Un flujo de trabajo de aprobación de campos personalizados dirige un gasto para su aprobación según los valores de los campos personalizados seleccionados en el documento. Los campos personalizados suelen usarse para representar elementos como proyectos, departamentos, eventos o categorías de costos. Cuando una persona envía un gasto, Perk revisa los valores de los campos personalizados utilizados y envía el documento a los aprobadores definidos para ese campo personalizado.

Hay dos formas en que este flujo de trabajo puede comportarse:

1. Cualquier aprobador puede aprobar: Si se asigna más de un aprobador al valor de etiqueta seleccionado, cualquiera de ellos Puede aprobar el gasto para completar el paso de aprobación. Esto suele usarse cuando un grupo de aprobación comparte la responsabilidad y una sola decisión basta para avanzar con el documento.
2. Todos los aprobadores deben aprobar: En los casos en que varias personas deben dar una aprobación explícita, el flujo de trabajo puede requerir que cada aprobador asignado Revisa y aprueba el gasto antes de que pase a la siguiente etapa. Esto suele utilizarse para categorías de gastos sensibles, presupuestos de proyecto estrictos o entornos con un alto nivel de auditoría.

Aprobación de gastos con un flujo de trabajo de aprobación de campos personalizado

Al enviar el gasto, el flujo de trabajo lee el valor del campo personalizado seleccionado en el documento. Cada valor de campo personalizado tiene un conjunto de aprobadores que usted ha definido en la configuración del campo personalizado. El flujo de trabajo asigna automáticamente estos aprobadores al gasto.

Dependiendo de la configuración, cualquiera de ellos o todos ellos deben aprobar antes de que el gasto pueda avanzar.

Este flujo de trabajo es ideal cuando la responsabilidad de la aprobación depende del área de negocio, el proyecto o el segmento de costos vinculado al gasto. Algunos ejemplos típicos son:

• Aprobación basada en proyectos
• Aprobación departamental, de centro de costos o de campaña
• Se requiere supervisión adicional para tipos de gastos específicos
• Propiedad de costos multifuncional donde múltiples partes interesadas necesitan visibilidad o aprobación

Nota: Un flujo de trabajo de aprobación de campos personalizado puede combinarse con otros flujos de aprobación, como la aprobación del gerente de línea o la aprobación de objetos de costo, cuando se requiere una gobernanza multietapa. La secuencia y la lógica dependen de las políticas internas.

Uso de un flujo de trabajo de campo personalizado

Este flujo de trabajo está disponible como plantilla en el diseñador de flujo de trabajo. Seleccionar Aprobación de etiquetasPuede ajustar la configuración o agregar pasos adicionales al flujo, según sea necesario.