Para ciertos gastos, como las comidas, las empresas pueden necesitar hacer un seguimiento de los empleados e invitados cubiertos por el gasto por múltiples razones:
- Política de la empresa : comprobar que el gasto cumple con el presupuesto establecido por persona.
- Impacto en la dieta : verifique que los empleados hayan deducido la comida correspondiente de los montos globales de dieta para el día.
- Requisito del país : proporcionar una lista de participantes y la afiliación de la empresa para todos los gastos de comidas (por ejemplo, requerido en Alemania).
Perk permite indicar los participantes, seleccionar a las personas cubiertas por el gasto y especificar si se trata de alguien con una cuenta de Perk o de un tercero. Los revisores financieros con permisos de edición de gastos también pueden añadir participantes al gasto, si fuera necesario.
Por defecto, se te selecciona automáticamente como participante (a menos que el administrador de tu cuenta de Perk lo desactive). Del mismo modo, si un asistente crea un gasto en tu nombre, la persona que lo registró se añade como participante por defecto.
Perk marca todos los gastos en los que no estás incluido como participante. Sin embargo, Los administradores de ventajas pueden optar por desactivar esta advertencia. si es necesario.
Una vez seleccionados los participantes, Perk muestra un mensaje informativo con el desglose de costes por persona en la moneda de gasto:
participantes en los gastos
Puedes añadir tres tipos de participantes a un gasto:
- Usuario de la empresa Perk : Persona de su empresa que participa en el programa Perk. Estos participantes tienen un color negro.
- Usuario de cuenta Perk : Persona de Perk de una empresa diferente, pero de la misma cuenta. Estos participantes aparecen en color gris oscuro.
- Participante externo : un tercero de otra organización. Estos participantes tienen un color gris claro.
No se envían notificaciones a participantes externos. La información se recopila únicamente para fines de informes de su empresa.
Agregar un empleado a un gasto
Al crear o revisar un gasto, debes especificar los participantes correspondientes en el campo Participantes . Puedes buscar a otras personas en Perk escribiendo su nombre en el campo Participantes . De forma predeterminada, solo puedes buscar personas de tu misma empresa.
| Las personas como participantes en la web | Las personas como participantes en la tecnología móvil |
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Los empleados de otras empresas de su organización deben crearse como participantes externos, a menos que su administrador de Perk haya configurado la función para permitirle buscar otros usuarios en toda la organización.
La lista de búsqueda muestra los participantes más recientes, excluyendo a los ya seleccionados.
Agregar un participante externo
Para agregar participantes externos, haga clic en + Agregar participante externo . Ingrese el nombre y apellido del participante, su dirección de correo electrónico y el nombre de la empresa.
| Participantes externos en la web | Participantes externos en el sector móvil |
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Por defecto, debe introducir al menos el nombre del participante. Los demás campos pueden ser obligatorios o no, según la configuración de su empresa. Esta información se almacena con el gasto para la elaboración de informes.
Precaución: Una vez creados, los participantes externos no se pueden . Si se necesitan cambios, el participante debe eliminarse y agregarse de nuevo.
Advertencia: Varios participantes externos no deben usar la misma dirección de correo electrónico, ya que Perk usa el correo electrónico como identificador único para los registros de participantes.
Importar participantes desde un calendario
Puedes importar los detalles de los gastos desde tu calendario laboral haciendo clic en Importar participantes del calendario.Puedes seleccionar eventos de tus calendarios e importar a los participantes del evento como participantes de gastos y, si es necesario, copiar el título del evento para fines comerciales relacionados con los gastos.
Precaución: El administrador de su cuenta debe tener Habilitó esta función para su empresa. y debes Conecta tu cuenta de Google en tu perfil de usuario.De lo contrario, no verá el botón para importar participantes.
Para elegir a qué evento asociar con el gasto:
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Seleccione el calendario y la fecha.
- De la lista de eventos encontrados para el calendario y la fecha, seleccione el evento correspondiente que contenga a los participantes. Haga clic en Revisar importación.
La ventana emergente muestra los detalles de las personas invitadas al evento y si han aceptado la invitación (aceptada, rechazada o sin respuesta). Puede optar por importar el nombre del evento como descripción del gasto seleccionando Usar nombre del evento como descripción..
Si has invitado participantes externos, debe completar cualquier información requerida como Nombre y Apellido y CompañíaSi has invitado a alguien de tu empresa o de otra empresa en Perk, Perk mostrará el nombre del usuario.
Una vez introducidos todos los datos necesarios, haga clic en Finalizar importaciónTodos los participantes importados se suman al gasto.
