Puede configurar un trabajo de exportación automático para automatizar la tarea manual de exportando todas las facturas.
El trabajo de exportación automática recopila todos los documentos de factura con Listo para exportar El estado se registra de forma recurrente y genera la salida configurada para la función de exportación (por ejemplo, un archivo para funciones de exportación basadas en archivos o envía los datos al sistema externo para integraciones API). Es compatible con todos los sistemas financieros/ERP.
La fecha de inicio del trabajo de exportación se considera la fecha de contabilización más temprana. Esto significa que cualquier factura con fecha de contabilización anterior a esta se exporta con la fecha de contabilización como fecha del trabajo de exportación.
Puede configurar trabajos de exportación automáticos por cada servicio de exportación de facturas. Esto significa que, si tiene varios servicios de exportación configurados para una entidad jurídica específica, puede configurar un trabajo de exportación automático para cada uno. Sin embargo, solo puede haber un servicio de exportación activo para la entidad jurídica a la vez.
Configuración del trabajo de exportación de facturas
El trabajo de exportación automática se configura como parte de la configuración de exportación de facturas en Configuración > Integraciones, Exportación de facturas.
Los pasos para configurar un trabajo de exportación automático dependen de su configuración existente.
Si aún no ha configurado la exportación de facturas:
- Ir a Configuración > Integraciones, y haga clic Exportación de facturas.
- Seleccione la empresa y el sistema financiero al que desea exportar.
- Hacer clic Iniciar configuración para establecer un nuevo sistema de exportación.
- Configure la configuración del sistema de exportación (es decir, configuración y autenticación, según corresponda).
Omite la pestaña Automatización en este punto, ya que aún no puedes configurarla. - Hacer clic Ahorrar para volver a la Exportación de facturas Descripción general de pestañas.
- Seleccione el sistema de exportación que acaba de configurar y desea activar un trabajo de exportación automática.
- Ir a la Automatización pestaña y active la opción de exportación automática.
- Determinar el configuraciones para su trabajo de exportación.
- Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
Si ya ha configurado una función de exportación, seleccione la función de exportación para la que desea activar un trabajo de exportación automática:
- Haga clic en el sistema de exportación, vaya a la Automatización pestaña y active la opción de exportación automática.
- Determinar el configuraciones para su trabajo de exportación.
- Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
Precaución: Las configuraciones de trabajos de exportación automática solo se pueden configurar para configuraciones activas, no para integraciones en Estado inactivo/borrador. Para configurar un trabajo de exportación automática, primero debe activar la función de exportación (si está inactivo) o finalizar la configuración (si está en borrador).
Nota: Si previamente ha configurado un trabajo de exportación automático para una empresa, también puede ver y editar la configuración del trabajo en la pestaña Automatización, si es necesario.
Exportar configuración del trabajo
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Frecuencia de exportación |
Determina la frecuencia de la exportación. Puede elegir:
Si el mes no termina el 31, la exportación se realizará el día anterior. La hora exacta es las 02:00 CET (00:00 UTC). |
| Día del mes | Solo se mostrará si selecciona la frecuencia de exportación mensual. |
| A nombre de |
Seleccione el usuario de finanzas que aparecerá como la persona que realizó el trabajo de exportación cuando se active la tarea de exportación automática. Solo se muestran en la lista los usuarios con el rol de Finanzas. Debe seleccionar al menos un usuario. Puede configurar un usuario específico para trabajos de exportación automáticos y asignarlo como un rol de Finanzas para poder identificar en los registros que esta tarea no fue realizada por un usuario real, sino que se hizo automáticamente. |
Nota: Los trabajos de exportación utilizan el Tiempo Universal Coordinado (UTC). Dado que el UTC no tiene en cuenta el horario de verano, puede haber diferencias en los horarios de los trabajos programados. Por ejemplo, si un cliente configura un trabajo cada 4 horas, esto significaría que durante el horario de verano (meses de verano en Europa), la exportación se realizaría a las 06:00, 10:00, 14:00, etc. CEST. Durante el horario estándar (meses de invierno en Europa), la exportación se realizaría a las 05:00, 9:00, 13:00, etc. CET.
Cómo detener un trabajo de exportación automático
Para desactivar el trabajo de exportación automático, simplemente haga clic en la función de exportación correspondiente en el Exportación de facturas pestaña y apague la Factura de exportación automática opción.
Cambiar la frecuencia del trabajo de exportación
Para cambiar la frecuencia de un trabajo de exportación:
- Ve a Configuración > Integraciones .
- Ir a Exportación de facturas y haga clic Administrar.
- Seleccione el sistema de exportación donde desea cambiar el trabajo.
- Ir a la Automatización pestaña.
- Seleccione una frecuencia diferente en el exportar configuraciones de trabajo.
- Haz clic en Guardar.
Advertencia: Si desactiva un sistema de exportación, también desactiva el trabajo de exportación automático correspondiente.
Cómo evitar que los usuarios financieros exporten manualmente
Puede evitar que los usuarios de finanzas exporten facturas manualmente (Finanzas > Revisión > Exportación). Esto significa que el botón de exportación no aparece si seleccionan una factura en la vista general de exportación o en la vista de detalles de la factura.
Para deshabilitar las exportaciones manuales:
- Ir a Configuración > Facturas de proveedores > Configuración de facturas
- En la configuración de ERP, seleccione Deshabilitar las exportaciones manuales.