Para ciertos gastos, como las comidas, su empresa puede necesitar realizar un seguimiento de los empleados e invitados cubiertos por el gasto por múltiples razones:
- política de la empresa: comprobar que el gasto se ajusta al presupuesto establecido por persona.
- impacto de las dietas: comprobar que los empleados hayan deducido el importe de la comida correspondiente de las dietas del día.
- requisito del país: proporcionar una lista de los participantes y la empresa a la que pertenecen para todos los gastos de comidas (por ejemplo, es un requisito en Alemania).
Participantes en los gastos
Perk permite Los remitentes indican los participantes en un gastoPuede seleccionar a las personas incluidas en el gasto y especificar si se trata de un beneficiario de Perk o de un tercero. También puede determinar el tipo de participante que se puede seleccionar en un gasto y la información necesaria para crear un participante externo.
Perk muestra un desglose de los gastos según el número de participantes seleccionados.
Por defecto, Perk marca todos los gastos en los que el remitente no figura como participante. Sin embargo, puedes optar por no hacerlo. Desactive esta advertencia si es necesario.
tipos de participantes en los gastos
Quienes presentan la información pueden agregar tres tipos de participantes a un gasto:
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Personas con beneficios: Los usuarios pueden buscar a diferentes personas de Perk por nombre:
- Empresa propiaPor defecto, quienes envían solicitudes solo pueden buscar personas de Perk de su empresa. Estos participantes se muestran en negro.
- Otras empresas en la cuentaPuedes optar por permitir que los remitentes Seleccionar personas de Perk de otras empresas en la cuenta, si fuera necesario. Estos participantes se muestran en gris.
- participante externo: un tercero de otra empresa. Estos participantes se muestran en color beige claro.
Configuración de los participantes en los gastos
Bajo Configuración > Cuenta > Empresas, seleccionar Ver configuración de gastos. En Cumplimiento > Participantes Puedes restringir el tipo de participantes que se pueden seleccionar en el formulario de gastos. Por ejemplo, puedes permitir que solo se seleccionen personas de Perk que pertenezcan a la misma empresa donde se crea el gasto, o permitir que se seleccionen personas de otras empresas de la cuenta.
Además, para los participantes externos, puede determinar los campos obligatorios que los remitentes deben proporcionar al agregar participantes a un gasto.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| No incluya al remitente como participante | Por defecto, quien envía el informe de gastos se selecciona automáticamente como participante. Si selecciona esta casilla, quienes envían el informe deberán añadirse manualmente como participantes. De lo contrario, se mostrará un mensaje de error. |
| Deshabilitar la advertencia para cuando el remitente no sea un participante en los gastos |
Por defecto, Perk marca aquellos gastos en los que el remitente del gasto no está incluido como participante con una advertencia (que se muestra a los remitentes, aprobadores y personal de finanzas). Seleccione esta opción para ocultar la advertencia. |
| Permitir la búsqueda de participantes en todas las entidades legales dentro de la organización. |
Por defecto, solo se pueden buscar participantes que pertenezcan a la misma entidad jurídica. Seleccione esta casilla para permitir la búsqueda de participantes dentro de la organización. De lo contrario, cualquier persona dentro de la organización que no forme parte de la entidad legal de la persona deberá ser agregada como persona externa. |
| Campos obligatorios para participantes externos |
Al crear participantes externos, puede determinar la información adicional que deben proporcionar. El nombre siempre es obligatorio. Puede configurar estos campos para que sean obligatorios:
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| Habilitar la integración del calendario para importar participantes. |
Permite a los usuarios importar participantes de un evento del calendario. Una vez habilitada, los usuarios deben conectar su perfil a su cuenta de Google para poder importar los detalles del calendario. |
Precaución: Una vez creados, los participantes externos no poder Los participantes deben editarse. Si se necesitan cambios, el participante debe ser eliminado y agregado nuevamente. Además, varios participantes externos no deben usar la misma dirección de correo electrónico, ya que Perk usa el correo electrónico como identificador único para los registros de participantes.
Visualización de datos de los participantes
Los revisores y aprobadores financieros pueden ver a los participantes incluidos en los gastos en Analítica.
En cuanto a los gastos, puede consultar el número de participantes, una lista de los nombres de los participantes separados por comas y los detalles de cada participante.
Dependiendo del tipo de participante, los detalles disponibles varían:
- Personas de PerkNombre, apellido y dirección de correo electrónico
- Participantes externosNombre, apellidos, dirección de correo electrónico y nombre de la empresa.