En Perk, puedes elegir cómo tu empresa gestiona los gastos con flujos de trabajo estándar que se combinan aprobación comercial con revisión financieraAlternativamente, puede optar por Crea tus propios flujos de trabajo personalizados eso determina cómo se aprueban y luego revisan los gastos en su organización.

La aprobación comercial (estrategia de aprobación) siempre precede a la revisión financiera (estrategia de revisión financiera). Esto garantiza que se otorguen todas las aprobaciones comerciales necesarias antes de que el gasto se transfiera al equipo de finanzas para su revisión.

Estrategia de aprobación empresarial

Su empresa puede elegir una de cuatro estrategias:

• No se requiere aprobación: Los gastos presentados se envían directamente al equipo de finanzas para su revisión sin necesidad de aprobación.
• Aprobación del objeto de coste: Los gastos presentados deben ser aprobados por el/los responsable/s del objeto de coste correspondiente/s, según la jerarquía de objetos de coste, antes de ser enviados al departamento de Finanzas para su revisión. Si existen umbrales de aprobación para los objetos de coste, podrían requerirse aprobaciones adicionales si los gastos superan dicho umbral.
• Aprobación del jefe de línea: Los gastos presentados requieren la aprobación del responsable directo de cada empleado antes de su revisión financiera. Si existen umbrales de aprobación por parte del responsable directo, podrían ser necesarias aprobaciones adicionales si los gastos superan dicho umbral.
• Flujo de trabajo personalizadoEn este caso, usted elige cómo deben aprobarse los gastos presentados mediante la creación de su propio flujo de trabajo utilizando el diseñador de flujo de trabajoEsto permite combinar las estrategias de aprobación del responsable de línea y del objeto de coste, o incluso determinar quién aprueba y cuándo mediante los atributos del gasto. Por ejemplo, si el gasto supera los 100 000 €, el documento se envía tanto al responsable de línea como al responsable del objeto de coste para su aprobación.

Precaución: Puede Cambia tu estrategia de aprobación deseada en cualquier momento.Sin embargo, la nueva estrategia Se aplica a los nuevos gastos procesados A partir de ese momento, los gastos existentes se rigen por la estrategia de aprobación anterior. Si desea procesar los gastos existentes con una nueva estrategia de aprobación, deberá eliminarlos y volver a enviarlos.

Estrategia de revisión financiera

La estrategia de revisión financiera garantiza que se realicen todas las comprobaciones contables y financieras necesarias antes de que el gasto se exporte y registre en el sistema financiero de su empresa.

Su empresa puede elegir una de las tres estrategias siguientes:

• Siempre se requiere revisión manual: Los gastos totalmente aprobados por los gerentes comerciales se envían a Finanzas  > Revisar y requieren una revisión manual por parte del equipo de Finanzas antes de poder ser exportados (Finanzas > Revisar > Exportar)Históricamente, esta opción ha sido aplicada por la mayoría de las empresas y se considera la estrategia de revisión más conservadora.

• Revisión totalmente automatizada: Seleccionar esta opción automatiza por completo el proceso de revisión financiera. Los gastos que cuentan con la aprobación total de los gerentes comerciales se envían directamente a exportar, eludiendo revisar En conjunto. Si también está habilitada la aprobación automática del objeto de coste o del responsable de línea, el informe de gastos estará listo automáticamente para su exportación una vez que una persona lo haya enviado.

  Precaución: Tenga cuidado al elegir esta estrategia, ya que no implica ninguna comprobación manual (ni siquiera para excepciones).

• Revisión automática si no hay advertencias.Al seleccionar esta opción, el informe de gastos solo se revisará automáticamente cuando no haya advertencias. Si hay advertencias, el gasto se enviará a Finanzas > Revisar para una revisión financiera manual antes de que termine para exportarSe recomienda utilizar esta estrategia si desea automatizar el proceso de gastos tanto como sea posible, pero aún así quiere revisar manualmente y comprobar los valores atípicos y las excepciones.