En el procesamiento de facturas, los procesadores de facturas son responsables de procesarlas. Sin embargo, también puede permitir que los empleados suban una factura o realicen otras acciones en sus propias facturas, como ingresar toda la información requerida antes de enviarla y reenviarla a otro usuario.

Puedes determinar qué tareas pueden realizar los empleados con las facturas. De forma predeterminada, Perk permite a los empleados realizar las siguientes acciones:

• Subir facturas
• Editar, eliminar, rechazar o recuperar facturas
• Reenviar facturas a otros usuarios
• Codifique todos los detalles de la factura, incluyendo proveedor, partidas y orden de compra.

Sin embargo, puede eliminar estos permisos en la configuración de la factura (Configuración > Configuración de facturación > Configuración general).

Impedir que los empleados suban facturas

Puede impedir que los empleados (es decir, cualquier persona sin la función de procesador de facturas) suban facturas a través de Subir botón en el menú de navegación izquierdo.

Para activar esta función, vaya a Configuración > Facturas de proveedores > Configuración de facturas, y en Configuración general, seleccionar Impedir que los remitentes suban facturas.

Cuando actives esta función, Factura Se ha eliminado el botón de carga. Gastar > Mis tareas.

Impedir que los empleados editen, eliminen, rechacen o revoquen una factura

Perk permite a los empleados subir y realizar acciones en sus propias facturas sin necesidad de tener el rol de procesador de facturas. Sin embargo, si es necesario, puede impedir que los empleados editen, eliminen, revoquen o rechacen facturas. Esta casilla de verificación se suele usar en combinación con Impedir que los empleados suban facturas.

Nota: Esta función no se aplica a los revisores financieros ni a los procesadores de facturas. Ellos siempre pueden editar las facturas.

En Configuración > Facturas de proveedores > Configuración de facturas, Configuración general, si selecciona Los remitentes no tienen permitido editar, eliminar, revocar ni rechazar las facturas.Los empleados solo pueden ver las facturas en modo de solo lectura. No pueden realizar ninguna acción sobre la factura, como codificar campos, enviarla o recuperarla.

Los empleados solo pueden ver la factura en modo de solo lectura. Todos los campos aparecen en gris y no se pueden editar.

Precaución: Si selecciona esta casilla, los empleados no podrán reenviar facturas en estado "Nueva", "Borrador" o "Necesita revisión" a otros empleados. Esto le proporciona un control más estricto y permisos de acceso sobre quién puede reenviar facturas.

Permitir a los empleados codificar la descripción, la categoría y el objeto de costo

Perk permite a los empleados cargar, editar, recuperar y rechazar facturas de forma predeterminada. Esto significa que pueden codificar toda la información que aparece en la factura, como el proveedor, las condiciones de pago, los importes y las cantidades.

Sin embargo, es posible que desee restringir la información que los empleados pueden ingresar. Por ejemplo, una empresa recibe todas las facturas de forma centralizada en una dirección de correo electrónico específica. El equipo de finanzas (o el procesador de facturas) no dispone de toda la información necesaria para codificar la factura, por lo que la reenvía a otra persona. Sin embargo, usted no desea que editen nada más que estos tres campos, que son fundamentales para el registro contable y el flujo de trabajo. Perk le permite restringir la edición a los campos de descripción, categoría y objeto de costo.

Precaución: Si lo has habilitado Los remitentes no tienen permitido editar, enviar, eliminar ni revocar facturas., esta opción se ignora.

Para restringir los campos que los empleados pueden editar, vaya a Configuración > Facturas de proveedores > Configuración de facturas, Configuración general y selecciona el Permitir a los remitentes codificar únicamente las categorías de facturas, los objetos de coste y las descripciones. caja.

Cuando los empleados visualizan una factura con esta opción activada, todos los campos, excepto la categoría de la factura, el objeto de coste y la descripción, aparecen deshabilitados.

Permitir editar facturas únicamente en estado nuevo, borrador o que necesite revisión.

Es posible que desee impedir que los empleados realicen cambios en los datos de la factura. una vez que se haya presentado para su aprobación o revisión por parte de los revisores financieros, ya que podría afectar a los datos exportados al sistema de terceros. Por ejemplo, es posible que haya configurado su integración para enviar los datos de la factura al otro sistema cuando se envía la factura, en lugar de esperar a que se apruebe o revise primero.

Con el Permitir editar únicamente las facturas con estado Nuevo, Borrador o Necesita revisión. configuración, usted evita todos (es decir, empleados, procesadores de facturas y revisores financieros) no podrán editar ningún dato en las facturas a menos que la factura tenga uno de estos estados:

• Nuevo
• Borrador
• Necesita revisión

Cuando visualizan una factura enviada, todos los campos aparecen deshabilitados y no se pueden editar a menos que devuelvan la factura.Necesita revisión estado) o el El empleado retira la factura, si está permitido.

Esta configuración anula la Los gerentes no tienen permitido editar las facturas. configuración.