La exportación de gastos estándar de Perk es una exportación estandarizada de datos de reservas generada a partir de gastos aprobados. Los datos de gastos incluidos en el archivo de exportación dependen de la configuración de su empresa y se pueden configurar. según sus requisitos específicos. Por ejemplo, el archivo puede incluir, entre otros datos:

• Datos de gastos
• Datos de categoría
• Datos de objetos de coste
• Datos de usuario
• Datos de la etiqueta
• Datos de la tarjeta de empresa
• Datos de transacción

Puede personalizar el archivo de exportación de gastos mediante diversas opciones de configuración, como el nombre y el formato del archivo, el formato de los datos y los importes, la gestión de los tipos impositivos y el orden de los campos. De forma predeterminada, el archivo de exportación de gastos contiene Datos de gastos estándar en un orden predefinidoSin embargo, puede modificarlo según sea necesario.

Para configurar Perk para que exporte todos los datos de gastos en el formato de archivo de exportación de gastos, ya sea manualmente cuando los revisores financieros pulsen Exportar o automáticamente mediante una tarea de exportación automática:

1. Ir a Configuración > Integraciones.
2. Buscar Exportación de gastos y prensa Configurar.
3. En Sistema ERP, elegir Archivo de exportación de gastos.
4. Hacer clic Actualizar ERP. 

La configuración del archivo de exportación de Gastos incluye los ajustes más comunes y un orden de campos predeterminado para los campos de datos estándar de Gastos. Sin embargo, puede personalizar el comportamiento del archivo de exportación mediante diversas opciones de configuración, como el nombre y el formato del archivo, el formato de los datos y los importes, la gestión de los tipos impositivos y el orden de los campos.

Campos del archivo de exportación

Dependiendo de la lógica de contabilización configurada (lógica general de reservas, lógica de contabilización de impuestos), Perk puede generar una o más filas por gasto:

Tipo de fila	Descripción
Línea de débito	Una por cada partida del gasto.
Línea de impuestos	Un impuesto por cada línea de artículo, si está habilitado.
Línea impositiva consolidada	Uno por cada concepto impositivo, si lógica de contabilización de impuestos es Montos impositivos consolidados.
Línea de crédito	Una por asiento contable (a menos que se excluya).

Configuración general

El Configuración general Esta sección muestra las opciones más utilizadas al configurar el archivo de exportación de Spend, como el nombre del archivo, el formato de exportación, los delimitadores y las descripciones.

Nombre del archivo Formato de exportación Delimitador Separador de cantidades Formato de fecha

Formato de texto de descripción Estrategia de registro de impuestos Idioma del encabezado Habilitar orden de campos personalizado

Aunque estos ajustes están predeterminados, Perk también incluye una opción de respaldo para garantizar que el archivo se pueda generar correctamente.

Nombre del archivo

Esta configuración determina el nombre del archivo de exportación. Si el campo no se rellena, se activa la opción predeterminada para el nombre del archivo. No utilice guiones (-), puntos (.), comas (,), dos puntos (:), y punto y coma (;).

Puedes utilizar estos marcadores de posición para determinar el nombre del archivo exportado:

• {{legalEntityName}}El nombre del archivo contiene el nombre de la entidad legal (empresa).
• {{legalEntityId}}El nombre del archivo contiene el ID de la entidad legal.
• {{exportId}}El nombre del archivo contiene el ID de exportación.
• {{YYYYMMDD_HHMMSS}}El nombre del archivo contiene la fecha en este formato. Debe ser exactamente esta cadena.
• {{date}}El nombre del archivo contiene la fecha en el formato aaaa-mm-dd.
• {{timestamp}}El nombre del archivo contiene la marca de tiempo.
• texto libreEl nombre del archivo contiene texto (sin caracteres especiales).

Nota: Por defecto, Perk siempre añade la marca de tiempo al principio del nombre del archivo. Si desea añadirla en otra posición, debe seleccionar la opción de sobrescribir en la configuración de exportación SFTP. Esto solo es aplicable si se utiliza SFTP.

Aquí tenéis un ejemplo de todos los marcadores de posición incluidos en el nombre del archivo:

Y este es el nombre del archivo resultante:

 

Formato de exportación

Esta configuración determina el formato de salida. El formato seleccionado forma parte de la extensión del nombre del archivo. Por ejemplo: «perkStandardExport_payments.csv». Puede ser CSV o XLS.

Delimitador

Esta configuración determina el carácter delimitador de archivos CSV y XLS. Puede ser:

• . (punto final)
• , (coma)
• ; (punto y coma)
• | (tubo)
• ' (apóstrofe)
• " (comillas rectas)

Separador de cantidades

Esta configuración determina el separador decimal utilizado. Por ejemplo, puede ser un punto (.) como en 100.00, o una coma (,) como en 100,00.

Formato de fecha

Esta configuración determina el formato de las fechas en el archivo. La opción predeterminada es «AAAA-MM-DD», pero también puede configurar estos formatos:

MMYY DMYYYY D/M/AAAA DDMMYYYY DD-MM MMYYYY AAAA_MM_DD DD/MM/AAAA MM/AAAA DD_MM_AAAA DDMMYY AAMMDD MMYY DDMMMYYYY MMDDYYYY

DD-MM AAAA AAAA-01-01 DD.MM.AAAA:HH:MM AAAA-MM-DDTHH:mm:ss AAAAMMDDTHHMMSS AAAA_MM_DD_HH_MM AAAAMMDD_HHMMSS AAAAMMDDHHMMSS DDMMYYYY_HHMMSS DD.MM.AAAA hh:mm MMM YYYY DDMM MM AAAA MM AAAA

MMYYYY AAAAMMDD AAAAMM MM/AAAA AAAA/MM/D AAAA/MM AAAA_MM DD/M/AAAA METRO THH:MM:SS

Formato de texto de descripción

Esta configuración determina el formato de la columna de descripción. Utiliza «Número de tarjeta del comercio» si el método de pago es tarjeta de empresa. De lo contrario, utiliza «Comercio». Las opciones son:

• Nombre Apellido Descripción
• Comerciante
• Comercio del número de tarjeta

Estrategia de registro de impuestos

Esta configuración determina cómo desea contabilizar los impuestos. Hay tres opciones posibles:

• Líneas de impuestos para cada línea de débito basadas en las líneas de débito. Por cada línea de débito con impuestos, se genera una nueva línea de impuestos.
• Importes consolidados de impuestos basados en el impuesto: genera líneas de impuestos que existen sobre el gasto.
• Excluir líneas de impuestos: No genera líneas de impuestos

Idioma del encabezado

Esta configuración determina el idioma en el que se muestran los nombres de las columnas. El inglés (EE. UU.) está seleccionado de forma predeterminada; sin embargo, puede configurar los siguientes idiomas:

• Alemán
• Alemán (CH)
• Inglés (EE. UU.)
• Inglés (GB)
• Español
• Francés
• Italiano
• Holandés
• Chino (ZH)

Si no selecciona un idioma, Perk utiliza inglés (EE. UU.).

Nota: Si cambia el orden predeterminado o agrega campos de datos adicionales, el idioma del encabezado se ignora como etiqueta en el campos de datos toma preferencia.

Configuración avanzada

La configuración avanzada ofrece opciones de configuración adicionales para integraciones con requisitos más específicos o complejos. Estas opciones permiten una mayor personalización que la configuración estándar.

• Transformaciones: Determinar si se aplica alguna transformación a los datos exportados desde Yokoy.
• Estrategia general de reservas: Determina cómo deben registrarse los datos de gastos.
• Sección de lógica de registro de impuestos: Determina cómo deben contabilizarse los impuestos.

ID de gasto

Esta configuración le permite convertir los identificadores de gastos para que incluyan un símbolo de más en lugar de un subrayado.

Excluir encabezado

Por defecto, el archivo de exportación incluye un encabezado (con los nombres de las columnas). Sin embargo, puede optar por no exportar el encabezado marcando esta casilla.

cuenta GL

Esta configuración determina el comportamiento para Las transacciones con tarjeta de empresa cargadas al empleado Si la persona selecciona la transacción y añade una categoría Destinado a gastos privados. Puede cargar el importe a la cuenta especificada en la configuración de la categoría o a la cuenta de la persona indicada en el campo ERP. Si no se especifica ninguna, se cargará a la cuenta de la categoría.

Excluir reserva de línea de crédito

Opcional. Por defecto, el archivo de exportación contiene líneas de crédito y débito. Sin embargo, puede optar por no exportar las líneas de crédito marcando esta casilla.

Código fiscal para el 0%

Opcional. Si desea que los gastos exentos de impuestos se asignen automáticamente a un código tributario específico, puede introducirlo en este campo.

Importe del impuesto de exportación como importe base del impuesto sobre el artículo de la línea superior

Opcional. Importe del impuesto a mostrar en Importe neto del impuesto base columna en lugar de dejarla vacía.

Excluir código de impuestos

Opcional. Por defecto, el archivo de exportación incluye todos los códigos fiscales correspondientes. Sin embargo, puede optar por no exportar los códigos fiscales marcando esta casilla.

Tasa de impuesto a la exportación cero en lugar de vacía

Opcional. Por defecto, los importes con cero impuestos se exportan como vacíos. Si se activa la casilla, se exportan como 0 en lugar de dejarlos vacíos.

Utilice el tipo impositivo del 0% específico de cada país.

Opcional. Si la casilla no está marcada, la opción predeterminada es el código de impuesto del 0%.

Campos de datos

El archivo de exportación de gastos utiliza un orden de campos predeterminadoSin embargo, puede ajustar el orden de los campos según sea necesario.

Si haces clic EditarPuedes cambiar el orden en que aparecen los campos, determinar la posición de la línea o eliminar campos.

Puede agregar datos adicionales al archivo de exportación de gastos haciendo clic en Agregar campo de datos.

La lista desplegable muestra todos los campos adicionales que puede agregar al archivo de exportación, agrupados por concepto:

• datos por defecto (es decir, los campos que se suelen requerir)
• datos de gastos
• datos del objeto de coste
• datos de usuario
• datos de categoría
• datos de partidas fiscales
• datos de transacción
• datos del viaje
• datos de la empresa
• datos de tarjetas corporativas
• datos de línea
• datos de campo personalizado

Para obtener más información sobre los campos de datos que puede incorporar en el archivo de exportación de gastos, consulte Campos de datos para el archivo de exportación de gastos.

Una vez seleccionado el campo, puede optar por exportar esos datos con una etiqueta específica, determinar el orden de los campos en el archivo y determinar el posición de línea.

Posición de línea

Puedes determinar si la columna de datos está presente en cada fila o si solo se aplica a filas específicas:

Posición	Descripción
showOnEveryLine	Se muestra en todos los tipos de fila (crédito, débito, impuestos).
ShowOnDebit	Solo se muestra en las filas de débito (esto incluye las líneas de débito, impuestos e impuestos consolidados).
showOnCredit	Solo se muestra en las filas de créditos.

Si no se especifica ninguna posición, la información se añade a cada línea.

Orden de campos predeterminado

1. ID de gasto
2. Fecha de publicación
3. Fecha del gasto
4. cuenta GL
5. Descripción
6. Tipo de transacción
7. Cantidad
8. Importe del débito
9. Importe del crédito
10. Importe neto del impuesto base
11. Moneda
12. Código de objeto de coste
13. Código tributario
14. Apellido
15. Nombre
16. Datos de campos personalizados

ID de gasto

Perk crea automáticamente un ID único para cada gasto, que es un valor alfanumérico de 9 a 12 caracteres.

Fecha de publicación

Fecha de exportación del gasto. Al crear un gasto, la fecha de contabilización se establece en la fecha del gasto. En el paso previo a la exportación, puede establecer la fecha de contabilización más temprana posible. Por defecto, el formato AAAA-MM-DD se utiliza si no se elige ninguna opción en el Seleccionar formato de fecha Lista desplegable.

Fecha del gasto

Fecha del gasto. El formato AAAA-MM-DD se utiliza por defecto si no se elige ninguna opción en el menú desplegable Seleccionar formato de fecha.

cuenta GL

Depende del tipo de línea:

• Línea de crédito: Para transacciones con tarjeta, cuenta de tarjeta (Cuenta (ERP)* de la tarjeta). Para gastos pagados de forma privada, cuenta personal del usuario (cuenta de empleado (ERP).
• Línea de débito: cuenta de categoría (Cuenta (ERP)* de Categoría).
• Líneas de impuestos: cuenta de impuestos (Cuenta (ERP)* de tasa impositiva)

Descripción

Se permiten tres opciones:

• Nombre Apellido (del usuario) Comerciante (descripción del gasto)
• Comerciante (descripción en el gasto)
• Número de tarjeta del comercio (si el método de pago es Tarjeta de crédito de la empresa), de lo contrario, comercio).

Por defecto, cuando no se selecciona ninguna opción, la descripción es Comerciante.

Tipo de transacción

Indica el tipo de transacción. En el caso de notas de crédito, CRÉDITO y DÉBITO se intercambian.

Cantidad

Depende del tipo de línea:

• Crédito: Importe total del gasto.
• ​Débito:Importe bruto de cada línea de débito.

Importe del débito

En caso de Importes de impuestos consolidados, líneas de crédito y débito, el importe de débito y el importe de crédito se intercambian para las notas de crédito.

Importe del crédito

Abonar el importe del gasto.

Importe neto del impuesto base

En el caso de Líneas de débito, el valor que se muestra si se activa la configuración Importe del impuesto de exportación como importe del impuesto base en el elemento de la línea superior es taxItem.amount o 0.

Moneda

Depende del tipo de gasto:

Gastos pagados de forma privada:

• Conversión a la moneda de la empresa (todos los gastos se convierten a la moneda de la empresa).
• Conversión a la moneda del empleado (todos los gastos se convierten a la moneda del empleado; si no se especifica ninguna moneda para el empleado, se utiliza la moneda de la empresa como alternativa).
• Moneda original (moneda de gasto original)

Gastos con tarjeta de crédito de la empresa:

• Conversión a la moneda de la tarjeta de crédito (los gastos se convierten a la moneda de la tarjeta de crédito).
• Moneda de la transacción (los gastos se registran en la moneda de la transacción).

Código de objeto de coste

Un objeto de costo es una estructura jerárquica a la que se pueden asignar los costos que se generan dentro de una empresa. Un objeto de costo puede determinar el flujo de aprobación de los gastos de un usuario si esto está configurado para su empresa. El valor proporcionado aquí es Código (ERP)*.

Código tributario

El IVA o Impuesto sobre el Valor Añadido es un impuesto sobre bienes y servicios que pagan tanto las empresas como los consumidores. El porcentaje del impuesto depende del país y de los bienes y servicios adquiridos; por lo tanto, algunos bienes y servicios pueden estar exentos de IVA o estar sujetos a un tipo impositivo menor, medio o mayor.

En el caso de líneas de IVA para cada línea de débito o línea de débito, si no hay impuesto en el elemento de línea, entonces contiene el código de impuesto para 0% como por defecto.

Apellido

Apellido del usuario.

Nombre

Nombre del usuario.