La correspondencia bidireccional (2 vías) es el proceso de asociar una factura con una orden de compra o las órdenes de compra en Perk. Esta relación puede luego exportarse y rastrearse en el sistema financiero/ERP.
Realiza una coincidencia bidireccional al permitir que Perk hacer coincidir automáticamente las órdenes de compra con las facturas con base en la información disponible en la factura o Seleccionar manualmente las órdenes de compra asociadas en la página Factura.
Precaución: Para utilizar la coincidencia bidireccional, las órdenes de compra deben estar habilitadas para la empresa y los datos de las órdenes de compra ya deben estar disponibles en Perk.
En Perk, puedes:
- Asocie una factura con una orden de compra
- Asociar una factura con varias órdenes de compra.
Cuando hay varias órdenes de compra, la factura suele tener varias partidas. Cada partida debe corresponder a una partida de la orden de compra.
Si es posible, Perk detecta al proveedor y las órdenes de compra correspondientes en la factura. Por ejemplo, se reconocen tanto el proveedor como el número de orden de compra en la factura.
Si los números de orden de compra se seleccionan de forma automática o manual en el encabezado de la factura, la sección de artículos de línea cambia para incluir dos columnas adicionales:
columna del número de pedido
La columna de número de orden de compra contiene una lista de números de orden de compra coincidentes (propuestos automáticamente por Perk o seleccionados manualmente).
Si hace clic en el número de orden de compra en la columna Número de orden de compra, la ventana Coincidencia de facturas muestra todos los elementos de línea de orden de compra en una tabla.
La tabla contiene estas columnas:
- Estado: Estado de la línea de artículo de la orden de compra.
- Descripción:Descripción de la línea de artículo de la orden de compra.
- correos: Número de la orden de compra asociada con la línea del artículo.
- Artículo n.º:Identificador único de los artículos que una empresa ha pedido.
La ventana también puede incluir otras columnas en la orden de compra según sea necesario.
Las partidas de la orden de compra se ordenan en orden ascendente por número de orden de compra y posición. Si el número o la posición de la orden de compra contienen valores no numéricos, estas partidas se ordenan alfabéticamente en orden ascendente.
Consejo: No todas las columnas mostradas son obligatorias. Puede personalizar las columnas que se muestran haciendo clic en el icono Columnas (…) en la esquina superior derecha de la ventana.
Dado que los artículos de línea no relacionados con órdenes de compra no son parte de una orden de compra, son no se asigna automáticamente a una categoría (es decir, cuenta GL) o un objeto de costoLos procesadores de facturas necesitan determinar cómo registrarlas en el sistema de contabilidad.
Columna de estado coincidente
Una vez que una línea de artículo de factura coincide con una línea de artículo de orden de compra (ya sea de forma manual o automática), Perk calcula la Estado de la línea de artículo de la orden de compra.
La imagen muestra cómo se han emparejado dos artículos de línea de orden de compra y cómo han cambiado sus estados en consecuencia.
Además de eso, también puedes ver que Perk calculó efectivamente dos cosas:
- Importes coincidentes con la orden de compra: cuánto del artículo de la factura coincidió con una orden de compra
- Cantidad coincidente con la orden de compra:¿Cuántas unidades se correspondieron con una determinada orden de compra?
Al hacer clic en una acción de factura como Ahorrar o Entregar, los estados y los importes coincidentes se actualizan correspondientemente en la página de orden de compra.
Coincidencia automática de las líneas de pedido con las líneas de factura.
Perk puede hacer coincidir automáticamente las facturas con las órdenes de compra para que usted no tenga que hacerlo manualmente.
Con la correspondencia bidireccional automática, Perk detecta información en la factura que ayuda a identificar las órdenes de compra y utiliza esta información para asociar automáticamente un artículo de la orden de compra con el artículo de la factura.
Nota: Los administradores de cuentas deben habilitar la coincidencia automática bidireccional en Configuración > Facturas de proveedores > Configuración de facturas. Compruebe el Habilitar órdenes de compra La opción está activada y seleccione la Habilitar coincidencia automática caja.
Los artículos de línea de la orden de compra se corresponden automáticamente con los artículos de línea de la factura cuando se emite la factura. subido por primera vez.
Hay dos formas de activar manualmente la coincidencia automática:
- agregando o eliminando manualmente un número de orden de compra en el Número de orden de compra campo de encabezado, o
- mediante el uso de Activar coincidencia automática Opción disponible en la sección de partidas. Los usuarios pueden seleccionar una, varias o todas las partidas y activar la coincidencia automática. O cuando un El usuario agrega un número de orden de compra en el Número de orden de compra campo de encabezado.
Si Perk no puede detectar el número de orden de compra en la factura, el comportamiento de coincidencia de la línea de artículo de la factura depende de la configuración del proveedor:
- Si el proveedor está marcado como Proveedor de órdenes de compra y Activar la coincidencia automática si no se encuentra el número de orden de compra habilitado para el proveedor, Perk intenta hacer coincidir automáticamente los elementos de la línea de factura con los elementos de la línea de orden de compra
- Si el proveedor está marcado como Proveedor de órdenes de compra y Activar la coincidencia automática si no se encuentra el número de orden de compra es no habilitado, debe hacer coincidir manualmente la factura con la orden de compra.
- Si el proveedor es no marcado Como proveedor de una orden de compra, la factura debe coincidir manualmente con la orden de compra.
Nota: En ocasiones, Perk podría no encontrar partidas coincidentes si se superan las tolerancias de coincidencia establecidas por el administrador de Perk de su empresa. En estos casos, es posible que tenga que conciliar manualmente la factura con la orden de compra.
Para hacer coincidir los datos del artículo de la orden de compra con la línea de artículo de la factura, la IA de Perk busca estos atributos:
- Proveedor
- Número de pedido
- Moneda
- Descripción
- Cantidad
- Cantidad
- Precio del artículo
Conciliación manual de las líneas de pedido con una factura
Para hacer coincidir manualmente una orden de compra con una factura, vaya a la factura y seleccione la(s) orden(es) de compra en el Número de orden de compra campo en el encabezado de la factura.
La ventana de conciliación de facturas permite a los usuarios asociar partidas de factura con partidas de orden de compra. Para conciliar una partida de factura con una orden de compra, haga clic en Elija PO y seleccione el número de orden de compra correspondiente.
En la ventana de conciliación de facturas, puede:
- Fósforo: Haga coincidir la línea de artículo de la factura con la línea de artículo de la orden de compra correspondiente haciendo clic Fósforo.
-
Marcar como no POMarcar la partida de la factura como no perteneciente a una orden de compra. En este caso, Perk entiende que esa partida no está relacionada con una orden de compra específica.
Por ejemplo, puede haber elementos de línea que no se incluyeron en el pedido original, como costos de envío o cargos de flete.
Una vez que una partida de la factura se haya asociado con una orden de compra, es posible que no pueda editar cierta información.
Consejo: Haga clic en el icono Expandir a la derecha de la Fósforo Botón en la ventana de coincidencia de facturas para mostrar más elementos de línea de orden de compra.
Para editarlo, debe eliminar la coincidencia haciendo clic en el icono X de la columna Artículo de la orden de compra. Alternativamente, puede hacer clic en el número de la orden de compra y luego en Desvincular.
También puede vincular las líneas de factura con las líneas de orden de compra de forma masiva. Por ejemplo, si desea vincular varias líneas de factura con la misma línea de orden de compra.
Para ello, seleccione varias líneas de elementos de factura mediante las casillas de verificación y haga clic en Orden de compra de partidoAparecerá una nueva ventana donde podrá seleccionar la partida de la orden de compra que desea vincular con las partidas de la factura seleccionadas. Haga clic en Orden de compra de partido para confirmar su acción.
Posibles escenarios para el emparejamiento bidireccional
En el campo de línea de pedido, se muestra el número de pedido correspondiente. Dependiendo de si la coincidencia es exitosa, sucederá lo siguiente: Pueden aparecer estados coincidentes:
- EmparejadoLa línea de factura se ha correlacionado completamente con la orden de compra. No existen discrepancias en los importes.
- Gasto excesivo: La línea de la factura se ha cotejado con el artículo de la orden de compra. Existen discrepancias en el importe.
Nota: En el emparejamiento bidireccional, las discrepancias de cantidad son no tomado en cuenta Al calcular el estado de la correspondencia, solo se consideran los importes. Las discrepancias de cantidad siempre se tienen en cuenta al calcular el estado cuando se realiza una correspondencia triple con los datos de GR y PO.
Artículos de la orden de compra con estado eliminado o bloqueado
Aunque un artículo de la orden de compra esté en estado eliminado o bloqueado, aún se puede asociar una línea de factura con él. Se muestra una notificación indicando que el artículo de la orden de compra está bloqueado o eliminado.
Según las preferencias del cliente, puede restringir el flujo de trabajo para que los usuarios no puedan procesar dichas facturas más allá de un estado específico. Por ejemplo, las facturas con órdenes de compra bloqueadas no deben continuar en el flujo de trabajo más allá del estado nuevo/borrador, o las facturas con órdenes de compra bloqueadas no deben continuar más allá del estado de aprobación, etc.