Las categorías de gastos son la clasificación de los diferentes tipos de gastos que los empleados pueden tener al viajar. Los empleados generan gastos como taxi, hotel, alquiler de coche, tren, comidas, etc., al viajar, y el sistema de gastos debe ser capaz de dar cabida a estas diferentes categorías.
Las categorías te permiten:
- Clasifique los gastos adecuadamente
- Contabiliza los gastos en tus sistemas financieros con diferentes cuentas GL por categoría
- Asignar la detección de IA a una categoría específica del cliente
- Impuesto de entrada del IVA asociado
Puede adaptar el proceso de gestión de gastos a las necesidades de su empresa configurando diversas categorías para sus informes de gastos. Configure las categorías para los informes de gastos en Configuración > Configuración de gastos > Categorías de gastos.
Antes de comenzar a configurar categorías, seleccione la empresa correspondiente en Compañía para el que desea configurar categorías de gastos. El Estado El filtro le permite ver las categorías según si están activas, inactivas o en borrador.
Puede agregar nuevas categorías, importar múltiples categorías o editar una categoría existente haciendo clic en ella en la tabla.
Añadir una nueva categoría
Hacer clic + Añadir nueva categoría para agregar una nueva categoría.
Rellene los siguientes campos:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | El nombre de la categoría de gasto. |
| Símbolo | Elija un símbolo que se adapte mejor al propósito de la categoría. |
| Mapeo de categorías de IA | El modelo de IA de Perk es autodidacta y puede mapear gastos automáticamente a medida que se crean más informes de gastos. Para facilitar el mapeo de categorías de IA de Perk, seleccione la categoría correspondiente para un informe de gastos. Tenga en cuenta que solo se debe marcar una categoría y solo una vez. Por ejemplo, si tiene una categoría para Alojamiento Hoteles y Alojamiento Privado, utilice únicamente el mapeo de categorías de IA Alojamiento Una vez. Solo usa la categoría IA. Otro Si tienes una Otro categoría. |
| Configuración de fecha |
|
| Contabilidad (ERP) | La cuenta de gastos en la que se contabiliza el gasto en su sistema financiero. |
| ID | ID único de beneficio para una categoría, que se genera automáticamente. |
| Descripción del comentario | Incluya una descripción del comentario requerido, si corresponde. |
| Requerir comentario | Si esta opción está habilitada, los remitentes siempre deben incluir un comentario sobre los gastos en esta categoría antes de poder enviar el informe. |
| Sin IVA/impuestos de entrada | Cuando se selecciona, no se exporta información fiscal cuando se utiliza esta categoría. Esto solo aplica si se permiten gastos privados en la tarjeta de empresa. En ese caso, Perk suele configurar una categoría aparte para estos gastos y marcar esta casilla. |
| No se permite ningún objeto de coste | Cuando se selecciona, no se exporta información del objeto de costo cuando se utiliza esta categoría. Esto solo aplica si se permiten gastos privados en la tarjeta de empresa. En ese caso, Perk suele configurar una categoría aparte para estos gastos y marcar esta casilla. |
| Mostrar solo para pagos con tarjeta de empresa | Cuando se selecciona, esta categoría solo se mostrará cuando el método de pago sea Tarjeta de empresaEsta opción solo es relevante si la empresa permite gastos privados en su tarjeta corporativa. En tales casos, Perk suele crear una categoría separada para estos gastos y seleccionar esta casilla. |
| No visible para los empleados | Si está habilitada, esta categoría no es visible para los remitentes ni los administradores. Sin embargo, los revisores financieros aún pueden seleccionarla al revisar un gasto. Además, puedes seleccionarlo como categoría técnica en pólizas, viáticos y tarifas de kilometraje. |
| Generar advertencia | Si está habilitado, se muestra una advertencia si se elige esta categoría. |
| Cargo a empleado (Solo tarjeta de crédito de la empresa) | Solo aplicable a gastos privados pagados con la tarjeta de empresa. Si se activa esta opción, el gasto se contabiliza en la cuenta del empleado en lugar de en la cuenta de gastos. |
| Deshabilitar para tipos de gastos | Seleccione el tipo de gasto para el cual esta categoría está deshabilitada, si es necesario. Por ejemplo, puede elegir no mostrar esta categoría para los gastos sin recibo. |
| Descripción | Incluya una descripción para esta categoría, si es necesario. |
Después de completar todos los campos para configurar una nueva categoría, haga clic en Activar para activarlo directamente o haga clic Ahorrar para guardar los cambios y activar la categoría en un momento posterior.
Importar múltiples categorías
Para importar varias categorías simultáneamente, haga clic en Importar archivo En la esquina superior derecha de la pantalla, se abrirá una ventana donde podrás descargar un archivo CSV de ejemplo.
Aquí puedes insertar todas las categorías rellenando las siguientes celdas:
| Cualquier campo personalizado configurado para su organización. Varios campos personalizados se separan con un punto y coma (;). | Descripción |
|---|---|
| identificación | Identificador único de la ventaja para una categoría. Este campo puede dejarse en blanco, ya que se genera automáticamente. |
| nombre | El nombre de la categoría de gasto |
| cuenta | La cuenta de gastos en la que se contabiliza el gasto en su sistema financiero. |
| icono | Elija un símbolo que se adapte mejor al propósito de una categoría. |
| IDs de categoría de robot de gastos | El modelo de IA de Perk es autodidacta y puede mapear gastos automáticamente a medida que se crean más informes de gastos. Para facilitar el mapeo de categorías de IA de Perk, seleccione la categoría correspondiente para un informe de gastos. Tenga en cuenta que solo se debe marcar una categoría y solo una vez. Por ejemplo, si tiene una categoría para Alojamiento Hoteles y Alojamiento Privado, utilice únicamente el mapeo de categorías de IA Alojamiento Una vez. Solo usa la categoría IA. Otro Si tienes una Otro categoría. |
| Ajustes de fecha | Escriba uno de los siguientes términos que corresponda a su categoría:
|
| requireComentario | Tipo verdadero si el remitente siempre necesita incluir un comentario al elegir esta categoría o FALSO Si esto no es necesario. |
| comentarioDescripción (opcional) | Incluya una descripción del comentario requerido, si corresponde. |
| deshabilitar impuestos (opcional) | Insertar verdadero si no desea que se exporte información de IVA/impuestos cuando se utiliza esta categoría; de lo contrario, inserte FALSOEsto solo aplica si se permiten gastos privados en la tarjeta de la empresa. En ese caso, Perk suele configurar una categoría separada para estos gastos y la define como verdadero. |
| deshabilitar centros de costos (opcional) | Insertar verdadero si no desea que se exporte la información del objeto de costo cuando se utiliza esta categoría; de lo contrario, inserte FALSOEsto solo aplica si se permiten gastos privados en la tarjeta de la empresa. En ese caso, Perk suele configurar una categoría separada para estos gastos y la define como verdadero. |
| deshabilitarCategoríaParaTiposDeExpenso (opcional) | Escriba el tipo de gasto (con recibo o sin recibo) para el cual esta categoría está deshabilitada; de lo contrario, deje la celda vacía. |
| generarAdvertencia (opcional) | Insertar verdadero si desea que se muestre una advertencia si se elige esta categoría. |
| Solo tarjeta de crédito de la empresa (opcional) | Insertar verdadero Si desea que esta categoría aparezca solo cuando se realiza el método de pago Tarjeta de empresa se selecciona (también son visibles otras categorías). De lo contrario, inserte FALSOEsto solo aplica si se permiten gastos privados en la tarjeta de la empresa. En ese caso, Perk suele configurar una categoría separada para estos gastos y la define como verdadero. |
| cargoAlEmpleado | Solo aplicable para gastos privados pagados con tarjeta de empresa. Insertar verdadero si desea que el gasto se registre en la cuenta del empleado en lugar de en la cuenta de gastos; de lo contrario, inserte FALSO
|
| descripción (opcional) | Incluya una descripción para esta categoría, si es necesario. |
| oculto | Tipo verdadero si la categoría debe estar oculta o FALSO Si esto no es necesario. |
Una vez que haya ingresado todos los datos requeridos en el archivo CSV, haga clic en Importar archivo en la esquina superior derecha de la pantalla una vez más y seleccione la entidad de la empresa a la que desea aplicar los cambios.
A continuación, haga clic en Elegir archivo Para cargar su archivo CSV o usar la función de arrastrar y soltar para arrastrar el archivo directamente al campo. Para finalizar este proceso, haga clic en Iniciar importación.
Una vez finalizada la importación, podrá ver un archivo de registro que indica cualquier error que pueda haber ocurrido durante el proceso de importación.
Vincular una categoría a una política de empleados
Si su empresa configuró políticas para empleados en Perk, asegúrese de vincular la nueva categoría con la política correspondiente. De lo contrario, la categoría no aparecerá en el gasto.
Para agregar una categoría a una política, vaya a la Configuración > Configuración de gastos > Políticas de empleados pestaña y seleccione la política a la que desea aplicar los cambios.
Hacer clic Categorías aplicables campo desplegable y seleccione la nueva categoría.