En Perk, puedes:

• Permita que sus empleados envíen facturas y gastos para su contabilización directamente en Business Central.
• Gestionar las aprobaciones ya sea por responsable directo, por dimensión (objeto de coste) o por una combinación de ambos.
• Revisar todos los gastos, rechazar facturas o gastos o modificar la asignación de centros de coste, según sea necesario, y enviar los documentos contables definitivos a Business Central.

Consejo:Para obtener una descripción general de la integración, consulte Conector de gestión de gastos de beneficios para MS Dynamics 365 Business Central.

Actualización de los datos maestros desde Business Central

Durante la configuración inicial del conector, los usuarios y proveedores se crean en Perk directamente desde Business Central.

Sin embargo, el conector de Perk incluye una tarea en Business Central llamada Actualizar datos en Perk que permite actualizar masivamente los datos maestros. Por ejemplo, puede actualizar masivamente usuarios, objetos de coste, etiquetas, categorías y proveedores en Perk.

Con esta tarea, puede utilizar los filtros de Business Central para seleccionar los empleados (usuarios), los valores de dimensión (objetos de coste y/o campos personalizados), las cuentas GL (categorías) y los proveedores.

Puedes configurar esta tarea de Business Central para que se ejecute periódicamente y así garantizar que tus datos maestros se mantengan actualizados.

Nota:El conjunto de permisos Perk BC es necesario para ejecutar la actualización de datos maestros.

Consejo:Si no puede sincronizar los datos maestros o la tarea finaliza con un error, verifique que el ID de Perk exista en la tarjeta correspondiente. Por ejemplo, en la tarjeta de Empleado, busque el campo ID de usuario de Perk. Si no hay ningún valor en ese campo, es posible que deba volver a sincronizar los datos.

Gastos de procesamiento

Los gastos se procesan en Perk de acuerdo con el flujo de procesos estándar de su empresa:

1. Enviar: Los empleados suben sus gastos directamente en Perk., ya sean gastos con o sin recibo, kilometraje o dietas, incluidos como parte de un viaje o gastos individuales, de acuerdo con la política de su empresa.
2. Aprobar: Gerentes aprobar los gastos de los empleados para garantizar que los gastos cumplan con las políticas de su empresa.
3. Reseña: El equipo de finanzas Comprueba y supervisa todos los gastos., pudiendo optar por revisar todos los gastos, solo aquellos con notificaciones marcadas o ninguno.

Una vez procesados, los gastos son exportados a Business Central por Perk ya sea manualmente (según lo active el equipo de Finanzas) o automáticamente (usando un trabajo de exportación automática).

Perk exporta gastos por tipo de documento:

• gastos: gastos con y sin recibo, notas de crédito, viáticos y kilometraje.
• gastos de viaje: gastos recibidos de una integración de viajes de negocios de terceros
• Transacciones con tarjeta:Transacciones realizadas con tarjetas Perk o tarjetas de terceros.

Los gastos se pueden dividir en gastos estándar y dietas/kilometraje, de modo que se pueden exportar las dietas/kilometraje a un sistema de nómina independiente, en lugar de a Business Central. Esto se define en Perk, en Configuración > Cuenta > Empresas > Configuración de gastos, y se configura como un sistema de exportación independiente.

En Business Central, los gastos de beneficios se crean en el Libro Diario como asientos contables generales. Estos asientos se contabilizan según el comportamiento estándar de Business Central (es decir, creando asientos contables generales y asientos de IVA según corresponda).

Determinación de cuentas por tipo de cuenta

En función de si el gasto es reembolsable (es decir, comidas pagadas por el empleado) o no reembolsable (es decir, comidas pagadas con tarjeta de la empresa o gastos de viaje), la configuración determina el tipo de cuenta que se utilizará para la exportación.

• Reembolsable: toma el tipo de cuenta de la tarjeta del empleado.
• No reembolsable: toma el saldo de la cuenta del acreedor de la tarjeta del Usuario o de la Empresa.

Nota:Dado que los usuarios están vinculados a la ficha de empleado en Business Central, actualmente el tipo de cuenta solo se puede obtener de dicha ficha. Si utiliza fichas de proveedor para gestionar a los empleados, deberá indicar manualmente la cuenta afectada antes de contabilizar (es decir, no es posible la contabilización automática).

Validación y cálculo del importe del impuesto en Business Central

Para cada partida de gastos, Perk proporciona el país, el importe del impuesto y el tipo impositivo (que incluye el grupo de contabilización de productos y negocios del IVA).

Si la moneda del gasto coincide con la moneda de declaración (es decir, la moneda local), Business Central realiza una validación para comprobar que el importe calculado coincide con el importe del impuesto enviado por Perk. Si los importes de los impuestos coinciden, no se realiza ninguna acción. Si no coinciden, Business Central recalcula el importe del impuesto en función de los grupos de contabilización de IVA empresarial y de producto proporcionados.

Si la moneda del gasto no es la moneda local, Business Central no valida el importe del impuesto enviado por Perk. Recalcula el importe del impuesto en función de sus propios tipos de cambio. Ver Gastos en moneda extranjera.

Exportar gastos a Business Central

Una vez que haya aprobado y revisado los gastos, gastos de exportación desde Finanzas > Revisión > Exportar.

Al exportar gastos desde Perk, Perk prepara los asientos contables para enviarlos a Business Central. Si se produce algún error durante el proceso de exportación, se muestra una advertencia de la API con información sobre el tipo de error para que pueda solucionarlo.

Las partidas de gastos se crean en el diario general. El ID de beneficio del gasto se muestra en la columna Número de documento externo.

Nota:Los ID de Perk distinguen entre mayúsculas y minúsculas. Business Central muestra estos ID en mayúsculas. Por lo tanto, se recomienda usar tanto el ID como el importe para localizar estos gastos en Perk.

Gastos en moneda extranjera

Si se procesa un recibo en moneda extranjera en Perk, Perk convierte los importes a la moneda de la empresa utilizando el Tipos de cambio utilizados por Perk.

Dependiendo de la configuración de la empresa, los importes se transfieren en la moneda de la empresa (moneda del libro diario) o en la moneda original del recibo.

Si se utiliza la moneda de la empresa, suele ser la misma que la moneda local en Business Central; por lo tanto, no se realiza ninguna conversión de divisas (solo al procesar el recibo en Perk). Para importes imponibles, Business Central comprueba que el importe enviado desde Perk coincida con el importe que calcula en función del código fiscal utilizado y el importe neto. Si el importe de Perk no coincide con el importe calculado, Business Central utiliza su propio cálculo.

Recibos de gastos y anexos

Si elige importar recibos de gastos, estos se vincularán con el asiento contable correspondiente como un documento entrante. Haga clic en el recibo para descargarlo.

Además, si elige importar otros documentos de respaldo como archivos adjuntos, también se mostrarán en la pestaña Documentos entrantes para el asiento contable correspondiente.

Nota:Tenga en cuenta que cualquier recibo y archivo adjunto importado de Perk contribuye a La capacidad de almacenamiento de datos de su empresa en Business Central.

Procesamiento de facturas

El conector de administración de gastos de Perk para MS Dynamics 365 Business Central le permite procesar estos tipos de facturas:

Después crear una factura en PerkCuando exporta la factura aprobada desde Perk, se genera una orden de compra o una factura de compra en Business Central, que se puede contabilizar de forma automática o manual según la configuración del conector (ver Lógica de contabilización en Business Central).

Para las facturas sin orden de compra, al procesar la factura en Perk, debe seleccionar el objeto de costo, la categoría y la tasa impositiva a nivel de línea de factura. Por lo general, la IA de Perk asigna automáticamente la categoría y la tasa impositiva. Para las facturas con orden de compra, el objeto de costo y la categoría se heredan de la orden de compra o del recibo de mercancías.

Nota:Dado que las facturas de Perk heredan categorías (cuentas contables) y/o objetos de coste (dimensiones) del pedido de compra, se recomienda que establezca las dimensiones financieras como obligatorias para los pedidos de compra si planea utilizar una estrategia de aprobación de objetos de coste.

Creación de una factura sin orden de compra

Para crear una factura sin orden de compra que se pueda contabilizar en Business Central, simplemente Subir una nueva factura en Perk.

Para cada partida, debe seleccionar manualmente:

• Centro de costes: dimensiones financieras que se utilizarán en Business Central
• Categoría: Cuenta contable donde se deben registrar los artículos.
• Tasa impositiva(según corresponda)

Cuando estas facturas se exportan a Business Central, las partidas de la factura se tratan como partidas de Cuenta G y no están relacionadas directamente con el inventario (artículos), los activos fijos o los cargos de los artículos.

Cálculo de importes netos, imponibles y brutos
Business Central se encarga de calcular los importes netos, con impuestos y brutos utilizando el precio unitario y la cantidad proporcionados por Perk. Dado que Perk extrae estos importes de la factura, pueden existir diferencias entre los importes de Perk y los de Business Central (especialmente si se modifica alguno de estos valores en Perk).

Factura sin orden de compra

Factura de compra en Business Central

Creación de una factura de orden de compra

En Perk, los pedidos de compra se crean automáticamente a partir del pedido de compra de Business Central. Puede utilizar tanto los pedidos de compra abiertos como los liberados para crear un pedido de compra en Perk.

La orden de compra debe contener:

• Nombre del agente
• Número de factura del proveedor (si está disponible)
• Fecha del documento
• Partida individual (partida/partida de cargo/activos fijos)
• Dimensiones (para determinar el objeto de costo y la categoría, según sea necesario)

Una vez creada la orden de compra en Perk, el ID de la orden de compra de Perk se muestra en el campo ID de la orden de compra de Perk en Business Central. Si realiza algún cambio en la orden de compra, estos cambios se actualizan automáticamente en Perk.

Además, si necesita enviar manualmente la orden de compra desde Business Central a Perk por cualquier motivo, puede hacer clic en Enviar/Actualizar orden de compra a Yokoy en la tarjeta de la orden de compra. Si modifica algún detalle de la orden de compra (con estado Abierto), puede actualizar la información en Perk haciendo clic en el mismo botón.

La orden de compra se muestra en Perk en Procesador de facturas > Órdenes de compra.

El número de pedido se corresponde con el número de la ficha de pedido de compra en Business Central.

Asignación del objeto de coste y la categoría

Para los pedidos de compra que contienen artículos estándar, ingrese el pedido de compra contra un objeto de costo seleccionando la dimensión en el pedido de compra (pestaña Pedido > Dimensiones).

Nota:Dado que puede tener varias dimensiones financieras sincronizadas como objetos de coste y/o etiquetas, asegúrese de seleccionar una que haya sido creada como objeto de coste en Perk.

Una vez que haya cargado una orden de compra en Perk, podrá suba la factura correspondiente y proceder a Coincidencia entre la factura y los artículos de la orden de compra..

Precaución:Si registra la orden de compra en Business Central antes de que la factura se haya conciliado y exportado desde Perk, se activará una advertencia de error en Perk que indica que la orden de compra no existe. Cuando se exporta una factura desde Perk, se actualiza la orden de compra existente para que pueda registrarse posteriormente.

Creación de una factura de pedido con entrada de mercancías

Solo las órdenes de compra con artículos o partidas de tipo activo fijo requieren una entrada de mercancías. Por lo general, los artículos con cargo a cuenta no requieren una entrada de mercancías.

Recibos de mercancías se crean en Perk automáticamente a partir del recibo de compra registrado en Business Central (que se obtiene al recibir una orden de compra). Los recibos de mercancías siempre están asociados a una orden de compra y se utilizan para realizar emparejamiento de tres vías.

Un proceso automatizado crea recibos de compra en Perk cada vez que se genera un nuevo recibo de compra registrado.

Precaución:Para que Business Central genere un recibo de compra, debe existir previamente una orden de compra.

Para crear una GR manualmente (si es necesario):

1. Cree el recibo de compra registrado a partir de la orden de compra como de costumbre haciendo clic en Registrar… y luego seleccione Recibo.
2. Ve al archivo de recibos de compra registrados y selecciona el recibo que deseas subir a Perk.
3. Haz clic en Enviar recibo de compra a Perk.

El campo ID interno de Perk en Business Central se actualiza con el ID de Perk para la GR.

La entrada de mercancías correspondiente se puede consultar en Perk Procesador de facturas > Pedidos de compra seleccionando el pedido de compra correspondiente y consultando el número de entrada de mercancías en Entrada de mercancías. El número de entrada de mercancías corresponde al número de entrada de compra contabilizada.

Comparación de las partidas de la orden de compra y de la entrada de mercancías con las partidas de la factura.

Los artículos de la orden de compra se comparan con los artículos de la factura, realizando coincidencia bidireccional donde no existe un recibo de compra registrado (es decir, para los tipos de línea de cargo de activos fijos y artículos).

Si asocia un recibo de compra registrado a una orden de compra en Business Central, Perk realiza emparejamiento de tres vías, comprobando tanto los importes como las cantidades con la orden de compra y el recibo de compra contabilizado.

Artículos de línea del tipo de artículo coincidentes

Si ha asociado una partida de factura con un tipo de documento de artículo, se mostrará una notificación de entrada de mercancías faltante en Perk. No se requieren entradas de mercancías para los tipos de documento de cargo de activos fijos y artículos.

Una vez que reciba el pedido en Business Central y se genere el recibo de compra contabilizado, es posible que deba desvincular la línea de la factura y volver a vincularla con la línea del recibo de mercancías.

Gestión de múltiples recibos de compra registrados

Business Central permite crear varios recibos de compra registrados para procesar entregas parciales. Dado que Perk solo permite una relación uno a uno entre el recibo de mercancías y las líneas de la factura, es necesario ajustar manualmente las cantidades y los importes de las líneas para tener en cuenta los múltiples recibos de compra registrados.

Por ejemplo, usted crea una orden de compra para un artículo con una cantidad de 1000 unidades. Este artículo se entrega en dos envíos, de 250 y 750 unidades. Usted crea dos recibos de compra registrados para indicar la entrega de estos envíos. Sin embargo, la factura muestra la cantidad total solicitada en una sola línea.

En Perk, para procesar esta factura, debe ajustar la cantidad y el importe en la línea de la factura inicial para poder vincularla con uno de los recibos de compra registrados. A continuación, debe crear una línea adicional con la misma descripción, objeto de coste, categoría, etc., con la cantidad y el importe restantes.

Trabajar con artículos que no forman parte del inventario.

Business Central te permite crear artículos que no forman parte del inventario, los cuales puedes procesar con Perk.

Los artículos que no forman parte del inventario son:

• Cuentas del libro mayor
• Cargo por artículo
• activos fijos

Nota:Estos tipos de artículos deben haberse configurado previamente en Perk, ya que se manejan de manera diferente a los artículos estándar.

Existen dos escenarios para los documentos que contienen este tipo de líneas:

1. Actualizar una orden de compra de inventario existente: Si una factura que contiene artículos también incluye artículos que no son de inventario, la orden de compra se actualiza con una nueva línea (Cuenta contable, Cargo por artículo o Tipo de activo fijo).
2. Crear un nuevo documento de factura de compra: Si una factura no está vinculada a ninguna orden de compra pero incluye una línea de artículo que no es de inventario, genera un nuevo documento de factura de compra en Business Central.

Los artículos que no forman parte del inventario en la orden de compra se reconocen automáticamente en Perk como artículos que no son de entrada de mercancías (y, por lo tanto, no requieren una conciliación de dos o tres vías).

Dado que Perk no hereda las dimensiones financieras del pedido de compra, es necesario especificar el objeto de coste y/o la categoría a nivel de partida individual antes de poder exportar la factura a Business Central.

Exportación y contabilización de cargos por artículos en facturas

Independientemente de si Perk actualiza la orden de compra o crea una nueva factura de compra en Business Central para los cargos por artículo, el detalle clave sobre este tipo de línea en Business Central es que, una vez creada la línea, los cargos deben asignarse a las líneas de recepción. Por lo tanto, después de crear la línea, se debe seguir el proceso estándar de Business Central para la asignación de cargos por artículo y, posteriormente, contabilizar el documento.

Exportación de facturas a Business Central

Una vez que haya cotejado y enviado (y aprobado) las facturas, exportar las facturas Como siempre, desde Finanzas > Revisión > Exportar.

Puede configurar una tarea de exportación automática Para el conector. Puede usar el registro de exportación en Perk para comprobar si la tarea de exportación se completó correctamente.

Cuando exporta facturas desde Perk, Business Central obtiene todos los datos de las facturas desde Perk, incluidos los Factura original como archivo adjunto.

Dependiendo del tipo de factura (sin orden de compra o con orden de compra), el documento actualizado en Business Central puede variar:

• Factura de pedido: Actualiza la orden de compra existente para que pueda contabilizarse como una factura de compra registrada.
• Factura sin orden de compra: Crea una nueva factura de compra, que posteriormente se contabiliza como una factura de compra contabilizada.

Cálculo de partidas individuales y conversión de divisas

Business Central se encarga de calcular los importes netos, los impuestos y los importes brutos de cada línea en función de la cantidad y el precio unitario.

Si la moneda de la factura es diferente a la moneda local, esta información se almacena en Business Central en el campo Código de moneda y Business Central se encarga de convertir todos los importes a la moneda local al contabilizarlos.

Exportar una factura de pedido

Al exportar una factura de pedido de compra desde Perk, el pedido de compra de Business Central se actualiza con los detalles de las partidas: cantidad a facturar, precio unitario, tipos impositivos, etc.

Además, en la sección General del pedido de compra, Business Central muestra el ID de la factura en el campo ID de procesamiento de factura:

La orden de compra se contabiliza automáticamente o manualmente como una factura de compra contabilizada por el equipo de finanzas, según corresponda. lógica de publicación configurado en la configuración del conector.

Exportación de una factura sin orden de compra

Cuando exportas una factura que no es de orden de compra desde Perk, Business Central crea una nueva factura de compra con la información de la factura original, creando las líneas de pedido con la cantidad a facturar, el precio unitario, etc. El ID de la factura se incluye en el campo ID de procesamiento de factura para que puedas realizar un seguimiento de la factura en Perk.

La factura de compra se contabiliza automáticamente o manualmente como una factura de compra contabilizada por el equipo de finanzas, según el caso. lógica de publicación configurado en la configuración del conector.

Lógica de contabilización en Business Central

Dependiendo de la configuración específica en Business Central, pueden ocurrir las siguientes acciones:

Archivos adjuntos de la factura

Dependiendo del origen de la factura (sin orden de compra, con orden de compra, etc.), el PDF de la factura se adjunta en la pestaña Archivos adjuntos del documento correspondiente de Business Central.

Factura en formato PDF en una factura de compra.	Factura en formato PDF en una orden de compra