Puedes configurar una tarea de exportación automática para automatizar la tarea manual de exportar todos los gastos.
La tarea de exportación automática recopila periódicamente todos los gastos con estado Listo para exportar y genera el formato de salida configurado para el sistema de exportación (por ejemplo, un archivo para sistemas de exportación basados en archivos o envía los datos al sistema de terceros para integraciones de API). Es compatible con todos los sistemas financieros y ERP.
La fecha en que se inicia la exportación se toma como la fecha de contabilización más temprana. Esto significa que cualquier gasto con una fecha de contabilización anterior a esta se exporta con dicha fecha como fecha de la exportación.
Puede configurar una tarea de exportación automática para exportar gastos, transacciones y gastos de viaje . Solo puede configurar una tarea de exportación automática por cada centro de exportación de gastos y tipo de gasto.
Precaución: Si ha configurado su entidad legal para exportar los gastos de kilometraje y viáticos a un sistema de nómina separado, actualmente no puede crear un trabajo de exportación automática para estos gastos.
Configurar el trabajo de exportación
La tarea de exportación automática está configurada como parte de los ajustes de exportación de datos de gastos en la configuración de Integración.
Para exportar automáticamente los gastos:
- Ve a Configuración > Integraciones .
- Seleccione Exportación de gastos y pulse Configurar .
- Elija si desea configurar la tarea de exportación para:
- Gastos
- Transacciones con tarjeta
- gastos de viaje
- Activa la opción Exportar gastos automáticamente .
- Determine la configuración para su trabajo de exportación .
- Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.
Exportar configuración del trabajo
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Frecuencia de exportación |
Determina la frecuencia de la exportación. Puede elegir:
Si el mes no termina el día 31, la exportación se realiza el día anterior. La hora exacta es 02:00 CET (00:00 UTC). |
| Día del mes | Solo se mostrará si selecciona la frecuencia de exportación mensual. |
| A nombre de | Seleccione el usuario del departamento de finanzas que aparecerá como la persona que realizó la exportación cuando se active la tarea de exportación automática. Solo se mostrarán en la lista los usuarios con el rol de Finanzas. Debe seleccionar al menos un usuario. |
Nota : Las tareas de exportación utilizan el Tiempo Universal Coordinado (UTC). Dado que el UTC no tiene en cuenta el horario de verano, puede haber diferencias en los horarios de las tareas programadas. Por ejemplo, si un cliente configura una tarea cada 4 horas, esto significa que durante el horario de verano (meses de verano en Europa), la exportación se realizaría a las 06:00, 10:00, 14:00, etc. CEST. Durante el horario estándar (meses de invierno en Europa), la exportación se realizaría a las 05:00, 09:00, 13:00, etc. CET.
Consejo: Puede configurar un usuario específico para exportaciones automáticas y asignarle el rol de revisor financiero para que pueda identificar en los registros que esta tarea no fue realizada por un usuario real, sino que se realizó automáticamente.
Detener una tarea de exportación automática
Para desactivar la tarea de exportación automática, simplemente desactive la opción Exportar gastos automáticamente en la configuración de exportación de gastos para el tipo de gasto correspondiente.
Cambiar la frecuencia del trabajo de exportación
Para cambiar la frecuencia de un trabajo de exportación:
- Ve a Configuración > Integraciones .
- En Exportación de gastos , haga clic en Configurar .
- Seleccione el tipo de gasto en el que desea cambiar el trabajo.
- Seleccione una frecuencia diferente en la configuración del trabajo de exportación .
- Haz clic en Guardar.