Puede configurar el conector de administración de gastos de Perk para MS Dynamics 365 Business Central para enviar datos maestros desde Business Central a Perk:

• Usuarios
• Dimensiones
• Cuentas GL
• Proveedores (es decir, proveedores en Perk)

Otros datos maestros, como los tipos impositivos y las condiciones de pago, deben configurarse manualmente en Perk.

Deberías configurar un trabajo automatizado para sincronizar los datos regularmente usando el Actualizar datos en Perk tarea. Sin embargo, también puede sincronizar manualmente los datos maestros de Business Central a Perk según sea necesario.

El conector de Perk también incluye una tarea específica, Actualizar duplicados desde Perk, que permite resincronizar los datos maestros de Perk en Business Central cuando se ha perdido la conexión entre ambos sistemas por cualquier motivo (por ejemplo, si se reinstala el conector tras una actualización del entorno o si se han creado datos maestros manualmente en Perk). Esta tarea permite sincronizar datos de usuarios, objetos de coste, campos personalizados (etiquetas), proveedores y categorías.

La tarea genera un archivo de Excel que indica los objetos que se han vuelto a vincular con los datos maestros de Perk. Cuando no existe una conexión entre los objetos, el informe indica los criterios utilizados para vincular los datos maestros de Business Central con los de Perk.

Precaución:Solo puede ejecutar una opción a la vez, es decir, resincronizar usuarios.

Usuarios

Puedes configurar la integración para crear un usuario en Perk directamente desde Business Central. El usuario de Perk se sincroniza con la ficha del empleado en Business Central.

Precaución:Los usuarios deben crearse como Empleados en Business Central. Actualmente, no se admite la creación de usuarios como proveedores.

La ficha del empleado contiene una sección adicional donde puede determinar la dirección de correo electrónico utilizada para sincronizar los registros.

El valor de la dirección de correo electrónico de Perk se utiliza para determinar si el usuario existe en Perk o no. Si Perk no encuentra un usuario con esa dirección de correo electrónico, crea un nuevo usuario y actualiza la ficha del empleado con el ID de Perk.

Por defecto, cuando creas un nuevo usuario en Perk, el registro del usuario tiene el estado Activo. Si Perk encuentra un usuario con la misma dirección de correo electrónico, comprueba si está activo o no:

• Si el usuario está inactivo, Perk cambia su estado a activo.
• Si el usuario está activo, Perk no permite crear un nuevo usuario, ya que no admite más de un usuario con la misma dirección de correo electrónico.

Precaución:Si crea un usuario directamente en Perk, este usuario no se crea automáticamente en Business Central.

Si realiza algún cambio en los usuarios de Perk, estos no se actualizarán en Business Central. Asegúrese de que todos los datos necesarios estén presentes en Business Central.

Si un empleado deja la empresa (ya sea temporal o permanentemente) y lo desactivas en Business Central, debes desactivar manualmente al usuario de Perk. Los usuarios de Perk no se pueden eliminar; solo se pueden desactivar para que no puedan iniciar sesión en Perk.

Advertencia:El campo Estado de la ficha del empleado no se sincroniza automáticamente con Perk. Asegúrese de desactivar manualmente al usuario de Perk en Business Central antes de cambiar su estado a inactivo o eliminarlo. Si el usuario está inactivo en uno u otro sistema, no se podrán procesar los gastos ni las facturas en Perk ni se podrán contabilizar en Business Central.

Con el conector de Perk, puede crear nuevos usuarios en Perk basándose en la información disponible en Business Central. Sin embargo, debe actualizar ciertos campos del usuario manualmente en Perk, como el umbral del gerente de línea (para los flujos de aprobación del gerente de línea), direcciones de casa y oficina, preferencias de idioma, etc.

Crear un nuevo usuario manualmente

Para crear un nuevo usuario de Perk desde Business Central:

1. Abra la Lista de empleados.
2. Seleccione una Tarjeta de empleado existente.
3. En la sección Perk, ingrese la dirección de correo electrónico utilizada para iniciar sesión en Perk en Correo electrónico de Perk.

4. Haz clic en Empleado > Crear/Actualizar usuario en Perk. El formulario incluye el número de empleado de Business Central, el nombre y apellido del empleado y la dirección de correo electrónico que ingresaste para el correo electrónico de Perk.

   

5. Para ello, active la opción «Enviar invitación a Perk». Esto le permitirá crear una contraseña para iniciar sesión en Perk.

Consejo:Puedes elegir Programe la creación de varios empleados en el mismo puesto haciendo clic en Programar…

Una vez que el usuario se haya creado en Perk, verá el ID de Perk en el campo ID de usuario de Perk en la tarjeta del empleado.

Creación de múltiples usuarios en Perk

La integración con Perk incluye un informe específico, Crear/Actualizar empleados en masa en Perk, que permite agregar varios usuarios desde un conjunto de fichas de empleados, en lugar de hacerlo desde cada ficha individual. Este informe se puede programar mediante la funcionalidad estándar de Business Central.

Puedes elegir si quieres enviar la invitación por correo electrónico (en caso de que quieras usar la autenticación por contraseña) o si prefieres omitir la invitación por correo electrónico (si estás configurando la autenticación SSO).

Puedes usar el filtro de empleados para seleccionar un rango específico de empleados que se crearán en Perk; de lo contrario, se crearán todos los empleados que no estén activos en Perk. Si la ficha del empleado no contiene una dirección de correo electrónico, no se podrá crear dicho usuario en Perk.

A medida que se crean los empleados, la ventana de progreso muestra el ID del empleado y el nombre del empleado que se ha creado.

Desactivar y reactivar un usuario

Para desactivar un usuario de Perk:

1. Abra la Lista de empleados.
2. Seleccione una Tarjeta de empleado existente.
3. Haga clic en Empleado > Desactivar usuario en YK.

Para reactivar un usuario de Perk inactivo:

1. Abra la Lista de empleados.
2. Seleccione una Tarjeta de empleado existente.
3. Haz clic en Empleado > Crear/Actualizar usuario en YK.

Nota:Si descubre que la conexión entre el empleado de Perk y Business Central se pierde por cualquier motivo (es decir, el ID de usuario de Perk no aparece en la tarjeta del empleado), puede restablecer la asignación entre Business Central y Perk.

Actualizar los datos del usuario en Perk

Si realiza cambios en los empleados en Business Central, deberá sincronizar estos cambios con Perk.

Para ello, existen dos maneras:

• Desde la ficha del empleado, haga clic en Actualizar usuario en YK. Esto sincronizará los datos solo para este usuario.
• Al utilizar el Actualizar datos en la tarea Perk. Esto le permite establecer filtros como Activo en YK y sincronizar automáticamente a todos los empleados que ya están activos.

Solución de problemas de sincronización de usuarios

En ocasiones, puede perderse la asociación entre la ficha de empleado y el usuario de Perk. Para restablecer la vinculación de usuarios entre los datos de Business Central y Perk, ejecute la tarea «Actualizar duplicados desde Perk» en Business Central.

La tarea compara las fichas de empleados con la información disponible en Perk y genera un archivo de registro de Excel. Determina si un empleado puede vincularse a un usuario de Perk utilizando estos criterios, en orden de preferencia:

• dirección de correo electrónico
• código (ERP)

En otras palabras, compara la dirección de correo electrónico del usuario de Business Central con la del usuario de Perk. Si coinciden, actualiza la ficha del empleado con el ID del usuario de Perk. Si no coinciden, compara el ID de la ficha del empleado de Business Central con el código ERP del usuario de Perk. Si coinciden, actualiza la ficha del empleado con el ID del usuario de Perk.

El informe de Excel proporciona un registro detallado de las actualizaciones realizadas por Business Central para que pueda comprobar que todas las acciones realizadas son correctas. Contiene las siguientes columnas:

Dimensiones

Las dimensiones se pueden asignar a Campos personalizados de Perk y objetos de costo de Perk. Cada dimensión puede tener tantos valores de campos personalizados u objetos de costo como se requiera.

Crear una dimensión manualmente

Para crear dimensiones y valores de dimensión en Business Central:

1. Abra la lista Dimensiones.
2. Introduzca el código (ERP) del campo personalizado en el que desea crear los valores del campo personalizado en Perk en el campo Yokoy Tag Dimension.

3. Haga clic en Dimensión > Valores de dimensión.

4. Vaya a Acciones > Funciones > Crear dimensión en Yokoy.

5. Seleccione si desea crear la dimensión como:

• objeto de costo
• campo personalizado

6. Haga clic en Aceptar.

El ID de Perk se muestra en las columnas Código de dimensión de etiqueta de Perk o ID de objeto de costo de Perk, según si la dimensión se ha creado como un campo personalizado o un objeto de costo. Puede consultar las dimensiones creadas en Perk en cualquiera de las siguientes opciones:

• Configuración > Gestión de costes > Objetos de coste
• Configuración > Cuenta > Empresas > Ver configuración de gastos > Habilitar etiquetas(campos personalizados para la asignación de costos)

Desactivar una dimensión

Si desea eliminar una dimensión en Business Central, primero debe desactivarla en Perk. Si no la desactiva en Perk, aún podrá utilizarse para procesar facturas y gastos, lo que podría ocasionar problemas al exportarlos a Business Central. Por ejemplo, si asigna un gasto a un objeto de coste que se ha eliminado en Business Central, al intentar exportarlo desde Perk, se producirá un error, ya que la dimensión no existe.

Para desactivar una dimensión desde Business Central:

1. Abra la lista Dimensiones.
2. Haga clic en Dimensión > Valores de dimensión.
3. En Acciones > Funciones, dependiendo de cómo haya creado la dimensión, seleccione una de las siguientes opciones:
   • Desactivar etiqueta en Yokoy
   • Desactivar objeto de coste en Yokoy

Esto cambia el estado del valor del campo personalizado o del objeto de costo a inactivo en Perk. No elimina el campo personalizado en Perk.

Los valores de campos personalizados u objetos de coste inactivos no se pueden utilizar en nuevos gastos o facturas, pero esto no afecta a los gastos o facturas exportados. Si el objeto de coste o el valor del campo personalizado se ha utilizado en un gasto o factura existente, se solicitará a los usuarios que seleccionen otro objeto de coste o valor de campo personalizado.

Actualizando los datos de dimensión en Perk

Si realiza cambios en un valor de dimensión en Business Central, puede sincronizar los datos con Perk nuevamente ejecutando el comando Actualizar datos en la tarea de Yokoy.

Puedes configurar filtros específicos que te permiten refinar los valores de dimensión que se deben actualizar en Perk. Por ejemplo, puedes filtrar por objeto de costo activo o valor de campo personalizado en Perk para actualizar solo los objetos de costo o solo los campos personalizados.

Solución de problemas de sincronización de dimensiones como objetos de coste

La tarea Actualizar duplicados de Yokoy comprueba los valores de dimensión con la información recuperada de Perk, determinando si una dimensión está asignada a un objeto de coste de Perk utilizando estos criterios, en orden de preferencia:

• Código ERP
• Nombre
• Descripción del objeto de costo

Si Business Central encuentra un valor de dimensión donde los datos proporcionados por Perk coinciden con los datos de Business Central en alguno de estos criterios, actualiza la tarjeta de dimensión con el ID de objeto de costo de Perk correspondiente.

Cuando la tarea haya finalizado, Business Central generará un informe de Excel que contiene todas las categorías de Perk con su estado de asignación. Más específicamente, el informe contiene esta información:

Si no está asignada y la dimensión ya está asignada como otro objeto de costo de Perk, entonces se recomienda que cambie el nombre de cualquier objeto de costo de Perk no asignado con NO USAR (verifique el ID de Perk) y los desactive para evitar confusiones.

Solución de problemas de sincronización de dimensiones como campos personalizados

El informe de tareas Actualizar duplicados desde Perk comprueba los valores de dimensión con la información recuperada de Perk, determinando si una cuenta se puede asignar a un campo personalizado de Perk utilizando estos criterios, en orden de preferencia:

• ID de ventaja de la dimensión
• Código ERP (es decir, código de cuenta de Business Central) y nombre de la dimensión
• Código ERP

Si Business Central encuentra un valor de dimensión donde los datos proporcionados por Perk coinciden con los datos de Business Central en alguno de estos criterios, actualiza la tarjeta de dimensión con el ID de valor de campo personalizado de Perk correspondiente.

Una vez finalizada la tarea, Business Central genera un informe de Excel que contiene todas las categorías de Perk con su estado de asignación.

Más concretamente, el informe contiene la siguiente información:

Cuentas GL

Las cuentas GL se pueden asignar a Perk categorías de gastos y facturas.

En Business Central, una única cuenta GL puede representar entidades separadas en Perk (categoría de factura o categoría de gasto).

Creación de cuentas GL en Perk

Para crear categorías de ventajas desde Business Central:

1. Abra la lista Plan de cuentas.
2. Seleccione la cuenta contable que desea sincronizar.
3. Haz clic en Cuenta > Crear/Actualizar cuenta GL en Perk.
4. Seleccione si desea sincronizar con una categoría de gastos de beneficios, una categoría de facturas o ambas activando el interruptor correspondiente.
5. Haz clic en Aceptar.

Una vez creada, puede ver el ID de la categoría de Perk en el campo ID de categoría de procesamiento de gastos o ID de categoría de factura.

En Perk, las categorías de facturas y gastos son entidades separadas. Si bien el nombre de la categoría puede ser el mismo, solo las categorías de gastos se pueden usar en los gastos (y las categorías de facturas en las facturas). Sin embargo, los datos se pueden contabilizar en la misma cuenta contable, según corresponda.

Si necesita realizar cambios en la tarjeta de cuenta GL, puede actualizar los cambios en Perk haciendo clic en Crear/Actualizar cuenta GL en YK.

Business Central no establece un símbolo para representar el icono en Perk. Sin embargo, puedes edita la categoría una vez creada en Perk para añadir un símbolo.

Actualización de los datos de la cuenta GL

Si realiza cambios en la cuenta GL en Business Central (por ejemplo, el nombre o la sincronización como categoría de gasto y de factura), puede actualizar esta información en Perk de dos maneras:

• Desde la tarjeta de Cuenta G/L haciendo clic en Crear/Actualizar Cuenta G/L en YK.
• Al utilizar el Actualizar datos en la tarea Perk. Esto le permite establecer filtros como Activo en YK y sincronizar automáticamente todas las cuentas GL que ya estén activas como categorías de gastos o categorías de facturas, o ambas.

Solución de problemas de sincronización de categorías (gastos/facturas)

La tarea Actualizar duplicados de Yokoy permite resincronizar las categorías de Perk (gastos o facturas) con las cuentas GL de Business Central. Esta tarea verifica las cuentas GL con la información recuperada de Perk y determina si una cuenta se puede asignar a una categoría de Perk utilizando estos criterios, en orden de preferencia:

• ID de la ventaja de la categoría
• Código ERP (es decir, código de cuenta de Business Central)

Si Business Central encuentra una cuenta donde los datos proporcionados por Perk coinciden con los datos de Business Central en alguno de estos criterios, actualiza la ficha de la cuenta GL con el ID de categoría de gasto o factura de Perk correspondiente.

Cuando la tarea haya finalizado, Business Central generará un informe de Excel que contiene todas las categorías de Perk con su estado de asignación. Más específicamente, el informe contiene esta información:

Proveedores

Los proveedores de Business Central están vinculados a los proveedores de Perk. Puedes crear un proveedor en Business Central y luego sincronizar su ficha con Perk.

Business Central sincroniza campos de información clave como nombre, dirección, número de identificación fiscal, información bancaria y datos de contacto en Perk. El número de tarjeta del proveedor se almacena como ID de proveedor (ERP) en Perk.

Una vez que el proveedor se haya creado en Perk, verá el ID de Perk en los campos ID de proveedor de la organización de Perk e ID de proveedor de la empresa de Perk en la tarjeta del proveedor.

Perk crea proveedores a nivel de organización y de empresa para permitir que los proveedores se utilicen en toda la empresa.

Creación de un proveedor

Para crear un proveedor desde Business Central:

1. Abra la lista de proveedores.
2. Seleccione una tarjeta de proveedor existente.
3. Actualiza la ficha del proveedor con todos los datos necesarios.
4. Haga clic en Proveedor > Crear/Actualizar proveedor en YK.

Consejo:Puede sincronizar varios proveedores al mismo tiempo seleccionando Crear proveedor en Perk en la búsqueda. Seleccione un filtro para recuperar todas las tarjetas de proveedor coincidentes y haga clic en Aceptar.

Desactivar un proveedor

Para desactivar un proveedor en Business Central:

1. Abra la lista de proveedores.
2. Seleccione una tarjeta de proveedor existente.
3. Actualiza la ficha del proveedor con todos los datos necesarios.
4. Haz clic en Proveedor > Desactivar proveedor en YK.

Si desactivas temporalmente a un proveedor y quieres volver a reactivarlo en Perk, haz clic en Crear/Actualizar proveedor.

Actualizando los datos del proveedor en Perk

Si realiza cambios en los proveedores en Business Central, puede actualizar esta información en Perk de dos maneras:

• Desde la tarjeta de proveedor, haciendo clic en Crear/Actualizar proveedor.
• Al utilizar el Actualizar datos en la tarea de Yokoy. Esto le permite establecer filtros como Activo en Yokoy y sincronizar automáticamente todos los proveedores que ya están activos.

Solución de problemas de sincronización de proveedores

Si observa que la conexión entre el proveedor de Perk y el proveedor de Business Central se pierde por cualquier motivo (es decir, el ID del proveedor de Perk no aparece en la tarjeta del proveedor), puede ejecutar una tarea Actualizar duplicados desde Yokoy para volver a sincronizar los proveedores de Perk con los proveedores de Business Central.

Esta tarea verifica a los proveedores con la información recuperada de Perk, determinando si un proveedor puede ser asignado a un proveedor de Perk utilizando estos criterios, en orden de preferencia:

• El ID de la organización de beneficios y el ID de la entidad legal figuran en la tarjeta del proveedor.
• Código ERP (es decir, código de proveedor de Business Central)
• Número de registro de IVA.
• Nombre y apellido

Si Business Central encuentra un proveedor cuyos datos proporcionados por Perk coinciden con los datos de Business Central en alguno de estos criterios, actualiza la ficha del proveedor con los identificadores de proveedor de la organización Perk y de la entidad jurídica correspondientes.

Cuando la tarea ha finalizado, Business Central genera un informe de Excel que contiene todos los proveedores con su estado de asignación. Más concretamente, el informe contiene la siguiente información:

Consejo: Si está utilizando el procesamiento de facturas, configure Business Central y Perk para importar datos transaccionales.