivos adjuntos | Si está habilitada, puede exportar los archivos que las personas adjuntaron a sus informes de gastos. |
| Nombre de la carpeta ZIP para los archivos adjuntos exportados | Si desea crear una carpeta con nombre donde se guarden los archivos adjuntos, asígnele el nombre aquí. De lo contrario, se le asignará un nombre automáticamente. |
| Exportar informe [.pdf] | Si está habilitada, puede exportar un informe de transacciones con tarjeta como archivo .pdf. |
| Exportar informe con el total por usuario [.pdf] | Generar un informe de gastos de tarjeta que desglose los gastos por usuario. |
| Nombre del archivo del informe con el total por usuario | Especifique el nombre del archivo que se utilizará al exportar el informe del usuario. |
| Exportar informe de gastos [.pdf] | Generar un informe para cada gasto. |
| Nombre de la carpeta ZIP para exportar por gasto de tarjeta de crédito | Si quieres crear una carpeta con nombre donde se guarden tus exportaciones, nómbrala aquí. De lo contrario, se nombrará automáticamente. |
| Excluir los objetos de coste de la exportación | Si está habilitada, los objetos de coste no se incluirán en el archivo de exportación. |
| Moneda para exportar | Elija si desea exportar los importes de los gastos en la moneda de la tarjeta, en la moneda de la transacción o en la moneda de la empresa. |
Habilitar viajes
Esta sección contiene la configuración para configurar viajes en Perk. Para obtener más información, consulte Configurar viajes en Perk.
Habilitar IVA/impuestos
Esta sección determina cómo se gestionan los impuestos en los gastos. Ver Habilitar tasas impositivas.
Servicio de notificaciones
Para obtener información sobre el servicio de notificaciones, consulte Enviar un correo electrónico a los empleados con las tareas de gastos abiertas.