La comparación de tres vías (3 vías) es un proceso de comparación de datos de facturas con orden de compra (PO) y entrada de mercancías (GR) datos.

Al comparar los tres documentos, puede comprobar que lo solicitado coincide con lo recibido y lo facturado para evitar transacciones fraudulentas y pagos incorrectos. La comparación tripartita es esencial para que las empresas garanticen la precisión y la coincidencia de toda la información antes de realizar el pago.

Para realizar la triple conciliación en Perk, se requieren los datos de la orden de compra, la entrada de mercancías y la partida de la factura. Las entradas de mercancías deben estar previamente asociadas con la PO correspondiente en Perk.

Se puede realizar una coincidencia de tres vías automáticamente o a mano.

columna de partida de orden de compra

La columna de artículo de línea de orden de compra le permite hacer coincidir manualmente un registro de factura con un recibo de mercancías o un artículo de orden de compra haciendo clic en el Elija PO opción en el Artículos de línea Pestaña. Aparece la ventana de conciliación de facturas.

Consejo: La posición de la ventana no es fija. Puede arrastrarla a otra parte de la pantalla según sea necesario. Haga clic en el icono Expandir junto a Fósforo Botón para mostrar más artículos de línea de orden de compra.

En el comparador de facturas, se muestran los datos de la partida de orden de compra y la partida de gestión de facturas (GR). Se muestran todas las partidas de orden de compra para los números de orden de compra seleccionados. Las partidas de orden de compra se ordenan en orden ascendente por número de orden de compra y posición. Si el número o la posición de la orden de compra contiene valores no numéricos, estas partidas se ordenan alfabéticamente en orden ascendente.

Las entradas de mercancías se anidan bajo las líneas de pedido asociadas. Para verlas, haga clic en la flecha junto a una línea de pedido para ampliar la vista.

Nota: Si no puede ver ningún dato de GR a pesar de que su sistema financiero se ha configurado para enviar esta información a Perk, verifique que su administrador de Perk haya habilitado la opción Mostrar datos de recepción de mercancías casilla de verificación en Configuración > Facturas de proveedores > Configuración de facturasEs posible que los datos se hayan importado, pero no se muestran en la tabla de comparación de facturas.

Columna de estado coincidente

Esta columna indica la estado de coincidencia De la partida de orden de compra y de la partida de orden de compra. Los posibles estados para las partidas de orden de compra y de orden de compra son:

• No coincidente:No se ha correlacionado ninguna línea de factura con el artículo GR.
• EmparejadoLas partidas de la factura se han correlacionado completamente con la partida de GR. No existen discrepancias en el importe ni en la cantidad.
• Parcialmente coincidente: Las partidas de factura se han correlacionado con el artículo de GR. La cantidad recibida no se ha correlacionado en su totalidad. Aún hay una cuenta pendiente. Cantidad a combinar izquierda.
• DesajusteLas partidas de la factura se han correlacionado con la partida de GR. Existen discrepancias en el importe o la cantidad.

Los estados de coincidencia se calculan en Perk cuando se realiza la coincidencia o cuando se importan datos de coincidencia existentes desde la fuente de órdenes de compra externas. Para obtener más información sobre el significado específico de estos estados, consulte Coincidencia de estados para órdenes de compra y recepciones de mercancías.

Precaución: Perk solo permite una relación uno a uno entre los artículos de línea de factura y los artículos de línea de orden de compra/orden de compra.
Si los artículos se ordenaron o entregaron en órdenes de compra o GR independientes, pero se facturaron en una sola línea de artículo de factura, debe duplicar la línea de artículo de factura y ajustar los importes y las cantidades para que coincidan con la línea de artículo de orden de compra o GR.

Conciliación automática de órdenes de compra, entradas de mercancías y facturas.

Perk puede hacer coincidir automáticamente las facturas con las órdenes de compra y los recibos de mercancías.

Con la triple correlación automática, Perk detecta información en la factura que ayuda a identificar las órdenes de compra y las entradas de mercancías. Perk utiliza esta información para asociar automáticamente una orden de compra y una entrada de mercancías con la factura.

Nota: Para habilitar la coincidencia automática de tres vías, navegue a Configuración > Facturas de proveedores > Configuración de facturas. Compruebe el Habilitar órdenes de compra La opción está activada y seleccione la Habilitar coincidencia automática caja.

Los artículos de orden de compra/recibo de mercancías se corresponden automáticamente con la línea de factura cuando esta se carga por primera vez.

Hay dos formas de activar manualmente la coincidencia automática:

• agregando o eliminando manualmente un número de orden de compra en el Número de orden de compra campo de encabezado, o
• mediante el uso de Activar coincidencia automática Opción disponible en la sección de partidas. Los usuarios pueden seleccionar una, varias o todas las partidas y activar la coincidencia automática.

Si Perk no puede detectar el número de orden de compra en la factura, el comportamiento de coincidencia de la línea de artículo de la factura depende de la configuración del proveedor:

• Si el proveedor está marcado como Proveedor de órdenes de compra y Activar la coincidencia automática si no se encuentra el número de orden de compra está habilitado Para el proveedor, Perk intenta hacer coincidir automáticamente los elementos de la línea de factura con los elementos de la línea de orden de compra.
• Si el proveedor está marcado como Proveedor de órdenes de compra y Activar la coincidencia automática si no se encuentra el número de orden de compra es no habilitado, debe hacer coincidir manualmente la factura con la orden de compra.
• Si el proveedor es no marcado Como proveedor de una orden de compra, la factura debe coincidir manualmente con la orden de compra.

Para hacer coincidir los datos del artículo de la orden de compra con la línea de artículo de la factura, la IA de Perk busca estos atributos:

• Proveedor
• Número de pedido
• Moneda
• Descripción
• Cantidad
• Cantidad
• Precio del artículo
• Nota de entrega (si existe en la factura)
• Número de artículo (si existe en la factura)

Nota: La IA no extrae los datos de la nota de entrega ni los números de artículo como un elemento de datos independiente, sino que los lee como parte de la extracción de la partida inicial. Esto significa que si existe un número de nota de entrega o de artículo en el artículo GR importado y se encuentra la misma referencia en los datos extraídos de la partida inicial, la coincidencia automática lo incluye en la determinación de la puntuación de coincidencia.

Conciliación manual de órdenes de compra y albaranes de entrada con facturas.

Si los números de orden de compra se seleccionan en el encabezado de la factura, Artículo de líneaLa pestaña s cambia para incluir dos columnas adicionales:

• Artículo de línea de orden de compra
• Estado coincidente

En la columna Número de orden de compra, haga clic en Elija PO y seleccione un número de orden de compra (si aún no está seleccionado).

Para hacer coincidir una línea de artículo de factura con un artículo de orden de compra/GR, seleccione el artículo GR correspondiente y haga clic en Fósforo botón.

1. Línea de artículo de factura, 2. Línea de artículo de orden de compra, 3. Línea de artículo de GR

Se cerrará la ventana de conciliación de facturas. Puede ver el resultado en la sección de partidas de la factura.

Partidas de factura con partidas de pedido/entrada de mercancías coincidentes

Consejo: Puede mostrar u ocultar columnas en la ventana del comparador de facturas según sus preferencias. Haga clic en el icono de columnas (...) a la derecha para ver las columnas que se pueden mostrar en la vista.

Posibles escenarios coincidentes

En el campo de línea de la orden de compra, se muestra el número de orden de compra correspondiente. Según el éxito de la coincidencia, pueden aparecer los siguientes estados de coincidencia:

• EmparejadoLa línea de factura se ha correlacionado completamente con el artículo de la orden de compra/referencia de compra. No existen discrepancias en la cantidad ni en el importe.

• DesajusteLa línea de factura se ha correlacionado con el artículo de la orden de compra/registro de producción. Existen discrepancias en la cantidad o el importe. Para proporcionar información adicional sobre el motivo de la discrepancia, se muestra una notificación en la pantalla.
  • Desajuste de cantidad:La notificación aparece cuando la cantidad de la línea de factura es mayor que la Cantidad a coincidir del artículo de recepción de mercancías.
  • Desajuste de importeLa notificación aparece cuando el importe neto de la línea de factura es mayor que (cantidad de la línea de factura * precio del artículo de la orden de compra). Si está configurado, tolerancias También debería tenerse en cuenta en este caso.

Consejo: Si solo ve el ícono de advertencia para cada elemento de línea, verifique que haya habilitado la opción Notificaciones columna.

Artículos de PO o GR con estado eliminado o bloqueado

Aunque un artículo de orden de compra o de la cuenta de gestión esté eliminado o bloqueado, aún se puede asociar una línea de factura con él. Se muestra una notificación indicando que el artículo de orden de compra o de la cuenta de gestión está bloqueado o eliminado.

Según las preferencias de su empresa, puede configurar el flujo de trabajo para evitar que los usuarios procesen dichas facturas más allá de un estado específico. Por ejemplo, las facturas con órdenes de compra bloqueadas no deben continuar en el flujo de trabajo más allá del estado nuevo/borrador, o las facturas con órdenes de compra bloqueadas no deben continuar más allá del estado de aprobación, etc.

Artículos de línea de factura coincidentes con recibo de mercancías faltante

En algunos casos, una factura puede llegar antes de que se reciban las mercancías. Por lo tanto, no existe ninguna GR en el sistema para la orden de compra correspondiente. Aun así, es posible vincular la línea de la factura, indicando a nivel de línea que la factura está pendiente de recepción de mercancías.

Para ello, debe vincular la línea de factura directamente con la orden de compra. Si la orden de compra está marcada para requerir entrada de mercancías, no se realiza la vinculación bidireccional. La línea de factura permanece como No coincidente, y se muestra una notificación.

Cuando Perk recibe la entrada de mercancía asociada, las partidas se vinculan automáticamente, eliminando la advertencia "GR faltante". Si hay varias GR para la misma partida, debe actualizarla manualmente.