Perk diferencia entre:
- Proveedores de la organización: Proveedores que pertenecen a TODAS las empresas
- Proveedores de la empresa: Proveedores que pertenecen a una empresa específica
No puedes ver los proveedores de la organización en Perk, pero puedes consultarlos a través de API de beneficiosDependiendo de la configuración de su cuenta, es posible que tenga que importar proveedores como proveedores de la organización y proveedores de la empresa, o solo como proveedores de la empresa.
Por ejemplo, para cuentas con múltiples empresas, primero debe importar proveedores a nivel de cuenta y luego individualmente para cada empresa. Si ha configurado un cuenta de una sola empresa, entonces solo necesitarás importar los proveedores una vez.
Archivo de importación de proveedores
El formato del archivo de importación de proveedores para organizaciones y empresas es similar. Sin embargo, algunos campos pueden variar. Puede descargar un ejemplo de cada archivo desde el cuadro de diálogo Importar proveedores. También puede Importar proveedores automáticamente a través del servidor SFTP.
Perk admite archivos CSV con codificación UTF-8, UTF-16 e ISO/IEC 8859-1:1998 (Latin1).
Consejo: Cuantos más datos maestros de proveedores importe en Perk, mejor será la correspondencia entre proveedores. El reconocimiento de proveedores (y, por lo tanto, la correspondencia precisa entre facturas y proveedores) depende en gran medida de la calidad de los datos de proveedores importados.
Se requieren menos adaptaciones manuales antes de enviar un informe de factura si se dispone de más datos de proveedores. Se recomienda proporcionar Números de identificación fiscal, Cuenta bancaria, y el DIRECCIÓN campos, ya que representan atributos de coincidencia efectivos para Perk y reducen el trabajo manual para el procesamiento de facturas.
Campos de importación de datos de proveedores
| Cualquier campo personalizado configurado para su organización. Varios campos personalizados se separan con un punto y coma (;). | Requerido | Descripción |
|---|---|---|
cuenta bancaria |
Opcional |
Número de cuenta bancaria del proveedor. Muy recomendable, ya que ayuda a Perk a identificar al proveedor en la factura. Se admiten varios valores. |
bancoPaís |
Opcional |
País del banco del proveedor |
ID externo del banco |
Opcional |
Identificador único del banco. No se muestra en la aplicación ni en la interfaz. |
bankKey |
Opcional |
Código de sucursal, presente en algunos países. |
número de banco |
Opcional |
También llamado código bancario. Otro identificador bancario utilizado principalmente en países anglosajones. |
ciudad |
Opcional |
Ciudad como parte de la dirección del proveedor |
tipo de codificación |
Opcional |
Indica el tipo de codificación predeterminado para este proveedor. Si no se proporciona ningún valor, se utiliza el valor predeterminado. |
contactoCorreo electrónico |
Opcional |
Dirección de correo electrónico de la persona de contacto del proveedor |
nombre de contacto |
Opcional |
Nombre de la persona de contacto del proveedor |
Función de contacto |
Opcional |
Cargo/función de la persona de contacto del proveedor. Ejemplo: Gerente de Cuentas |
Apellido del contacto |
Opcional |
Apellido de la persona de contacto del proveedor |
contactoTeléfono |
Opcional |
Número de teléfono de la persona de contacto del proveedor |
código de país |
Opcional |
Código ISO del país donde se encuentra el proveedor |
aprobador predeterminado |
Opcional |
Dirección de correo electrónico del aprobador predeterminado para este proveedor |
ID externo |
Obligatorio |
Código ERP del proveedor |
iban |
Opcional |
Cuenta IBAN del cliente |
esProveedorDeOrdenDeCompra |
Opcional |
Indica si el proveedor requiere una orden de compra para cada factura. Si no se proporciona ningún valor, se utiliza el valor predeterminado. |
nombre |
Obligatorio |
Nombre del proveedor |
Código de término de pago |
Opcional |
Código de término de pago del proveedor (si está definido en el ERP) |
Descuento por plazo de pago |
Opcional |
% de descuento que el cliente puede obtener del proveedor si la factura se paga dentro de un número de días definido en el campo paymentTermDiscountDays |
Plazo de pagoDías de descuento |
Opcional |
Número de días dentro de los cuales el cliente debe pagar al proveedor para obtener el descuento por pronto pago |
Plazo de pago (días netos) |
Opcional |
Días netos según lo definido por el plazo de pago |
preferInvoiceSimplifiedLineItems |
Opcional |
Indica si las partidas de este proveedor deben resumirse siempre. Si no se proporciona ningún valor, se utiliza el valor predeterminado. |
nombre secundario |
Opcional |
Nombre secundario del proveedor |
nombre corto |
Opcional |
Nombre corto del proveedor |
estadoActivo |
Obligatorio |
Estado del proveedor en Perk:
|
calle |
Opcional |
Nombre de la calle como parte de la dirección del proveedor |
código SWIFT |
Opcional |
Código Swift/BIC del banco del cliente |
número de impuesto |
|
OBSOLETO: este campo ya no se utiliza y no será aceptado. |
Números de impuestos |
Opcional |
Número(s) de IVA (registro UID) del proveedor. Muy recomendable, ya que ayuda a Perk a identificar al proveedor en la factura. |
triggerAutoMatchWithoutPO |
Opcional (si no se proporciona ningún valor, se utilizará el valor predeterminado) |
Activar la coincidencia automática sin datos del número de orden de compra. Para proveedores de órdenes de compra (es decir, proveedores con facturas que siempre deben tener una orden de compra asociada), si se establece como "verdadero", Perk intenta vincular la factura con una orden de compra si no se proporcionan datos de la orden de compra. |
url |
Opcional |
Enlace al sitio web del proveedor |
código postal |
Opcional |
Código postal como parte de la dirección del proveedor |
Importación de proveedores en cuentas multiempresa
Si administra facturas para varias empresas (entidades legales), podrá ver dos botones de carga de archivos: Proveedores (organización) y Proveedores (empresa).
Para cargar manualmente los datos del proveedor, debe:
Las grandes empresas generalmente tienen una única base de datos con todos los proveedores de toda la organización, pero en Perk es posible que desees activar solo ciertos proveedores para ciertas empresas.
Cargar proveedores de la organización
Para cargar manualmente los datos del proveedor, importe el archivo con el Proveedores de importación (Organización) botón.
Seleccionar Archivo de importación estándar de Perk como formato del documentoPuede ver un ejemplo del formato haciendo clic en Ejemplo.
Para obtener más información sobre los campos del archivo CSV, consulte Campos de importación de datos de proveedores.
Advertencia: Para importar el proveedor correctamente, debe configurar su estado como activo en el archivo CSV. Si el estado es 0, Perk ignora al proveedor y lo importa como inactivo.
Seleccione su archivo CSV, haga clic Iniciar importacióny espera. Al finalizar la importación, verás un resumen de los proveedores creados en Perk.
Nota: La importación de proveedores puede tardar un tiempo, dependiendo de la cantidad de proveedores a importar. Si observa que el importador falla o se bloquea, actualice la página e intente de nuevo para activar la importación.
El archivo de importación admite hasta 2000 artículos por carga. Si desea importar más de 2000 proveedores, divida el archivo de importación.
Consejo: Actualice o agregue proveedores a los datos maestros de proveedores existentes
Si necesita agregar un nuevo proveedor a sus datos maestros, debe crear una nueva fila en el archivo CSV del proveedor con la nueva información y los nuevos datos. Luego, importe como de costumbre.
Activar a los proveedores para la empresa
Una vez que haya cargado los datos del proveedor en toda la cuenta, Debe activar los proveedores relevantes para una empresa específica haciendo clic en Proveedores (empresa).
Se abrirá una nueva ventana donde podrá descargar un ejemplo de archivo de importación de Perk. Este otro archivo CSV le permite agregar información específica del proveedor, como las condiciones de pago.
Este archivo de importación de Perk contiene estos campos:
| Cualquier campo personalizado configurado para su organización. Varios campos personalizados se separan con un punto y coma (;). | Tipo de campo | Descripción |
|---|---|---|
nombre del término de pago |
Opcional | Nombre del proveedor del término de pago (si está definido en el ERP) |
Código de término de pago |
Opcional | Código de término de pago del proveedor (si está definido en el ERP) |
número de cliente |
Opcional | Número de cliente del lado del proveedor (es decir, número de cuenta, identificación del cliente, etc.) |
centro de costos predeterminado |
Opcional | Centro de coste predeterminado, código ERP |
Categoría predeterminada |
Opcional | Categoría predeterminada, ID de beneficio (Menú de administración, categorías) |
aprobador predeterminado |
Opcional | Aprobador predeterminado de todas las facturas de este proveedor, dirección de correo electrónico almacenada en Perk |
ID externo del proveedor |
Requerido | Código ERP del proveedor |
estadoActivo |
Requerido |
Estado del proveedor en Perk:
Asegúrese de que no haya facturas abiertas en Perk con este proveedor si lo desactiva. |
Asegúrese de completar al menos los dos campos obligatorios. Proveedor Identificación externa y Estado activo para activar a los proveedores para una entidad jurídica específica.
Cuando creó el registro del proveedor en el archivo CSV de la organización del proveedor, asignó un determinado código ERP al registro (ID externo). Asegúrate de indicar el mismo código ERP del proveedor para que el importador trabaje correctamente.
Como antes, el estado debe ser 1 para que el importador funcione correctamente. Si lo establece en 0, Perk establece a estos proveedores como inactivos y... no lo hace mostrarlos.
Si corresponde, complete también los demás campos. Tras cargar este archivo, un mensaje de confirmación en Perk mostrará el número de proveedores creados correctamente.
Importación de proveedores en cuenta uniempresa
Si administra facturas para una sola empresa, solo podrá ver un botón de carga de archivos Subir proveedores.
Para cargar manualmente los datos del proveedor, haga clic en ProveedoresEn la ventana de diálogo Importar proveedores, seleccione Importación de proveedores de beneficios estándar bajo Formato del documento. Haga clic Ejemplo para descargar el archivo de importación.
Rellene el archivo con los datos del proveedor según corresponda.
Precaución: Asegúrese de completar al menos los tres campos obligatorios: Identificación externa, Nombre, y Estado activo.
Tras cargar este archivo, un mensaje de confirmación en Perk mostrará el número de proveedores creados correctamente. Puede descargar un archivo de registro que le ayudará a solucionar cualquier problema.