A menudo, las empresas establecen límites de gasto específicos para cada categoría. Por ejemplo, tu empresa podría fijar un máximo de 300 EUR para vuelos. Mediante las reglas de gastos, Perk puede hacer cumplir tu política de gastos y detectar cualquier gasto que supere una cantidad determinada.
Al configurar una regla de gastos, puede establecer un importe mínimo o máximo. Todos los gastos creados manualmente se marcan con una etiqueta. Advertencia por incumplimiento de la política cuando no cumplen la condición. Las reglas de gastos no se aplican a los gastos generados automáticamente (viáticos o kilometraje).
La moneda en la que se expresan los importes mínimo y máximo es siempre la moneda de la entidad jurídica. Si la moneda del gasto es diferente a la de la entidad jurídica, Perk convierte los importes del gasto a la moneda de la entidad jurídica y, a continuación, comprueba si el importe supera el límite especificado en la regla de gastos.
Establecer reglas de gastos
Para utilizar una regla de gastos en Perk:
- Crear una regla de gastos (Configuración > Configuración de gastos > Reglas de gastos)
- Asignar la regla de gastos a un política de empleados.
- Asignar la política del empleado a todos los usuarios aplicables.
- Permitir Señalar infracciones de las reglas de gastos para la entidad jurídica.
Una regla de gastos debe ser asignado a un política de empleadosDe lo contrario, la regla se ignora y no se muestra ninguna advertencia en el formulario de gastos.
Crea una regla de gastos
Para establecer una nueva regla de gastos, haga lo siguiente: Configuración > Configuración de gastos > Reglas de gastos.
Hacer clic + Nueva regla de gastos e ingrese todos los detalles. Pulse Ahorrar o Activar con efecto inmediato.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre | El nombre de la regla de gastos. Este nombre se muestra como parte de la advertencia cuando un gasto no cumple con la regla de gastos. |
| Categoría | La categoría a la que se aplica la regla de gastos. Todos los gastos asignados a esta categoría (y para los países seleccionados) deben estar dentro de los importes mínimo y máximo establecidos. |
| Limitar la regla a la selección de países | Por defecto, la regla de gastos se aplica a todos los países. Si no selecciona ningún país, la regla se aplica a todos. |
| Importe mínimo | Importe mínimo a partir del cual se permiten gastos. Deje este campo vacío si no corresponde. |
| Cantidad máxima | Importe máximo permitido para gastos. Deje este campo vacío si no procede. |
| Descripción | Incluya una descripción de la regla de gastos, si es necesario. |
| ID | Identificador único de la regla de gastos, que se genera automáticamente si deja este campo vacío. |
Importar una regla de gastos
También puede importar varias reglas de gastos mediante un archivo CSV. Todas las reglas de gastos importadas se activan automáticamente. Si la categoría introducida no existe, la regla no se crea.
Perk admite archivos CSV con codificación UTF-8, UTF-16 e ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1).
- Prensa Archivo de importación.
- Al presionar EjemploPuedes descargar una plantilla que puedes usar para ingresar tus reglas de gastos específicas y luego actualizarla a Perk.
Rellene el archivo, pulse Seleccionar archivo para subirlo a Perk y pulsar Iniciar la importación.
Una vez importadas las reglas, podrá descargar un informe que le ayudará a solucionar cualquier problema.
Precaución: No se pueden desactivar reglas de gastos en bloque mediante la importación de un archivo CSV. Para desactivar reglas de gastos, utilice la aplicación web de Perk. Por ejemplo, seleccione todas las reglas marcando la casilla y haga clic. Desactivar.
| Cualquier campo personalizado configurado para su organización. Varios campos personalizados se separan con un punto y coma (;). | Descripción |
|---|---|
| identificación | Identificador único de la regla de gastos, que se genera automáticamente. |
| nombre | Nombre de la regla de gastos. Este nombre se muestra en el mensaje de advertencia. |
| categoryID | Categoría a la que se aplica la regla de gastos. La advertencia solo se muestra para los gastos asignados a dicha categoría. |
| países | País donde se aplica la regla de gastos. Por defecto, la regla de gastos se aplica a todos los países (ninguno seleccionado); sin embargo, puede elegir países específicos (o seleccionarlos todos para obtener el mismo resultado que si no seleccionara ninguno). |
| Cantidad mínima (opcional) | Importe mínimo permitido para gastos. Los gastos inferiores a este importe se marcarán como sospechosos. Déjelo en blanco si no procede. |
| cantidad máxima (opcional) | Importe máximo permitido para gastos. Los gastos que superen este importe se marcarán como sospechosos. Déjelo en blanco si no procede. |
| descripción (opcional) | Incluya una descripción de la regla de gastos, si es necesario. |